Quy trình xử lý đơn hàng chi tiết, tối ưu nhất cho doanh nghiệp

Xử lý đơn hàng là quy trình cực kỳ quan trọng để đảm bảo đơn hàng của bạn đến tận tay khách hàng mà không gặp vấn đề nào, đặc biệt là khi lượng đơn hàng và kênh bán hàng ngày càng tăng như hiện nay. Là một chủ kinh doanh, bạn cần hiểu rõ quy trình này để kinh doanh hiệu quả. Hãy cùng XSale tìm hiểu ngay về quy trình xử lý các đơn hàng trong bài viết dưới đây nhé!

Xử lý đơn hàng là gì?

Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là quá trình doanh nghiệp theo dõi, xác nhận các thông tin của đơn hàng và hoàn thành các đơn đặt hàng của khách hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Việc xử lý đơn hàng kết thúc khi khách hàng nhận được hàng hoá và nhà bán hàng thu được tiền hàng từ họ.

Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm những bước nào?

Quy trình xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng không khó nhưng cũng không hề đơn giản khi quy mô kinh doanh của bạn phát triển, lượng đơn hàng và kênh bán hàng ngày càng tăng cao. Tùy từng mô hình kinh doanh, quy trình xử lý các đơn hàng có thể thay đổi hoặc bớt đi một số bước, tuy nhiên một mô hình xử lý được xem là tối ưu cần đảm bảo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng

Các đơn đặt hàng tại các kênh bán hàng sẽ được tổng hợp với các thông tin cần thiết đã được khách hàng cung cấp gồm tên, số điện thoại, địa chỉ giao hàng để người bán có thể tiến hành giao hàng và thu tiền.

Nhận đơn đặt hàng

Với lượng đơn hàng không quá nhiều, nhà bán hàng có thể quản lý thủ công, tuy nhiên với quy mô lớn hơn, nhiều kênh bán hàng hay kinh doanh kết hợp tại cửa hàng thì một hệ thống quản lý đơn hàng tập trung sẽ là yếu tố quan trọng để tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Bước 2: Tạo đơn hàng

Tạo đơn hàng

Đây là giai đoạn nhà bán hàng chốt đơn với khách hàng sau khi đã nhận được đơn đặt hàng. Tại bước này, nhà bán hàng cần theo dõi chính xác số lượng tồn kho có thể bán mà không gặp các vấn đề hết hàng tồn mà không biết, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng cũng như doanh thu của cửa hàng. Nếu bạn bán hàng đa kênh, hãy luôn chắc là mình sở hữu một hệ thống quản lý tồn kho chính xác và cập nhật kịp thời tồn kho hàng tại mọi giao dịch, mọi thời điểm.

Bước 3: Đóng gói đơn hàng

Đóng gói đơn hàng

Sau khi đơn hàng đã được xác nhận và xuất kho, nhà bán hàng sẽ tiến hành đóng gói đơn hàng theo thông tin nhận được và đảm bảo tuyệt đối quy trình. Hãy luôn đảm bảo để không gây ra các vấn đề hư hỏng hay tổn thất có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển đơn hàng đến tay khách hàng.

Bước 4: Giao đơn hàng

Giao đơn hàng 

Ở bước này, đơn hàng của bạn được giao cho dịch vụ vận chuyển hoặc đối tác vận chuyển tại điểm bán hàng hoặc trung tâm phân phối. Tại đây, sản phẩm sẽ được ghi nhận, đóng gói thêm nếu cần, và gán một mã theo dõi. Trong quá trình sản phẩm được vận chuyển đến địa chỉ người nhận, bạn có thể theo dõi vị trí của đơn hàng và thời gian dự kiến giao hàng bằng cách sử dụng mã theo dõi hoặc dịch vụ theo dõi trực tuyến.

Bước 5: Thu tiền và kết thúc quá trình giao hàng

Thu tiền và kết thúc quá trình giao hàng

Khi đơn hàng đến địa chỉ của người nhận, dịch vụ vận chuyển sẽ thực hiện việc giao hàng. Người nhận sẽ kiểm tra và ký nhận đơn hàng và thanh toán nếu mọi thứ đều đúng và không có vấn đề gì. Trong một số trường hợp, khách hàng cảm thấy không ưng thì sẽ trả hàng và đòi hoàn tiền. Lúc này, bạn cần đưa ra các chính sách để xử lý tốt các vấn đề xảy ra vì điều này không chỉ liên quan trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng mà còn là yếu tố hàng đầu quyết định sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình xử lý đơn hàng đúng cách

Vì sao doanh nghiệp cần xử lý đơn hàng đúng cách? Khi biết tối ưu quy trình vận hành đơn sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:

Lợi ích của việc xây dựng quy trình xử lý đơn hàng đúng cách

Giảm hàng tồn kho và loại bỏ nguy cơ thiếu hụt hàng hoá

Có thể nhiều nhà bán hàng nghĩ rằng quy trình xử lý đơn hàng không hề liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho nhưng trên thực tế, quá trình lên đơn hoàn toàn có thể giúp nhà bán hàng theo dõi toàn bộ số lượng tồn kho thực. Việc xử lý đơn hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng. Từ đó, nhà bán hàng có thể bán và dự đoán hàng sắp hết để nhập hàng kịp thời ngay trong quá trình tạo đơn với các phần mềm quản lý đơn hàng thông minh hiện nay.

Giảm hàng tồn kho và loại bỏ nguy cơ thiếu hụt hàng hoá

Giảm tối đa sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng hoàn toàn có thể xảy ra nếu lượng đơn hàng ngày càng nhiều và đến từ các kênh bán hàng khác nhau. Đặc biệt, tình trạng này sẽ trở nên nghiêm trọng hơn khi khách hàng của bạn liên tục nhắn tin hỏi về đơn hàng, phàn nàn về thời gian giao hàng hay thậm chí là trả hàng, hoàn tiền.

Giảm tối đa sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Đây là thời điểm mà một hệ thống giao hàng hợp lý có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý quy trình này một cách hiệu quả và tối ưu nhất để loại bỏ tuyệt đối các nguy cơ sai sót trong quá trình tạo đơn hàng và giao hàng.

Tiết kiệm tối đa thời gian

Tiết kiệm thời gian giao hàng là lợi ích quan trọng doanh nghiệp nhận được khi sử dụng hệ thống xử lý đơn hàng. Đơn hàng sau khi được xử lý sẽ được tự động chuyển đến đơn vị giao hàng được chỉ định một cách nhanh chóng. Việc có một quy trình xử lý đơn hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian tối đa và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên.

Tiết kiệm tối đa thời gian

Đánh giá nhu cầu của khách hàng và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp

Theo dõi và phân loại đơn hàng đúng cách là hoạt động quan trọng giúp nhà bán hàng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm. Từ đó sẽ xác định được nhu cầu sử dụng của từng nhóm đối tượng khách hàng trong từng thời điểm. Điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả nhất.

Đánh giá nhu cầu của khách hàng và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp

Tối ưu quá trình vận chuyển

Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu sẽ giúp nhà bán hàng có thể theo dõi toàn bộ quá trình từ bước tạo đơn đến bước vận chuyển và xác nhận giao hàng thành công. Từ đó, nhà bán hàng sẽ nắm rõ các bước xem đơn hàng đang ở đâu và bao giờ đơn hàng đến tay khách hàng.

Tối ưu quá trình vận chuyển

Ngoài ra, quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các yêu cầu đổi – trả từ phía khách hàng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.  Từ đó, nhà bán hàng sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung xây dựng những chiến lược, kế hoạch kinh doanh dài hạn.

Sử dụng phần mềm xử lý đơn hàng – Giải pháp quản lý hàng đầu cho doanh nghiệp

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý đơn hàng hiệu quả như XSale, KiotViet, Trust Sales,… Các phần mềm này không chỉ giúp quản lý đơn hàng tại quầy hiệu quả với hệ thống thanh toán và theo dõi hóa đơn theo từng giao dịch mà còn giúp chủ kinh doanh quản lý toàn bộ đơn hàng trên các kênh bán hàng một cách dễ dàng. Dưới đây là một số lợi ích khi dùng các phần mềm xử đơn hàng:

  • Quản lý bán hàng đồng bộ tại 1 điểm giúp nhà bán hàng có thể theo dõi quá trình kinh doanh một cách tổng quát nhất, đồng thời theo dõi quá trình bán hàng, tạo đơn đến giao hàng theo từng giao dịch.
  • Lưu lại toàn bộ giao dịch và đơn hàng trên hệ thống với đầy đủ thông tin để có thể dễ dàng đối chiếu khi có vấn đề phát sinh.
  • Tạo đơn trực tiếp nhanh chóng trên phần mềm, cập nhật toàn bộ tồn kho theo từng giao dịch, loại bỏ tuyệt đối nguy cơ hết hàng mà không biết.
  • Khả năng kết nối dễ dàng với các thiết bị bán hàng khác như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch hay ngăn kéo đựng tiền,… Giúp nhà bán hàng tiết kiệm tối đa thời gian và các thao tác thanh toán, bán hàng.
  • Kết nối nhanh chóng với các đơn vị vận chuyển uy tín nhất, giúp tiết kiệm chi phí, loại bỏ tối đa rủi ro nhờ khả năng quản lý giao hàng tối ưu nhất.
  • Theo dõi báo cáo bán hàng mọi lúc mọi nơi trên thiết bị thông minh, thống kê theo từng mặt hàng cũng như lịch sử giao dịch mới nhất.
Sử dụng phần mềm xử lý đơn hàng

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ về quy trình xử lý đơn hàng đúng cách cho nhà bán hàng. Là một chủ kinh doanh đang tìm kiếm một giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả, nếu bạn còn thắc mắc bất kỳ điều gì về xử lý đơn đúng cách thì đừng ngần ngại liên hệ với XSale để được hỗ trợ nhé!

Xem thêm: 6 cách quản lý đơn hàng online đa kênh hiệu quả ít ai biết

Đánh giá bài viết này
Trang Nguyen
Trang Nguyen
Chuyên gia Tư vấn & Chuyển đổi số Bán hàng
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.