Quản lý đơn hàng: Định nghĩa, lợi ích và phương pháp tối ưu

Quản lý đơn hàng luôn là hoạt động vô cùng quan trọng của doanh nghiệp trong quy trình kinh doanh của mình. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng mà còn đánh giá hệ thống quản lý của toàn bộ doanh nghiệp. Vậy đâu là những yếu tố giúp doanh nghiệp quản lý đơn để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh?

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng được hiểu đơn giản là toàn bộ quá trình từ khi khách hàng đặt mua sản phẩm/ dịch vụ cho đến khi khách hàng nhận được gói hàng của mình. Đây là các công đoạn để đơn đặt hàng đến tay khách hàng. Quản lý đơn hàng bao gồm:

  • Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
  • Xử lý đơn hàng: kiểm tra thông tin đơn hàng, theo dõi tồn kho
  • Đóng gói và chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển
  • Theo quỹ quá trình giao hàng
  • Quản lý dữ liệu khách hàng

Những lợi ích quản lý đơn hàng mang lại cho doanh nghiệp

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Bằng cách tự động hóa các quy trình và tối ưu hóa việc quản lý đơn hàng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu hàng giờ, thậm chí ngày để xử và theo dõi đơn bán ghi nhận được. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc của nhân viên, giúp họ tập trung vào xử lý các nhiệm vụ quan trọng khác. Cùng với đó, việc quản lý dễ dàng sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể cho việc thuê, quản lý nhân sự, ngay cả khi số lượng đơn có tăng lên.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Quản lý đồng bộ các sản phẩm, tồn kho, hàng hóa đang giao dịch 

Quản lý đơn hàng không chỉ giúp xử lý đơn hàng một cách hiệu quả mà còn đem lại lợi ích quan trọng khác là quản lý đồng bộ các sản phẩm, tồn kho, và hàng hóa đang giao dịch. Thông qua việc tự động hóa quy trình, doanh nghiệp có thể theo dõi một cách chính xác tình trạng tồn kho và lịch sử giao dịch. Điều này giúp dự đoán nhu cầu và thời gian giao hàng chính xác hơn, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá mức.

Quản lý đồng bộ các sản phẩm, tồn kho, hàng hóa đang giao dịch 

Bằng cách quản lý đồng bộ sản phẩm và hàng hóa, doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa nguồn cung ứng, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu suất hoạt động. Từ đó, tăng khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí, và cải thiện dịch vụ khách hàng, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả và bền vững.

Giảm thiểu sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng 

Giảm thiểu sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng 

Khi quá trình quản lý đơn hàng được thực hiện một cách tự động và chính xác, nguy cơ phát sinh sai sót trong việc ghi nhận thông tin đơn hàng, giao hàng, hoặc thanh toán sẽ giảm xuống đáng kể. Doanh nghiệp sẽ tránh được các vấn đề như đơn hàng bị thất lạc, thông tin sản phẩm bị nhập sai, hoặc việc giao hàng không đúng thời gian. Từ đó, khách hàng sẽ hài lòng hơn, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Việc phát triển một hệ thống quản lý đơn hiệu quả sẽ tạo ra lợi ích lâu dài

5 phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả

Doanh nghiệp có thể làm theo 5 cách sao để có một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả:

Quản lý hàng tồn kho 

Hàng tồn kho được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Nói một cách dễ hiểu, hàng tồn kho sẽ quyết định khả năng bán hàng hay tạo đơn của nhà bán hàng. Sai lệch hàng tồn kho sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là vấn đề thường xuyên xảy ra tại nhiều cửa hàng bởi việc cân đối kho giữa kinh doanh tại cửa hàng bán trực tiếp và online chưa thực sự được quản lý chặt chẽ, đồng bộ. 

Quản lý hàng tồn kho 

Do đó, việc kiểm kho hàng thường xuyên và quản lý chính xách là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo vấn đề lệch kho không còn xảy ra. Đồng thời có thể đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng, sàn thương mại điện tử khác nhau, tránh tình trạng hết hàng mà không biết. 

Phân loại đơn hàng

Để quản lý đơn hiệu quả, việc phân loại tình trạng sẽ giúp nhà bán hàng đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Khách hàng chắc chắn sẽ không chấp nhận bất kỳ lý do gì cho sự chậm trễ của nhà bán hàng. Vì vậy, phân loại đơn hàng để đảm bảo quy trình đẩy đơn và vận chuyển đơn tới khách hàng là yếu tố buộc phải có trong quy trình quản lý đơn hàng. 

Phân loại đơn hàng

Quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa

Sau khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp sẽ bắt đầu quá trình đóng gói và giao cho đối tác vận chuyển tiếp nhận. Lúc này, nhà bán hàng cần xác nhận rõ các thông tin cần thiết mà khách hàng cung cấp như như thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng, lưu ý khi ship. Cùng với đó, người bán hàng cũng cần thường xuyên theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo đơn không bị lạc hay giao trễ cho khách.

Quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa

Giải quyết hàng bị hoàn trả

Trong nhiều trường hợp, khách hàng sẽ từ chối nhận hàng, trả hàng với nhiều lý do như: hàng giao sai mẫu, hàng hỏng/ lỗi,… Lúc này, nhà bán hàng cần quản lý quá trình đổi hoặc trả hàng rõ ràng để xử lý các vấn đề một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Giải quyết hàng bị hoàn trả

Ở bước hoàn hàng, nhà bán hàng cần có một quy trình cụ thể để nắm rõ nguyên nhân tại sao hàng bị hoàn, số lượng hàng bị hoàn về, đó là mẫu hàng nào,… Khi đã tìm được nguyên nhân thì nhà bán hàng cần đưa ra một phương án giải quyết cụ thể cho khách hàng. Tùy thuộc vào lỗi xuất phát từ phía bên nào, mức độ của vấn đề và hư hại sản phẩm mà nhà bán hàng có thể đề xuất những phương án khác nhau. 

Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp

Quản lý đơn hàng bằng các phương pháp thủ công truyền thống chưa bao giờ là điều vô nghĩa. Nhưng bạn có thể thấy rằng, cùng với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống quản lý bán hàng thông minh với phần mềm đang dần nhận được sự ủng hộ của các doanh nghiệp, chủ kinh doanh. 

Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp

Không chỉ đơn giản là một giải pháp quản lý bán hàng tối ưu giúp doanh nghiệp, chủ kinh doanh tiết kiệm tối đa chi phí nhân lực mà nó còn là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận hành đơn hàng diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tổn thất tối đa. Đảm bảo quy trình quản lý đơn thông thường, hệ thống quản lý đơn thông minh với phần mềm quản lý bán hàng sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

>>> Đọc thêm: TOP 7 phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí, tốt nhất hiện nay

Lời kết

Có thể thấy, quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp, cửa hàng nào. Với nội dung mà XSale vừa chia sẻ trong bài viết trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ hơn về yếu tố này và áp dụng nó thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan cần được giải đáp thì hãy liên hệ ngay với XSale để được hỗ trợ nhé!

Đánh giá bài viết này
Trang Nguyen
Trang Nguyen
Chuyên gia Tư vấn & Chuyển đổi số Bán hàng
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.