Bật mí quy trình quản lý kho hiệu quả nhất doanh nghiệp phải biết

Quản lý kho tốt là hoạt động cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, từ đó giảm các chi phí phát sinh liên quan. Vậy thì quy trình quản lý kho sẽ gồm những giai đoạn nào? Và nếu doanh nghiệp tuân thủ những bước trong quy trình này, hệ thống kho vận sẽ được cải thiện như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để nắm vững và triển khai quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Quy trình quản lý kho chuẩn, hiệu quả nhất

Giai đoạn nhập kho và bảo quản kho 

Giai đoạn nhập kho và bảo quản kho 

Nhập kho

Tiếp nhận hàng hóa, vật tư là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý kho. Chính vì vậy, để các khâu tiếp theo không bị gián đoạn hoặc xảy ra các sai sót, doanh nghiệp cần quản lý hoạt động nhập kho một cách khoa học nhất theo các bước sau: 

  • Người chịu trách nhiệm quản lý kho hay thủ kho phải luôn đảm bảo kho bãi được bố trí và sắp xếp một cách khoa học và rõ ràng nhất. Từng chủng loại hàng hóa, vật tư cần được sắp xếp theo từng khu vực khác nhau, đảm bảo an toàn và tránh hư hỏng cho hàng hóa. Vật tư được sắp xếp cụ thể sẽ thuận tiện cho hoạt động kiểm soát các đợt xuất nhập hàng tiếp theo.
  • Khi tiếp nhận hàng hóa, thủ kho cần kiểm tra các vật tư được mua về theo đúng Quy trình Mua hàng và đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng. Khi các vật tư không đạt các yêu cầu, thủ kho phải báo cáo với đơn vị cấp cao có liên quan để giải quyết. Còn với hàng hóa đạt yêu cầu, người phụ trách kho cần tiến hành nhập kho và nhập vào bảng theo dõi vật tư. Bên cạnh việc nhập liệu thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhập kho để tiết kiệm thời gian và mang lại độ chính xác cao hơn. 

Xây dựng giai đoạn nhập kho chuyên nghiệp giúp công ty đảm bảo được số lượng và tình trạng của hàng hóa. Thêm vào đó, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được đúng và đủ sản phẩm, hạn chế ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo. 

Bảo quản kho

Để đảm bảo tất cả các sản phẩm, hàng hóa trong kho giữ được chất lượng trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp cần thực hiện bảo quản kho đúng cách. Hoạt động bảo quản kho cần tuân thủ theo quá trình sau: 

  • Người quản lý kho cần thường xuyên kiểm tra hàng hóa, vật tư trong kho và bảo quản theo đúng quy định của từng loại hàng, hạn chế tình trạng hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình lưu kho.
  • Trong quá trình lưu kho, nếu phát hiện bất kỳ sự thay đổi nào trong số lượng và chất lượng của hàng hóa, thủ kho phải nhanh chóng báo lại với trưởng bộ phận và lập biên bản xác minh lại tình trạng hàng hóa.
  • Sử dụng bảng tính Excel để quản lý kho hoặc các phần mềm quản lý kho để theo dõi, cập nhật chất lượng hàng hóa và thời gian hàng hóa được lưu kho, để phục vụ quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

Bảo quản kho hiệu quả sẽ giúp bảo vệ nguồn tài sản của doanh nghiệp, bao gồm việc hạn chế và giảm thất thoát về chất lượng sản phẩm. Đồng thời, hoạt động này giúp công ty kịp thời nhận ra những sai sót và tiến hành điều chỉnh. 

Giai đoạn xuất kho 

Giai đoạn xuất kho 

Để quy trình quản lý kho thật sự có hiệu quả, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm soát tốt giai đoạn xuất kho. Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện các hoạt động sau: 

  • Lập phiếu yêu cầu xuất kho.
  • Người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị xuất kho.
  • Nhân viên kiểm tra lượng hàng tồn để xác định số lượng hàng còn lại trong kho.
  • Lập phiếu xuất kho và tiến hành thực hiện lấy hàng.
  • Tiến hành xuất kho và cập nhật nhật ký xuất kho, xác định số lượng hàng tồn còn lại, tránh gây thất thoát hàng hóa và tài sản của doanh nghiệp.

Khi quy trình xuất kho được tuân thủ, người quản lý kho nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung sẽ giảm được những áp lực khi số lượng yêu cầu xuất kho lớn và khối lượng đơn hàng nhiều. Từ đó tăng hiệu quả công việc và giảm thất thoát hàng hóa không đáng có.  

Giai đoạn kiểm kê và đối chiếu 

Kiểm kê và đối chiếu là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp. Giai đoạn này gồm các hoạt động cơ bản sau 

  • Kiểm đếm lượng hàng hóa
  • Ghi sổ sách, lập biên bản 
  • Lập báo cáo kiểm hàng,… 

Quy trình này giúp đảm bảo và kiểm soát lượng hàng nhập về kho, tránh tình trạng thất thoát tài sản của doanh nghiệp.

Giai đoạn kiểm kê và đối chiếu 

Đối với doanh nghiệp sở hữu hệ thống kho vận lớn, khối lượng hàng hóa nhiều thì việc kiểm kê tồn kho và đối chiếu sẽ mất cực kỳ nhiều thời gian và kinh nghiệm của người quản lý kho. Chính vì vậy, để tránh sai sót dữ liệu, doanh nghiệp của bạn có thể đầu tư vào việc sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng hiện đại để lưu trữ dữ liệu và tạo thuận lợi trong việc đối chiếu thông tin.

Xem thêm: Top 9 cách quản lý hàng hóa tránh thất thoát hiệu quả nhất

Giai đoạn lập báo cáo 

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm kê và đối chiếu toàn bộ các số liệu, thủ kho cần lập báo cáo chi tiết và đầy đủ các thông tin liên quan đến quá trình xuất nhập vật tư gửi lãnh đạo, bộ phận có thẩm quyền xem xét và đánh giá.

Giai đoạn lập báo cáo 

Một số mẫu báo cáo cơ bản gồm:

  • Sổ kho: Bao gồm trọn bộ các thông tin về quy trình xuất nhập và lượng hàng tồn kho thực tế.
  • Mẫu báo cáo vượt/dưới định mức: Cho phép công ty kiểm soát được lượng hàng tồn kho có vượt quá hay thấp hơn định mức quy định hay không, từ đó có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
  • Mẫu báo cáo kiểm hàng: Báo cáo số lượng hàng hóa bị thiếu hụt và hư hỏng, đồng thời gồm các nguyên nhân gây ra vấn đề.

Thông qua các mẫu báo cáo, thủ kho sẽ kịp thời thông báo chi tiết đến những bộ phận cấp trên có thẩm quyền về tình hình xuất nhập kho. Bên cạnh đó, đối với lãnh đạo doanh nghiệp, họ có thể kiểm soát được những gì đang diễn ra trong hệ thống kho vận, từ đó đưa ra các điều chỉnh và thay đổi phù hợp. 

Lưu hồ sơ 

Sau khi các báo cáo được đơn vị cấp cao có thẩm quyền và ban lãnh đạo công ty cân nhắc và xem xét, các bộ phận có liên quan tiến hành thực hiện việc lưu hồ sơ. Bao gồm các hồ sơ như phiếu kiểm tra giao nhận hàng hóa, phiếu theo dõi vật tư, phiếu nhập và xuất kho, thẻ kho,…

Hồ sơ được lưu trữ trên hệ thống hoặc trên các phần mềm quản lý kho giúp cho doanh nghiệp có thể đối chiếu dữ liệu khi cần thiết. Đảm bảo rằng mọi quy trình xuất nhập kho đều được diễn ra đúng thủ tục, và không có bất cứ sai sót nào. 

Lợi ích của việc tuân thủ quy trình quản lý kho chuẩn

Việc tuân thủ quy trình quản lý kho chuẩn sẽ mang lại vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Tất cả các hoạt động quản lý kho hàng sẽ diễn ra theo một quy trình khoa học và rõ ràng. Việc này giúp doanh nghiệp biết chính xác được những gì cần thực hiện, những giai đoạn tiếp theo là gì, để từ đó tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh không đáng có. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ biết và nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa trong kho, chất lượng và thời gian lưu kho của hàng hóa, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và các chi phí cơ hội khác.

Giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa

Giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa

Một quy trình quản lý kho chuẩn và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu và hạn chế được số lượng hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng khi lưu kho quá lâu,…Từ đó, tránh tình trạng giảm thiểu tài sản của doanh nghiệp và từ đó có những quyết định điều chỉnh kịp thời.

Gia tăng khả năng và hiệu suất bán hàng 

Gia tăng khả năng và hiệu suất bán hàng 

Quy trình quản lý hàng tồn kho hỗ trợ thủ kho nắm bắt được chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho để phân phối một cách hợp lý. Sở hữu quy trình quản lý kho chuyên nghiệp sẽ giúp hoạt động bán hàng, và kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có nhiều điểm bán và hệ thống chuỗi cửa hàng lớn. 

Quản lý kho vận hiệu quả giúp tối đa hóa quy trình đóng gói, xử lý đơn hàng và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Kết quả là doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh.

5 phần mềm quản lý kho miễn phí, tốt nhất hiện nay 

Đối với doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng với số lượng hàng hóa xuất nhập lớn, quá trình nhập liệu, tạo phiếu xuất nhập kho và báo cáo kho theo phương pháp truyền thống sẽ cực kỳ phức tạp. Vậy nên, doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm quản lý kho miễn phí, hiện đại để hoạt động quản lý kho vận đạt hiệu quả. Hãy để XSale giới thiệu cho bạn top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay. 

XSale

XSale

Khi nhắc đến phần mềm quản lý kho hàng, chúng ta không thể không nhắc đến phần mềm XSale. Đây là một trong những phần mềm nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp trên thị trường nhờ thiết kế thân thiện với người dùng và hỗ trợ vượt trội trong việc quản lý quy trình xuất nhập kho của doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

  • Các thao tác nhập liệu sản phẩm đơn giản giúp dễ dàng tra soát và đối chiếu khi có sự cố.
  • Hỗ trợ tạo phiếu xuất kho với các trạng thái: kế toán, đơn xác nhận và chuyển hàng.
  • Hiển thị danh sách phiếu nhập, xuất kho, đảm bảo hoạt động quản lý kho diễn ra nhanh chóng và minh bạch.
  • Rút ngắn thời gian kiểm kho nhờ chức năng “thẻ kho” kết hợp với các trường lọc tìm kiếm thông minh như thời gian, và sản phẩm.

Chi phí:

  • Gói miễn phí trọn đời: Chỉ một người dùng, phù hợp cho chủ shop cần bắt đầu với việc quản lý chat đa nền tảng.
  • Gói doanh nghiệp: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên và 59.000 VNĐ/tháng/người dùng thứ hai. Miễn phí dùng thử 7 ngày và hỗ trợ các tính năng quản lý đơn hàng, vận đơn & tồn kho cùng hệ thống báo cáo thông minh.

Ecount 

Ecount

Phần mềm quản lý kho hàng Ecount hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu suất trong hoạt động quản lý kho vận. Với khả năng kiểm tra chi tiết tình hình xuất nhập hàng hóa và báo cáo thống kê cụ thể, Ecount sẽ khiến bạn cảm thấy hài lòng khi sử dụng.

Tính năng nổi bật:

  • Quản lý hàng tồn kho cho tất cả các cửa hàng – kho với tính năng không giới hạn số lượng cửa hàng.
  • Kiểm tra chính xác và chi tiết tình hình xuất nhập hàng của từng địa điểm theo thời gian xác định.
  • Toàn bộ dữ liệu được nhập trong phiếu bán hàng, phiếu mua hàng và phiếu sản xuất được phản ánh trong báo cáo tồn kho.
  • Có thể kiểm tra số lượng hàng tồn ở bất cứ nơi nào.

 Chi phí:

  • Gói 3 tháng: 3.000.000 VNĐ.
  • Gói 6 tháng: 6.000.000 VNĐ.
  • Gói 1 năm: 11.000.000 VNĐ.

Sapo Pos

Sapo POS

Phần mềm quản lý kho Sapo Pos cung cấp cho người dùng một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể quản lý đồng thời nhiều kho hàng, quá trình xuất nhập hàng hóa và báo cáo lượng hàng tồn kho nhanh chóng và chính xác.

Tính năng nổi bật:

  • Quản lý đồng thời nhiều kho hàng của doanh nghiệp.
  • Báo cáo thống kê chi tiết lượng hàng xuất, nhập ở kho và thống kê lượng hàng tồn kho theo thời gian thực.
  • Theo dõi chính xác lượng sản phẩm phế liệu, chuyển kho.

 Chi phí:

  • 7 ngày dùng thử miễn phí.
  • Gói Start Up: 249.000 VNĐ/tháng – phù hợp với cửa hàng kinh doanh trên 1 kênh – Quản lý vận hành kho shop/cửa hàng. 
  • Gói Pro: 399.000 VNĐ/tháng – phù hợp với cửa hàng kinh doanh đa kênh. 
  • Gói Omnichannel: 599.000 VNĐ/tháng – dành cho cửa hàng kinh doanh đa kênh toàn diện. 

SUNO

SUNO

Phần mềm quản lý kho hàng SUNO là một nền tảng quản lý kho vận thông minh, được nhiều chủ cửa hàng kinh doanh lựa chọn. Phần mềm mang đến sự chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý kho hàng như nắm bắt tình hình tồn kho hàng hóa, lập báo cáo kho vận và đơn giản hóa quy trình quản lý kho của thủ kho.

Tính năng nổi bật:

  • Thủ kho có thể kiểm kê toàn bộ kho hàng hoặc một nhóm các hàng hoá, để có thể nắm bắt các thông tin chính xác nhất về số lượng hàng hoá tồn kho.
  • Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng, SUNO hỗ trợ xem tồn kho của từng kho, từng cửa hàng, điều chuyển hàng giữa các kho để tối ưu vận hành, và tiền vốn.
  • Hỗ trợ nắm bắt được số lượng hàng tồn kho, bán chạy, bán chậm, sắp hết để từ đó quyết định mua hàng, bán hàng hiệu quả hơn.

 Chi phí:

  • Sử dụng miễn phí trong 7 ngày.
  • Gói chuyên nghiệp: 220.000 VNĐ/cửa hàng/tháng. 

SalesBinder

Khi nhắc đến phần mềm quản lý kho vận, chúng ta không thể không nhắc đến SalesBinder. Phần mềm đáp ứng nhu cầu quản lý kho hàng cho doanh nghiệp sở hữu hệ thống kho vận lớn. SalesBinder luôn nhận được sự ưu ái từ nhiều chủ doanh nghiệp và chủ của hàng.

Tính năng nổi bật:

  • Hỗ trợ thủ kho theo dõi và kiểm tra các mặt hàng theo từng vị trí nhất định.
  • Toàn bộ hoạt động quản lý kho hàng sẽ được thực hiện trên cùng một giao diện duy nhất.
  • Kiểm soát hàng hóa theo từng mã hàng.
  • Thống kê và báo cáo chi tiết lượng hàng tồn kho và bán hàng.

Chi phí:

  • Sử dụng miễn phí trong 7 ngày.
  • Gói trả phí: 200.000 VNĐ/tháng. 

Lời kết 

Hy vọng rằng, bài viết trên đã giúp các doanh nghiệp hiểu và nắm vững quy trình quản lý kho chuẩn và hiệu quả nhất. Từ đó, lựa chọn được phần mềm quản lý kho hàng để hạn chế thất thoát và tiết kiệm thời gian, công sức của doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc gì về quy trình quản lý kho hàng, thì đừng ngần ngại liên hệ XSale nhé! Đội ngũ chuyên gia của XSale sẽ hỗ trợ bạn tư vấn miễn phí!

Xem thêm: [Trọn bộ] Quy trình xuất nhập kho chi tiết và đầy đủ nhất

Đánh giá bài viết này
Phan Chi
Phan Chi
Chuyên gia nghiên cứu thị trường và Chuyển đổi số doanh nghiệp
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.