Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu file Excel để có thể làm báo cáo và quản lý kinh doanh hiệu quả hơn thì không nên bỏ qua bài viết này. Sau đây là 03 mẫu file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận hoàn toàn miễn phí mà XSale muốn giới thiệu cho bạn đọc.
Mục lục
Mẫu file excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận mới nhất 2023
Dưới đây là 3 mẫu file Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận mà XSale muốn giới thiệu cho doanh nghiệp:
Mẫu file Excel quản lý doanh thu bán hàng
Việc quản lý doanh thu bằng Excel được coi là nơi tập hợp các thông tin chi tiết về nhân viên, thời gian, sản phẩm, hàng hóa,… Các thông tin này thường được dùng đi dùng lại nhiều lần trong những nghiệp vụ phát sinh. Mục đích chính của việc lập bảng theo dõi doanh thu bán hàng để:
- Tổng hợp những dữ liệu phát sinh góp phần giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm báo cáo lên cấp quản lý.
- Giúp nhân viên có thể tiết kiệm được thời gian, công sức bằng cách chọn lọc những danh mục sẵn có được liên kết với dữ liệu.
>>> Xem thêm: [Tải miễn phí] 5 Mẫu Báo cáo Doanh thu Bán hàng bằng Excel
Mẫu file Excel quản lý chi phí
Đối với mẫu file Excel quản lý chi phí, các cột trong bảng tính thường có tên như ngày, số tiền chi, loại chi phí, mục đích chi phí,… Sau đó, nhà quản lý chỉ cần nhập liệu vào bảng này thật chuẩn xác, đầy đủ và tiến hành tính toán chi phí.
Mẫu file Excel quản lý lợi nhuận bán hàng
Khác với mẫu file Excel quản lý chi phí hay doanh thu, mẫu file Excel quản lý lợi nhuận thường bao gồm những cột như tháng/năm, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…
Một số hàm thông dụng trong Excel để quản lý bán hàng
Để có thể quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả, nhà quản lý hoặc người làm báo cáo cần phải nắm rõ các công thức sau.
| Tên hàm | Công thức | Ví dụ | Chức năng |
|---|---|---|---|
| SUM | =SUM(giá trị 1, giá trị 2,…) | =SUM(B1:B3) | Sử dụng để tính tổng từ 2 ô trở lên. |
| SUMIF | =SUMIF(range, criteria, [sum_range]) | =SUMIF(D2:D10; “>200”; E2:E10) | Sử dụng để tính tổng từ 2 ô trở lên nhưng có kèm theo điều kiện cụ thể. |
| COUNT | =COUNT (Value1, [Value2],….) | =COUNT(E4:E7) | Sử dụng để đếm số lượng ô. |
| COUNTIF | =COUNTIF(range, criteria) | =COUNTIF(A2:A5,A4) | Sử dụng để đếm số lượng ô nhưng kèm theo điều kiện cụ thể. |
| CONCATENATE | = CONCATENATE(C2,C3,C4) | =CONCATENATE(B4,C4) | Sử dụng để gộp nhiều ô lại thành 1 cột hoặc hàng. |
| AVERAGE | =AVERAGE (number1, [number2],…) | =AVERAGE(C3:C8) | Sử dụng để tính trung bình cho nhiều ô. |
| VLOOKUP | =VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, [Range_lookup]) | =VLOOKUP(B2,$E$2:$G$9,2,0) | Sử dụng để tìm kiếm thông tin trong 1 bảng hay dải ô theo hàng. |
| IF ERROR | =IFERROR(value, value_if_error) | =IFERROR(D3/C3-1,”Chưa bán trong tháng 5″) | Có thể dùng hoặc không, vì đây là hàm được sử dụng để bẫy lỗi #N/A, giúp file excel chỉn chu, chuyên nghiệp hơn |
Ưu nhược điểm khi quản lý doanh thu bằng Excel
Bảng theo dõi doanh thu bán hàng bằng việc sử dụng file Excel có một số ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm
Việc sử dụng mẫu file để quản lý doanh thu bán hàng sẽ mang lại cho nhà quản lý những lợi ích như sau:
Dễ dàng theo dõi, kiểm soát
Nếu như trước đây, rất nhiều chủ doanh nghiệp phải sử dụng giấy bút thủ công và mất hàng giờ đồng hồ để ghi chép lại những số liệu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Thì giờ đây, với cách quản lý này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức, tránh được việc sổ sách hỏng hóc hay thất lạc. Do đó, Excel được coi là một trong các giải pháp thông minh, hiện đại, chi tiết và hạn chế rất nhiều sai sót.
Giao diện quen thuộc, thân thiện
Excel được biết tới là một trong các phần mềm tin học văn phòng thân thiện với người dùng. Nên nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian để làm quen và hoàn toàn không đòi hỏi phải là người có kiến thức chuyên môn về cơ sở dữ liệu.
Sử dụng miễn phí 100%
Một ưu điểm cực lớn của Excel đó là người dùng hoàn toàn có thể thao tác những tập tin không giới hạn miễn phí. Do đó, doanh nghiệp của mình có thể tiết kiệm được một khoản tiền nhằm phục vụ cho những hạng mục quan trọng khác.
Cho phép lập báo cáo ở dạng biểu đồ
Excel sẽ hỗ trợ người dùng tiến hành kẻ bảng tính doanh thu kèm theo biểu đồ để thống kê kết quả dễ dàng hơn. Nhờ vậy, nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát được dữ liệu hơn một cách trực quan.
Nhược điểm
Dưới đây là một số nhược điểm của việc quản lý doanh thu bằng Excel:
Đòi hỏi người dùng thành thạo các hàm tính toán
Quản lý doanh thu bằng Excel sẽ chính xác hơn hơn so với sổ sách truyền thống do có sự giúp đỡ của máy tính. Tuy nhiên cách quản lý này đòi hỏi người dùng cần phải thành thạo những hàm tính toán của Excel thì mới có thể sử dụng triệt để và hiệu quả..
Ngược lại, nếu người dùng không thành thạo, thời gian xử lý dữ liệu còn lâu hơn so với cách truyền thống.
Dễ bị mất dữ liệu và không thể phục hồi lại
Đây là một trong những hạn chế mà khi quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel nhà quản lý cần lưu ý. Nguyên nhân dẫn đến mất dữ liệu có thể là do lỡ tay bấm thoát ra khi chưa lưu, máy tính bị lỗi, nhiễm virus,… và hoàn toàn không khôi phục lại được. Điều này dẫn đến việc mất kiểm soát, thiếu những số liệu quan trọng. Không chỉ vậy, nó còn khiến cho doanh nghiệp bị thiệt hại về chi phí.
Không cập nhật dữ liệu kịp thời, nhanh chóng
Sử dụng file Excel quản lý doanh thu bán hàng sẽ gây ra bất tiện cho nhà quản lý trong việc cập nhật dữ liệu. Nguyên nhân là do có nhiều bản sao lưu ở nhiều máy tính khác nhau. Điều này khiến cho nhà quản lý khó có thể nắm bắt được đâu là bản cập nhật dữ liệu mới nhất.
Khả năng lưu trữ hạn chế
Với doanh nghiệp, Excel là một công cụ hoàn hảo để quản lý doanh thu chi phí. Bởi sự gọn nhẹ, tiện lợi mà nó mang lại. Tuy nhiên, theo thời gian dài, khi dữ liệu cần lưu trữ ngày một lớn hơn thì những file excel này trở nên nặng, khó thao tác, nhiều dữ liệu,…
Nếu doanh nghiệp có nhiều dữ liệu thì nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý thu chi chuyên dụng. Nhà bán hàng có thể tự động hóa các hoạt động tín toán doanh thu chi phí lợi nhuận 1 cách dễ dàng,… Một số phần mềm phổ biến hiện nay là: XSale, SALES CLOUD, Salesforce,…
Lời kết
Hi vọng các mẫu File Excel quản lý doanh thu chi phí lợi nhuận trên đây đã có giúp nhà quản lý quản trị các công việc kinh doanh hiệu quả. Tuy nhiên, các file Excel này chỉ mang tính chất tạm thời, nếu doanh nghiệp hay nhà bán hàng muốn phát triển hoạt động kinh doanh của mình bền vững, sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng sẽ là phương án tối ưu.
Đọc thêm:
