Báo cáo doanh thu bán hàng là một trong những báo cáo tài chính cực kỳ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mô hình hay mục đích sử dụng báo cáo mà có thể lập những mẫu báo cáo khác nhau. Hãy cùng XSale đi tìm hiểu qua bài viết bên dưới đây để tải trọn bộ mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí mới và chuyên nghiệp nhất này.
Mục lục
Báo cáo doanh thu bán hàng là gì?
Báo cáo doanh thu bán hàng là báo cáo được lập ra với để tổng kết và lưu giữ những nội dung liên quan tới hoạt động tài chính, doanh thu,… của doanh nghiệp, cửa hàng với 1 mốc thời gian nhất định.
Thông thường, báo cáo doanh thu sẽ có những chỉ tiêu như sau: báo cáo theo khu vực, doanh thu theo từng mặt hàng,… Tuy nhiên, các số liệu trên báo cáo phải chính xác tuyệt đối, đầy đủ chứng từ. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra được các quyết định, chính sách thích hợp nhằm tối ưu lợi nhuận.
Lợi ích của việc dùng báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel
Việc sử dụng những mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel sẽ đem tới những lợi ích như sau:
Đem lại “cái nhìn” tổng quan về tình hình kinh doanh
Như XSale đã phân tích trước đó, báo cáo doanh thu sẽ phản ánh một cách trung thực, chính xác về số liệu doanh thu bán hàng. Do đó, báo cáo này sẽ giúp cho bộ phận kinh doanh nắm bắt được các số liệu bán hàng một cách nhanh chóng. Từ đó, họ sẽ đề xuất được các mục tiêu, định hướng trong tương lai.
Hoàn toàn miễn phí
Excel là một công cụ bảng tính hoàn toàn miễn phí của Microsoft. Nhà bán hàng có thể tải Excel tại bất cứ đâu để sử dụng. So sánh với việc sử dụng sổ bút để quản lý truyền thống, quản lý bằng Excel chắc chắn đem lại hiệu quả tốt hơn về mọi mặt.
Những nội dung cần có trong mẫu Excel báo cáo doanh thu
Bảng báo cáo doanh thu bằng Excel cần có những bảng tính như sau để phản ánh một cách chính xác, đầy đủ thông tin:
Danh mục sản phẩm
Danh mục sản phẩm là nơi lưu trữ những thông tin tổng quan như sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, chi nhánh,… Các thông tin này được sử dụng thường xuyên và thường lặp lại khi có những nghiệp vụ phát sinh.
Việc tạo lập cũng như sử dụng danh mục sẽ giúp dữ liệu được đồng bộ hóa, giảm thiểu sai sót khi lập bảng báo cáo doanh thu bằng Excel. Ngoài ra, những danh mục đã sẵn có và liên kết với nhau thông qua bảng dữ liệu sẽ giúp người lập báo cáo tiết kiệm thời gian nhập liệu. Từ đó, việc lập báo cáo được tiến hành nhanh chóng hơn.
Dữ liệu bán hàng hàng ngày
Bảng dữ liệu của báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel là nơi tiến hành nhập số liệu trong quá trình phát sinh những nghiệp vụ bán hàng. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp cũng như đặc tính của sản phẩm mà sẽ có những chỉ tiêu tương ứng. Một trong số những chỉ tiêu thường gặp như sau:
- Ngày tháng bán hàng
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm
- Số lượng của sản phẩm
- Doanh thu bán hàng
- Tên khách hàng
- Nhập dữ liệu phát sinh
Việc nhập dữ liệu đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ để phản ánh chính xác nhất các số liệu trên báo cáo. Tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có thêm các chỉ tiêu khác nhau như: quản lý công nợ, tên cửa hàng,…
Báo cáo tổng doanh thu
Mẫu báo cáo là kết quả thực hiện của 2 bảng danh mục sản phẩm và dữ liệu. Mẫu này thể hiện đầy đủ, chính xác doanh thu bán hàng trong 1 khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng, năm,…). Tùy thuộc vào từng nhu cầu của doanh nghiệp sẽ có những mẫu báo cáo doanh thu khác nhau. Thông thường sẽ có 2 báo cáo bao gồm báo cáo doanh thu chi tiết theo sản phẩm và báo cáo doanh thu tổng hợp theo thời gian.
Một số chỉ số quan trọng trong báo cáo doanh thu Excel
Mục đích chính của việc sử dụng mẫu báo cáo doanh thu là phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo tháng/quý/năm. Vậy nên báo cáo doanh thu bán hàng sẽ bao gồm những chi tiết như sau:
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Doanh thu | Là toàn bộ số tiền sẽ thu về được từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ |
| Giá vốn hàng bán | Là toàn bộ chi phí trực tiếp để sản xuất ra hàng hóa bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,… |
| Lợi nhuận gộp | Là khoản chênh lệch giữa doanh thu với giá vốn hàng bán |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | Là toàn bộ khoản chi phí để vận hành và quản lý doanh nghiệp |
| Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp | = Lợi nhuận gộp – chi phí quản lý của doanh nghiệp |
| Thu nhập khác | Là các khoản thu nhập ngoài thu nhập thu từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ |
| Chi phí khác | Các khoản chi phí phát sinh do những sự kiện, nghiệp vụ riêng biệt so với các hoạt động thông thường của doanh nghiệp |
| Lợi nhuận ròng | Là toàn bộ khoản thu được sau khi trừ đi phần chi phí bỏ ra để kinh doanh |
Do đó, qua các chỉ số quan trọng trên, báo cáo doanh thu bán hàng có thể phản ánh một cách đầy đủ, chính xác và trực quan nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
5 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel phổ biến hiện nay
Phụ thuộc vào yêu cầu và mục đích sử dụng mà sẽ có những mẫu biểu báo cáo bằng excel khác nhau. XSale sẽ giới thiệu tới bạn đọc 5 mẫu báo cáo bằng excel cực chi tiết như sau:
Mẫu Excel báo cáo doanh thu cho ngành dịch vụ
Mẫu báo cáo chi tiết về doanh thu sản phẩm
Mẫu báo cáo doanh thu của từng chi nhánh
Mẫu báo cáo bán hàng theo từng tháng
Mẫu báo cáo doanh thu tổng hợp
Một số lưu ý khi xây dựng mẫu báo cáo doanh thu
Báo cáo doanh thu là một trong các báo cáo đóng vai trò quan trọng. Bởi nó sẽ thể hiện rõ ràng nhất tình hình sản xuất, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 1 khoảng thời gian nhất định. Vậy nên khi làm báo cáo doanh thu, người lập cần chú ý:
- Hình thức của báo cáo cần có đầy đủ tên của báo cáo, thời gian lập báo cáo, thông tin và chữ ký của những người có liên quan.
- Thông tin của báo cáo phải đảm bảo độ chuẩn xác cao, phản ánh chính xác tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Nội dung của báo cáo cần thể hiện được rõ ràng những dữ liệu doanh thu bán hàng, trình bày logic, ngắn gọn và chi tiết. Ngoài ra, báo cáo doanh thu cần chia thành những hạng mục cụ thể để dễ dàng theo dõi.
Kinh nghiệm làm báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel nhanh gọn
Với 5 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel trên, chắc hẳn bạn đã sẽ hỗ trợ bạn nhiều trong quá trình làm báo cáo. Tuy nhiên, có một vài kinh nghiệm đúc kết sau mà bạn cần lưu ý:
Hiểu rõ về các hàm Excel
Excel rất tiện lợi với số lợi ích đã nêu trên. Tuy nhiên, nếu bạn không có kiến thức về Excel, việc báo cáo có thể ngốn thời gian của bạn hơn rất nhiều lần so với ghi sổ sách truyền thống.
Chỉ nên lưu trữ báo cáo tại 1 máy tính
Excel là một file, có thể sử dụng để dễ dàng gửi cho nhau. Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc khả năng lộ thông tin, hay rò rì hoạt động động kinh doanh, thông tin khách hàng cũng cao không kém. Do đó, chỉ nên lưu tại một máy tính duy nhất và in ra để sử dụng nếu bạn không muốn bị đối thủ biết được bạn đang kinh doanh như nào.
Không nên lưu trữ file quá 01 năm
Nghe thì không hợp lí chút nào tuy nhiên file Excel rất nặng! Nếu bạn lưu trữ quá nhiều thông tin, máy bạn thậm chí có khả năng không mở được các file báo cáo này. Chưa kể đến tình trạng dữ liệu có thể bị mất, không cập nhật, ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel?
Các doanh nghiệp mới thành lập thường tìm đến Excel như là một công cụ miễn phí và dễ tiếp cận, cho phép họ ghi chép doanh thu và làm báo cáo bán hàng. Điều này xuất phát từ thực tế họ phải đối mặt với nguồn lực và ngân sách hạn chế. Việc sử dụng mẫu này không chỉ linh hoạt và tiết kiệm chi phí mà còn dễ sử dụng.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hay cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng đang mở rộng về quy mô hoạt động trong thời gian ngắn, mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel không còn là lựa chọn thích hợp và đem lại hiệu quả cao nữa. Trong trường hợp này, việc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp tối ưu. Phần mềm này không chỉ cung cấp nhiều tính năng mà còn tự động hóa quy trình để quản lý, theo dõi, và phân tích doanh thu một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Lời khuyên tốt nhất dành cho bạn:
Nếu bạn là doanh nghiệp có chi phí thì nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng. Nhà quản lý có thể kiểm soát hoạt động kinh doanh từ xa và kịp thời mà không cần phải mất thời gian làm các mẫu báo cáo quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel như trên. Không mất thời gian, không phải học Excel phức tạp mà lại còn đem lại nhiều lợi ích quan trọng khác. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có chi phí rẻ như XSale với 59,000đ/tháng hay ViettelSale với 6,000đ/ngày.
>>> Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý doanh thu miễn phí cho nhà bán lẻ
Phần mềm XSale – Giải pháp quản lý doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp
XSale là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động bán hàng, từ đơn hàng, kho hàng, đến hàng hóa và công nợ một cách hiệu quả hơn. XSale khắc phục triệt để những nhược điểm của việc sử dụng Excel cho quản lý doanh thu như thiếu tính tự động, khó duy trì khối lượng dữ liệu lớn, hay thiếu khả năng tương tác đa người dùng. Đồng thời, phần mềm này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc theo dõi quy trình bán hàng, quản lý tài chính, theo dõi xuất nhập kho tự động, và tạo báo cáo chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp.
Chi phí của phần mềm:
- Phiên bản miễn phí: Bao gồm tính năng quản lý chat đa kênh và 1 lượt liên kết fanpage, được cung cấp miễn phí vĩnh viễn cho các chủ cửa hàng mới tiếp cận với việc sử dụng phần mềm quản lý đa nền tảng.
- Gói Doanh nghiệp: Với mức giá 99.000 VNĐ/tháng đối với người dùng đầu tiên và chỉ từ 59.000 VNĐ/tháng với người dùng thứ hai, mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng tất cả các tính năng mạnh mẽ của XSale mà không phải phát sinh bất kỳ khoản phụ phí thêm nào.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết này, XSale đã giúp bạn tìm được mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel bạn đang cần cho doanh nghiệp mình. Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng nói chung và được tư vấn thêm về phần mềm XSale nói riêng, đừng ngần ngại liên hệ với XSale để được hỗ trợ nhé!
