Khi một doanh nghiệp bán hàng đa kênh thường phát sinh nhiều đơn hàng trong cùng một thời điểm. Điều này khiến việc quản lý đơn hàng online trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng giao hàng chậm, khách không hài lòng, đơn hàng nhiều khiến cửa hàng khó thống kê số lượng hàng hóa ra – vào. Vậy làm thế nào để khâu quản lý đơn hàng online diễn ra nhanh chóng mà mà không gặp nhiều sai sót? Hãy cùng XSale tham khảo những cách quản lý đơn hàng online hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Khái quát về quản lý đơn hàng online
Đơn hàng online là gì?
Đơn hàng online là một loại đơn đặt hàng hoặc giao dịch mua sắm được thực hiện thông qua các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki,…) và mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo). Theo đó, đơn hàng online sẽ thể hiện đầy đủ thông tin về khách hàng và sản phẩm giao nhận.
Đơn hàng online cho phép người mua tiện lợi mua sắm từ bất kỳ đâu có kết nối Internet và thường đi kèm với các lợi ích như sự đa dạng về sản phẩm, khả năng so sánh giá cả, và khả năng theo dõi tình trạng đơn hàng và giao hàng trực tuyến. Điều này đã làm cho mua sắm online trở thành một xu thế phổ biến trong thời đại số.
Quản lý đơn hàng online là làm gì?
Quản lý đơn hàng online là hoạt động kiểm soát số lượng cũng như thông tin chính xác của đơn hàng. Nó giúp ngăn chặn sự nhầm lẫn, thiếu hàng hay gửi nhầm cho khách khác của cửa hàng. Quản lý đơn hàng tốt giúp các quy trình bán hàng diễn ra thuận lợi, vận chuyển hàng đến tay khách một cách nhanh chóng, từ đó tăng sự hài lòng trên các sàn thương mại điện tử, doanh thu, lợi nhuận cũng phát triển hơn.
Quy trình quản lý đơn hàng online diễn ra như thế nào?
Quy trình quản lý đơn hàng online bao gồm nhiều công đoạn quan trọng như nhận đơn hàng, xử lý thông tin, chuẩn bị và tiến hành đóng gói, bàn giao cho bên vận chuyển để giao hàng.
Bước 1: Nhận đơn hàng
Nhận đơn hàng là bước đầu tiên trong quy trình quản lý đơn hàng online. Sau khi khách hàng thực hiện đặt hàng, thông tin sẽ được chuyển đến để doanh nghiệp xác nhận. Thông tin này bao gồm sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng và thông tin liên lạc của khách.
Khách hàng có thể đặt hàng từ nhiều kênh mua sắm như Facebook, Instagram, Shopee, Lazada, Website,… Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra trên các nền tảng này để đảm bảo không có đơn hàng bị sót, bị sai hoặc không kịp phản hồi các thay đổi trong đơn hàng của khách hàng.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi nhận đơn hàng, nhân viên sẽ kiểm tra và cập nhật thông tin về số lượng sản phẩm còn lại để đảm bảo rằng còn đủ hàng để đáp ứng yêu cầu các đơn hàng. Việc kiểm tra hàng tồn kho đảm bảo rằng cửa hàng sẽ không gặp tình trạng thiếu hàng hoặc giao hàng không đúng số lượng được đặt.
Có thể kiểm tra hàng tồn kho bằng 2 cách sau:
- Sử dụng hệ thống quản lý tự động: Một số doanh nghiệp có hệ thống tự động giúp theo dõi lượng hàng tồn kho, từ đó có thể dễ dàng xem thông tin về số lượng hàng còn lại trong kho để chuẩn bị cho đơn hàng.
- Kiểm tra thủ công: Nhân viên sẽ phải tới khu vực lưu trữ hàng hóa, kiểm tra số lượng còn dư và tiến hành chuẩn bị cho đơn hàng.
Bước 3: Xác nhận đơn hàng
Nhân viên sau khi kiểm tra có đủ hàng cho đơn hàng của khách sẽ tiến hành xác nhận đơn và chuẩn bị sản phẩm. Xác nhận đơn hàng nên được thực hiện sớm nhất có thể trong ngày để mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng. Thời gian xác nhận đơn hàng càng nhanh thì đem lại hiệu quả cho quy trình xử lý hàng hóa đến khách hàng càng cao và giảm tránh khả năng hủy đơn cho cửa hàng.
Bước 4: Chuẩn bị sản phẩm
Người bán sẽ tiến hành lấy hàng dựa trên thông tin đơn hàng của khách. Để tiết kiệm công sức và thời gian, người bán có thể chọn các cách lấy hàng sau:
- Tổng hợp và lấy hàng theo nhóm: Cách này cho phép tổng hợp các đơn hàng trong một khoảng thời gian nhất định và phân loại chúng theo các dòng sản phẩm giống nhau và sau đó tiến hành lấy hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng.
- Lấy theo khu vực: Các mặt hàng được lưu trữ ở các khu vực khác nhau để dễ dàng theo dõi và quản lý. Nhân viên nên tiến hành lấy hàng theo từng khu vực để tiết kiệm thời gian di chuyển và quản lý lượng hàng dễ hơn.
- Lấy hàng theo từng đợt: Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận việc lấy hàng từ khu vực của mình đến khu vực đóng gói.
- Lấy hàng theo từng đơn hàng: Đây là phương pháp phù hợp cho các cửa hàng nhỏ, nhân viên sẽ lấy hàng theo từng đơn một. Mặc dù tốn nhiều thời gian hơn nhưng cách này giúp thương hiệu giảm bớt chi phí thuê nhân viên.
Bước 5: Đóng gói đơn hàng
Sau khi chuẩn bị xong các sản phẩm, nhân viên sẽ tiến hành đóng gói một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Điều này bao gồm các công đoạn như sau:
- Lựa chọn loại bao bì phù hợp với từng loại hàng hoá.
- Kiểm tra lại đơn hàng xem đã đầy đủ thông tin chưa: Tên người nhận hàng, mã đơn hóa, địa chỉ người nhận, số điện thoại người nhận,…
- Dán phiếu thông tin và đóng gói sản phẩm.
Bước 6: Lên đơn giao hàng
Ở bước lên đơn giao hàng, chuẩn bị các thông tin bao gồm việc xác nhận địa chỉ giao hàng, tạo phiếu giao hàng (gồm thông tin như số đơn hàng, tên sản phẩm, địa chỉ giao, và thông tin liên hệ), chọn dịch vụ vận chuyển để giao, và cập nhật trạng thái đơn hàng sau khi đã giao. Việc cập nhật trạng thái đơn hàng sau khi đã giao để thông báo cho khách hàng biết đơn hàng của họ đã được gửi đi, giúp khách hàng yên tâm và có thể theo dõi quá trình vận chuyển.
Bước 7: Xử lý sự cố phát sinh sau bán hàng (nếu có)
Sau khi thông báo đơn hàng đã được giao thành công, người bán nên liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và kinh doanh hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc chăm sóc và giải quyết các vấn đề sau bán hàng (nếu có) cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà bán hàng và mang lại trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.
Top 6 cách quản lý đơn hàng online dành cho chủ cửa hàng
1. Lựa chọn đơn vị giao hàng uy tín để hợp tác
Lựa chọn một đơn vị giao hàng có độ tin cậy cao và giá cả hợp lý sẽ đóng góp vào sự hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hợp tác với một đối tác vận chuyển đáng tin cậy để hàng hóa được đến tay khách hàng một cách thuận lợi, nhanh chóng. Điều này cho thấy sự chuyên nghiệp và tận tâm của doanh nghiệp đối với việc phục vụ khách hàng, từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng và khiến họ quay lại mua hàng nhiều lần hơn.
>>> Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý giao hàng hiệu quả nhất hiện nay
2. Nắm chắc nguyên tắc FIFO hỗ trợ quản lý kho
Doanh nghiệp thường gặp phải vấn đề bỏ sót đơn hàng cũ của khách hàng do mắc lỗi trong quá trình nhập liệu. Nguyên nhân chủ yếu là chưa biết cách quản lý quy trình xuất – nhập kho hợp lý.
Nhà bán hàng nên áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out), tức là nhập trước – xuất trước. Trong quản lý kho hàng, hàng hóa nào được nhập kho trước thì phải được ưu tiên xuất trước để giao cho khách hàng. Khi thực hiện nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được các lượng hàng cũ sắp hết hạn, đảm bảo được doanh thu, lợi nhuận không bị thất thoát.
3. Kiểm tra lượng hàng tồn kho thường xuyên
Nhà bán hàng luôn phải chắc chắn rằng có đủ lượng hàng để cung ứng cho khách hàng. Để làm được điều này, chủ cửa hàng phải thường xuyên kiểm tra kho tồn, quản lý chặt chẽ khâu xuất, nhập hàng để đảm bảo đủ hàng để giao cho khách. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đơn hàng online hơn, giảm bớt thời gian xác nhận đơn hàng đáng kể.
4. Phân loại hàng hóa một cách thông minh
Một trong những cách quản lý đơn hàng online hiệu quả đó là cần tổ chức lại cách phân loại sản phẩm trong kho, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm diễn ra nhanh chóng. Việc phân chia hàng hóa rõ ràng giúp nhân viên dễ kiểm soát được đơn hàng để đảm bảo chất lượng hàng hóa được giao đến tay khách, tiết kiệm thời gian. Có thể chia dựa theo các đặc điểm hàng hóa hay sắp xếp theo mức độ liên quan và tần suất sử dụng.
5. Quản lý đơn hàng bằng file Excel
Microsoft Excel là một công cụ bảng tính phổ biến và hiệu quả để quản lý đơn hàng online. Sử dụng Excel giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho chủ cửa hàng hơn so với phương pháp thủ công. Ưu điểm của Excel là có thể đơn giản hóa số lượng thống kê hàng, dễ dàng chỉnh sửa và tìm kiếm thông tin, đặc biệt là nó miễn phí.
Tuy nhiên, cách quản lý đơn hàng online bằng Excel chỉ phù hợp cho các cửa hàng nhỏ với doanh số bán hàng và tồn kho không quá lớn. Ngoài ra, tính bảo mật thông tin của Excel cũng không được đảm bảo.
6. Sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh
Sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh giúp bạn quản lý đơn hàng online trên nhiều nền tảng một cách dễ dàng. Cho phép theo dõi và xử lý và kiểm soát tình trạng đơn hàng một cách dễ dàng và hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nhân công, hạn chế tối đa sai sót và đặc biệt là cải thiện được dịch vụ chăm sóc khách hàng.
4 sai lầm chủ doanh nghiệp cần lưu ý khi quản lý đơn hàng online
Doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề thường gặp sau để có thể quản lý đơn hàng online hiệu quả mà không gặp quá nhiều khó khăn:
- Sử dụng phương pháp thủ công như xử lý thông tin trên Excel hoặc sổ sách có thể dẫn đến sai và thiếu sót trong quá trình quản lý đơn hàng, gây thất thoát lợi nhuận.
- Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể làm chậm quá trình giao hàng và nhận đánh giá không tốt từ khách hàng.
- Thiếu hiểu biết trong quy trình xuất nhập kho có thể dẫn đến việc giảm chất lượng hoặc hết hạn sử dụng.
- Phân loại sản phẩm không khoa học có thể làm chậm quá trình xử lý đơn hàng, tạo ra nguy cơ nhầm lẫn và giao hàng chậm trễ.
Giải pháp phần mềm giúp quản lý đơn hàng online hiệu quả
Trong thời buổi công nghệ phát triển, rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để giúp tối ưu hóa quy trình này. Cùng tìm hiểu kĩ hơn những ưu điểm của phần mềm quản lý đơn hàng đối với doanh nghiệp nhé.
- Tối ưu hóa quá trình giao hàng: Đơn hàng sau khi xử lý sẽ tự động chuyển đến đơn vị giao hàng chỉ định, giúp tiết kiệm thời gian giao hàng.
- Quản lý đơn giao hàng hiệu quả: Cung cấp khả năng giám sát tình trạng đơn hàng từ lúc lấy hàng tại kho đến khi giao hàng cho khách một cách chính xác và tổ chức.
- Theo dõi thanh toán dễ dàng: Hỗ trợ việc tính phí vận chuyển cho từng đơn hàng và quản lý số tiền thu từ khách hàng bởi shipper một cách chính xác.
- Linh hoạt trong quản lý: Cho phép cập nhật thông tin đơn hàng một cách thuận tiện thông qua kết nối Internet, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí so với quản lý thủ công truyền thống.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng mà bạn có thể tham khảo như XSale, KiotViet, Sapo, Haravan,…
>>> Đọc thêm: 13 Phần mềm bán hàng online miễn phí dành cho nhà bán hàng
Lời kết
Hy vọng với những chia sẻ này của XSale, các chủ cửa hàng sẽ chọn được cách quản lý đơn hàng online phù hợp với doanh nghiệp, mang tới hiệu quả kinh doanh, gia tăng lợi nhuận và doanh số. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến việc quản lý đơn hàng online cần được giải đáp, hay liên hệ ngay với XSale để được hỗ trợ ngay nhé!
