Quản lý kho hàng là nghiệp vụ quan trọng hàng đầu trong việc điều hành bất cứ một doanh nghiệp. Tuy nhiên, với số lượng lớn hàng hóa ra vào kho liên tục trong ngày, không ít doanh nghiệp, nhà bán lẻ đang rơi vào tình trạng thiếu – thừa hàng cuối ngày mà không xử lý kịp, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Vậy thì cụ thể hoạt động quản lý kho hàng là gì và làm sao để doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa? Hãy cùng XSale khám phá chi tiết trong bài viết này nhé.
Mục lục
Khái niệm cơ bản về hoạt động quản lý kho hàng
Hàng tồn kho là gì?
Để có thể hiểu được khái niệm về quản lý kho, ta cần biết trước tiên hàng tồn kho là gì. Hàng tồn kho (hay còn gọi là hàng tồn) là tập hợp các sản phẩm, nguyên vật liệu, hoặc thành phẩm mà một doanh nghiệp, tổ chức, hay cửa hàng sở hữu và lưu trữ trong kho để sẵn sàng bán ra hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hóa chưa được tiêu thụ hoặc chưa được bán ra, nhưng đã được mua hoặc sản xuất. Hàng tồn kho không nên nhiều quá hay ít quá vì sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng là quá trình quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc nhập – xuất kho, chuyển kho, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho một cách hiệu quả. Mục tiêu của việc quản lý kho hàng là đảm bảo rằng kho luôn cung cấp đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và sản xuất mà không gây lãng phí hoặc thiếu hụt tài nguyên.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát mua bán và sử dụng hàng tồn kho để đảm bảo cân đối số lượng sản phẩm ra – vào. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là tối ưu hóa lượng hàng tồn trong kho để đảm bảo sẵn sàng cung cấp cho khách hàng mà không cần phải lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho.
Nhiều chủ cửa hàng thường gặp khó khăn sau vài tháng hoạt động khi họ không thể đối chiếu chính xác số lượng hàng tồn trong kho với số lượng hàng đã bán. Họ đã phải băn khoăn tự hỏi “Tại sao tôi không thể quản lý khớp số lượng nhập – xuất kho hàng?”. Và với số lượng hàng hóa trong kho ngày một lớn, việc không biết cách quản lý kho một cách khoa học có thể dẫn đến thất bại trong quản lý hàng tồn kho.
Nguyên nhân khiến doanh nghiệp thất thoát hàng hóa
Nguyên nhân nội bộ
Những sai sót phát sinh trong quy trình quản lý và lưu trữ hàng hóa diễn ra trong nội bộ công ty là nguyên nhân gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa:
- Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau, gây rối loạn công tác kiểm kê hàng hóa.
- Lỗi trong quy trình đóng gói và đánh dấu.
- Sắp xếp hàng hóa một cách lộn xộn, không khoa học, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa, thậm chí có thể gây thất lạc.
- Công tác kiểm soát hàng hóa lỏng lẻo từ chính nhà quản lý.
- Sai sót từ phía nhân viên, ví dụ như nhập sai thông tin, giao nhầm hàng hóa, hoặc thậm chí là hủy hoá đơn mà không ghi nhận đúng vào hệ thống.
- Hành vi gian lận và cố tình trộm cắp thông tin, hàng hóa từ phía nhân viên bên trong doanh nghiệp.
Nguyên nhân từ bên ngoài
Ngoài những nguyên nhân xuất phát từ bên trong doanh nghiệp kể trên, không thể bỏ qua những hành vi bên ngoài của khách hàng khiến doanh nghiệp hứng chịu tổn thất về hàng hóa:
- Khách hàng vào quầy lấy cắp những sản phẩm hay phụ kiện nhỏ, dễ giấu trong người nhân lúc nhân viên không để ý.
- Khách hàng sử dụng tại chỗ những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
- Khách hàng cố ý thay đổi giá trên tem của sản phẩm để gây ra sự nhầm lẫn cho nhân viên khi thanh toán.
Mặc dù đây là những nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa do yếu tố bên ngoài là khách hàng gây ra, nhưng nếu phân tích kĩ, ta có thể thấy chính việc kiểm soát hàng hóa bày bán một cách lỏng lẻo của nhà quản lý và nhân viên đã tạo cơ hội để một số khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận.
Những lợi ích của việc quản lý kho hàng
Việc quản lý kho hàng mang lại cho doanh nghiệp vô vàn những lợi ích to lớn, cụ thể như sau:
Tránh thất thoát hàng hóa
Tình trạng hàng hóa thất thoát do những nguyên nhân mà XSale đã liệt kê ở trên là điều không tránh khỏi trong quá trình quản lý và xử lý kho hàng của bất cứ doanh nghiệp nào. Điều này gây thiệt hại nặng nề về chi phí và tốn rất nhiều thời gian tra soát cho doanh nghiệp.
Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng và số lượng hàng hóa hàng ngày. Từ đó đưa ra quyết định nhập thêm hàng một cách nhanh chóng để bù đắp được số lượng hàng hóa hỏng hay hết hạn. Doanh nghiệp có thể tính toán được chi phí hàng hóa ngay trong ngày, bao gồm chi phí hàng hóa hỏng, chi phí nhập thêm hàng hóa,… giúp cân đối được doanh thu, phát triển lợi nhuận.
Tiết kiệm chi phí
Việc quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thiểu tối đa tình trạng hàng hóa tồn kho quá lâu. Khi hàng tồn kho không bán được và ở lại trong kho hàng, những chi phí liên quan đến kho bãi, nhân công quản lý kho, phí vận chuyển sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp rất nhiều tiền nhưng lại không mang lại hiệu quả kinh doanh. Thậm chí, chi phí này sẽ còn bị tăng theo cấp số nhân cho đến khi hàng tồn kho được bán ra.
Quản lý kho hiệu quả giúp giảm hàng tồn không cần thiết để tránh chi phí lưu trữ dư thừa, tối ưu hóa quy trình nhập hàng và xuất hàng để tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.
Tăng doanh thu cho doanh nghiệp
Tình trạng thiếu hàng để cung cấp sẽ khiến cho cửa hàng phải nhập liên tục hoặc việc tồn đọng quá nhiều hàng dễ gây hỏng hóc, phải nhập hàng mới gây tốn chi phí. Quản lý kho tốt giúp đảm bảo luôn có đủ hàng để cung ứng, hoặc biết những hàng hóa nào đang tồn để kịp thời đưa ra chương trình khuyến mãi. Điều này giúp doanh nghiệp không bị thất thoát doanh thu mà còn giải quyết tồn đọng nhanh chóng.
Tăng hiệu quả vốn lưu động
Việc không thể kiểm soát hàng hóa từ việc nhập lượng hàng dư thừa hay không hiệu quả dẫn đến tốn nhiều vốn của các doanh nghiệp. Tối ưu hóa quản lý kho hàng có thể làm giảm thiểu nguy cơ rơi vốn vào kho hàng và doanh nghiệp có thể tăng khả năng đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.
Tiết kiệm sức lao động cho nhân viên
Quy trình kiểm hàng theo cách thủ công thường không hiệu quả bởi số lượng hàng nhiều dẫn đến việc thiếu kiểm soát trong việc theo dõi xuất – nhập hàng. Quản lý kho tốt giúp tối ưu hóa quá trình làm việc , giảm bớt thời gian và công sức trong việc tìm kiếm và xử lý hàng hóa cho nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp cũng thuận lợi hơn trong kinh doanh và phát triển bền vững.
10 Cách quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
Không để nhà bán hàng quá băn khoăn về cách quản lý kho hiệu quả, XSale xin đưa ra một vài phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp lớn ở cả trong và ngoài nước sử dụng.
#1 Sắp xếp hàng trong kho một cách khoa học
Giải pháp quản lý kho hàng đầu tiên đó là cần tổ chức lại cách sắp xếp hàng hóa trong kho, tạo điều kiện cho quá trình tìm kiếm nhanh chóng. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp lơ là công việc quan trọng này, gây lãng phí thời gian tìm hàng và căng thẳng không cần thiết cho người quản lý và nhân viên kho.
Để giảm bớt tình trạng này, chủ doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
- Sắp xếp hàng hóa theo mức độ liên quan và tần suất sử dụng (đặt mặt hàng thường xuyên sử dụng ra ngoài, và các sản phẩm ít sử dụng vào phía trong).
- Thiết lập nguyên tắc sắp xếp kho và chia sẻ cho toàn bộ nhân viên kho để mọi người, đặc biệt là những người mới, có cùng một ý thức trong việc sắp xếp kho.
#2 Nhập trước – xuất trước (FIFO) khi quản lý kho
Nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Điều này đề cập đến việc ưu tiên xuất kho các mặt hàng đã nhập vào trước đó, và ngược lại.
Nguyên tắc này không chỉ áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc dễ bị hỏng mà còn cần được áp dụng cho các mặt hàng khác như công nghệ và thời trang. Mặc dù những sản phẩm này không thể hao mòn nhưng chúng có thể trở nên hết thời hoặc không còn phù hợp với thị hiếu của khách hàng.
#3 Thiết lập mức tồn kho tối ưu
Định mức tồn kho là việc xác định số lượng sản phẩm luôn phải có sẵn trong kho để kịp đáp ứng khi có nhu cầu và duy trì hoạt động bán hàng liên tục. Việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng hơn khi bạn thiết lập mức tồn kho tối ưu cho mỗi món hàng. Điều này đảm bảo hàng không bị thiếu hoặc thừa.
Để xác định mức tồn kho tối ưu, cần dựa vào các yếu tố như số lượng hàng thực tế trong kho, đơn đặt hàng từ khách hàng, cung cấp từ nhà cung cấp, và tình hình tiêu thụ sản phẩm. Cần kiểm tra định mức tồn kho thường xuyên và định kỳ (ví dụ theo quý) để đảm bảo tính phù hợp với doanh nghiệp. Nếu cần, hãy điều chỉnh để quản lý kho hiệu quả và chặt chẽ hơn.
#4 Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất – nhập kho
Trong kinh doanh hiện nay, việc kiểm soát hàng hóa trong kho hàng ngày cần được thực hiện chặt chẽ để đảm bảo cho quy trình xuất – nhập kho, từ đó tránh các rủi ro có thể xảy đến.
Quy trình này giống như việc kiểm tra hàng hóa trước khi đến tay khách hàng, giúp đảm bảo về chất lượng cũng như số lượng. Việc thực hiện kiểm tra này cũng giúp tránh phát sinh các chi phí không mong muốn từ các rủi ro phát sinh. Nên nhớ rằng, việc kiểm soát hàng nhập kho cũng cần được kiểm soát cẩn thận, đặc biệt là việc kiểm tra số lượng để tránh sai sót khi nhập dữ liệu.
#5 Tiến hành kiểm kho định kỳ
Nhà quản lý luôn phải thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho định kỳ để đảm bảo số lượng hàng đầy đủ đáp ứng nhu cầu của thị trường. Về tần xuất, doanh nghiệp có thể quyết định dựa trên đặc điểm và tính chất của hàng hóa. Ví dụ, đối với hàng hóa bán hết nhanh, hoặc hàng hóa có hạn sử dụng ngắn nên được kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần; đối với hàng hóa ít biến động, kiểm tra hàng tháng hoặc hàng quý có thể là đủ. Mục đích là để xác nhận số lượng hàng hóa (đảm bảo khớp với hồ sơ hàng hóa) và kiểm tra chất lượng (nhận biết sự hư hại, giảm chất lượng và tình trạng bao bì), từ đó có kế hoạch quản lý hàng hóa hợp lý.
Việc kiểm kê thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên, cần ít nhất 2 – 3 người. Một cách được nhiều doanh nghiệp áp dụng là kiểm tra theo từng nhóm hàng hóa hoặc nhóm sản phẩm.
#6 Sử dụng thẻ kho
Thẻ kho thường là một phiếu ghi chép thông tin quan trọng về từng mặt hàng trong kho. Mục đích chính của việc sử dụng thẻ kho là tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tồn kho.
Mỗi loại sản phẩm nên thiết lập thẻ kho và được nhân viên cập nhật số liệu nhập – xuất kho theo từng mốc thời gian cụ thể. Thẻ kho có thể theo dõi được số lượng hàng vào – ra, hay các sản phẩm còn tồn. Điều này khiến cho việc ghi chép sổ sách, sắp xếp, thống kê hàng hóa diễn ra thuận lợi hơn, dễ dàng phát hiện lỗi sai để kịp thời xử lý.
#7 Gắn nhãn hoặc mã vạch cho tất cả hàng hóa
Một trong những kinh nghiệm quản lý kho hàng tiếp theo là cần dán nhãn cho tất cả các hàng hóa có trong kho. Dán nhãn sẽ giúp quá trình tìm kiếm hàng hóa diễn ra nhanh hơn. Đồng thời, việc này cũng giúp việc quản lý hàng diễn ra chính xác hơn.
Hiện nay, việc quản lý sản phẩm thông qua mã vạch đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Việc gán mã vạch cho sản phẩm không chỉ giúp quản lý kho dễ dàng hơn mà còn tiết kiệm thời gian so với các phương pháp truyền thống, đặc biệt khi có số lượng hàng lớn. Hơn nữa còn giúp tra cứu thông tin dễ dàng về sản phẩm như tên, size, giá cả, số lượng, hạn sử dụng.
#8 Quản lý kho dựa trên phân tích ABC
Phương pháp phân tích ABC trong quản lý kho là một hệ thống phân chia và tổ chức các sản phẩm trong kho theo một tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp đề ra. Mục đích của phân loại ABC là ưu tiên hàng hóa quan trọng nhất đối với một công ty trong kho, thay vì xử lý tất cả các hàng hóa trong kho. Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto, nghĩa là nếu bạn tập trung kiểm soát 20% hàng hóa quan trọng nhất, bạn sẽ có khả năng quản lý dễ dàng cho 80% còn lại và có được lợi nhuận cao.
Nhà doanh nghiệp cần đánh giá hàng hóa để sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC theo các tiêu chí sau:
- Nhóm A: Các sản phẩm có giá trị cao nhưng bán chậm.
- Nhóm B: Các sản phẩm có giá trị trung bình và bán cũng trung bình.
- Nhóm C: Các sản phẩm có giá trị thấp nhưng bán rất nhanh.
#9 Áp dụng mô hình Lean Manufacturing
Quản lý theo mô hình Lean Manufacturing (hay Sản xuất tinh gọn) sẽ luôn đảm bảo số lượng hàng trong kho sẽ đáp ứng đủ nhu cầu của người mua hàng trên thị trường, đồng thời không có nhiều hàng tồn gây nên lãng phí.
Mô hình Lean Manufacturing tập trung vào việc sản xuất sản phẩm khi cần, kiểm soát chất lượng liên tục và tạo giá trị tối đa cho khách hàng. Nguyên tắc cốt lõi của Lean Manufacturing là loại bỏ mọi hoạt động không có giá trị, tạo ra một quy trình dòng sản xuất liên tục.
Mô hình này sẽ mang lại vài lợi ích sau: Giảm chi phí hàng tồn kho, cải thiện chu kỳ sản xuất hàng hóa, loại bỏ các rủi ro lãng phí trong quy trình sản xuất và rút ngắn thời gian xuất hàng hóa.
#10 Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể không cần đến phần mềm quản lý kho hàng nhưng đây chỉ là cách giải quyết tạm thời với số lượng hàng hóa nhỏ. Nó cần sự thủ công và công sức lớn trong việc theo dõi và nhập tồn kho nên khi số lượng hàng ngày càng nhiều sẽ không tránh khỏi sai sót, mất mát, ảnh hưởng trực tiếp tới nhà bán hàng.
Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả để có thể giảm thiểu tối đa sai sót và các mất mát có thể xảy ra. Phần mềm này giúp nhà bán hàng tự động hóa mọi quy trình, giảm thời gian và công sức cần thiết. Tích hợp với hệ thống khác như quản lý đơn hàng thì việc số lượng lớn hàng hóa xuất – nhập kho cũng không phải là điều đáng lo ngại.
Với chi phí đầu tư thấp mà có thể sử dụng dễ dàng, XSale – một trong top 17+ phần mềm quản lý kho miễn phí là lựa chọn đáng cân nhắc dành cho doanh nghiệp. Phần mềm XSale giúp nhà bán lẻ giải quyết triệt để các vấn đề khi quản lý kho truyền thống.
Lời kết
Chúc các doanh nghiệp chọn được cho mình một cách riêng và tự tin để quản lý kho. Hy vọng với bài viết trên, XSale sẽ giúp các nhà bán lẻ không còn phải đau đầu suy nghĩ cách xử lý hàng xuất – nhập kho, giúp tránh được sai sót và không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: 10+ phần mềm quản lý kho vật tư mà doanh nghiệp bạn cần biết
