Quản lý kho là hoạt động quan trọng trong việc đảm báo tính liên tục của quy trình bán hàng, nhưng hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp đang thực hiện chưa hiệu quả. Quản lý kho không đúng cách có thể gây ra những thiệt hại không đáng có cho doanh nghiệp như hư hỏng và thất thoát hàng hóa, xử lý đơn hàng chậm trễ,… Để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành kho, các mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí là giải pháp cực kỳ hiệu quả và tiết kiệm cho bạn. Trong bài viết dưới đây, XSale sẽ cung cấp cho bạn những mẫu file Excel để quản lý kho đạt hiệu quả cao nhất.
Mục lục
Lí do doanh nghiệp cần phải quản lý kho
Quản lý kho hàng là hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết để đảm bảo đủ số lượng hàng hóa cung cấp cho người tiêu dùng và sự liên tục trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Việc quản lý kho hàng hiệu quả có thể đem lại vô vàn lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Đảm bảo luôn đủ nguồn cung hàng hóa
Doanh nghiệp cần quản lý kho hàng hàng để duy trì một nguồn cung ổn định và đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm. Việc kiểm soát số lượng hàng tồn kho và lập kế hoạch xuất nhập hàng phù hợp giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.
Tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho
Doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho tại thời gian thực, từ đó hạn chế được những chi phí lưu kho không cần thiết và giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng. Ngoài ra, tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh chu kỳ đặt hàng và thanh toán với nhà cung cấp một cách phù hợp.
Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng
Doanh nghiệp nên quản lý kho hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Khi quản lý kho hàng tốt, doanh nghiệp có thể giảm thời gian xử lý đơn hàng, tăng khả năng cung cấp hàng hóa theo yêu cầu và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Kiểm soát chi phí
Thông qua việc theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện những sai sót và giảm thiểu các lỗ hổng trong quá trình vận hành kho, như lãng phí, mất mát, hoặc các chi phí phát sinh không cần thiết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp cần thiết để giảm thiểu công sức và tài nguyên thông qua việc áp dụng các công nghệ và tự động hóa quy trình quản lý kho.
Hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng Excel đơn giản, hiệu quả
Thông tin cần có
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp mà sẽ có cách quản lý kho khác nhau. Tuy nhiên, một mẫu file Excel điển hình để quản lý kho hiệu quả nên bao gồm những thông tin dưới đây:
- Tên hàng hóa và mã hàng: Tên và mã số hoặc mã vạch định danh duy nhất cho từng mặt hàng trong kho.
- Số lượng tồn: Số lượng hàng hóa hiện còn có trong kho.
- Ngày nhập kho: Xác định thời gian sản phẩm bắt đầu lưu kho.
- Nhà cung cấp: Cung cấp các thông tin về nhà cung cấp hoặc nguồn hàng để đảm bảo nguồn gốc của hàng hóa.
- Vị trí lưu trữ: Vị trí cụ thể trong kho nơi hàng hóa được lưu trữ như kệ số, ngăn số,… để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất trong quá trình nhập xuất kho.
Các bước tạo file Excel để quản lý kho
Để tự tạo một file Excel quản lý kho cho doanh nghiệp, nhà quản lý cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Mở công cụ Excel và tạo bảng tính mới, đồng thời cài đặt chế độ lưu tự động.
- Bước 2: Xác định các cột trong bảng tính để mô tả hàng hóa trong kho, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Bước 3: Nhập thông tin liên quan đến hàng hóa như tên, mã đơn hàng, ngày nhập kho,… theo từng hàng và cột trong bảng tính.
- Bước 4: Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để truy xuất thông tin hàng hóa theo các tiêu chí như tên, mã đơn hàng, thời gian, vị trí lưu trữ,…
- Bước 5: Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp thông tin hàng hóa theo thứ tự bảng chữ cái, mã hàng,…
- Bước 6: Lưu lại file quản lý kho và đặt tên phù hợp để dễ dàng tìm kiếm.
Top 10 file quản lý kho bằng Excel miễn phí, hiệu quả nhất
Hãy cùng XSale tham khảo tổng hợp 10 mẫu file Excel quản lý kho miễn phí, hiệu quả đã được nhiều doanh nghiệp ứng dụng.
Mẫu file Excel quản lý danh mục hàng hóa
Mẫu file quản lý kho bằng Excel hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho. Đồng thời, giúp các thủ kho nắm bắt được các loại thông tin về ngày tháng hàng xuất nhập kho, giá của đơn hàng,…
Mẫu file Excel kiểm kê hàng hóa
Để công việc của thủ kho trở nên dễ dàng và giảm thiểu các sai sót không đáng có, mẫu quản lý nhập xuất tồn bằng Excel dưới đây là giải pháp hoàn hảo. Nhà quản lý kho có thể báo cáo kết quản kiểm kê lượng hàng nhập xuất vào kho một cách chính xác và nhanh chóng.
Mẫu Excel quản lý kho đơn giản
Mẫu file Excel quản lý danh mục hàng hóa và vật tư trong kho sẽ giúp thủ kho và doanh nghiệp kiểm soát mọi thông tin của hoạt động quản lý kho.
Mẫu file Excel quản lý danh sách kiểm kho
Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa cung cấp các thông tin về hàng hóa nhập xuất và tồn kho. Từ đó, đảm bảo việc quản lý, kiểm kê hàng trong kho chính xác và thống kê được hiệu quả kinh doanh.
Mẫu file Excel kiểm kê tài sản cố định
Đây là mẫu file Excel cho phép chủ quản lý theo dõi số lượng và giá trị của từng tài sản cố định hiện có trong kho. Từ đó, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về tài sản cố định và tối ưu hóa quản lý kho.
Mẫu Excel thống kê danh sách hàng tồn kho
Mẫu file Excel quản lý danh sách hàng tồn kho này sẽ giúp thủ kho theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho.
Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho
Với mẫu file này, các nhà quản lý kho sẽ biết được những loại sản phẩm nào đang tồn kho, tồn kho bao nhiêu và các lưu ý có liên quan.
Mẫu Excel quản lý hàng nhập kho
Mẫu Excel quản lý hàng nhập kho cho phép nhà quản lý xác định được tình trạng nhập hàng hóa của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được các thông tin chi tiết về hàng hóa như tên, nguồn gốc hàng hóa. Từ đó, nhanh chóng khắc phục các lỗi phát sinh nếu có một cách nhanh chóng.
Mẫu Excel quản lý hàng xuất kho
Mẫu quản lý xuất kho bằng Excel đơn giản sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý, báo cáo hoạt động xuất hàng trong kho. Thủ kho có thể quản lý kho bằng cách ghi lại các thông tin quan trọng như mã hàng, tên hàng, số lượng,… và từ đó đưa ra các quyết định liên quan đến việc xuất hàng hóa phù hợp.
Mẫu file quản lý kho hàng bằng Excel theo vị trí
Mẫu file quản lý kho hàng bằng Excel theo vị trí hỗ trợ người quản lý dễ dàng truy xuất dữ liệu và tìm kiếm vị trí chính xác của hàng hóa. Từ đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các hoạt động quản lý kho hàng.
Một số hàm Excel thông dụng cần biết để quản lý kho
| Tên hàm | Công thức | Chức năng |
|---|---|---|
| SUM | =SUM(Number1, Number2,…) | Tính tổng các số của ô hoặc dãy ô |
| SUMIF | =SUMIFS(sum_range; criteria_range; criteria;…) | Tính tổng giá trị trong phạm vi khi các điều kiện được đáp ứng. |
| IF | =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false) | Thực hiện một phép so sánh và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và một giá trị khác nếu điều kiện sai. |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) | Tìm kiếm một giá trị trong một dãy dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ cột khác trong hàng đó. |
| HLOOKUP | =HLOOKUP (lookup_value, table array, row_index_num, [range_lookup]) | Tìm kiếm một giá trị trong một dãy dữ liệu theo chiều ngang (theo hàng) và trả về giá trị tương ứng từ hàng đó. |
Ưu điểm và hạn chế của việc quản lý kho bằng Excel
Ưu điểm
Quản lý kho bằng Excel mang lại cực kỳ nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu ngay vì sao doanh nghiệp nên quản lý kho bằng bảng tính Excel nhé!
Miễn phí sử dụng
Ưu điểm đầu tiên khiến Excel trở thành lựa chọn hàng đầu trong việc quản lý kho chính là doanh nghiệp không cần phải trả bất cứ khoản phí nào để sử dụng. Hầu hết các thiết bị máy tính đã được cài đặt Excel dưới dạng phần mềm đi kèm, vì vậy bất cứ ai cũng có thể sử dụng miễn phí công cụ ngay trên máy tính.
Thống kê hoạt động quản lý kho chi tiết
Excel là công cụ được thể hiện dưới dạng bảng tính, vì vậy các doanh nghiệp quản lý kho bằng Excel sẽ có thể thống kê một cách rõ ràng và chi tiết các thông tin về quản lý kho thông qua các bảng biểu, hàng cột. Bên cạnh đó, người quản lý có thể tự điều chỉnh và thiết kế bảng tính theo nhu cầu.
Dễ sử dụng
Bảng tính Excel có giao diện thân thiện, đơn giản và quen thuộc với bất cứ người dùng nào. Chính vì vậy, Excel luôn tạo một môi trường làm việc thân thiện, cho phép người sử dụng dễ dàng điều chỉnh, theo dõi thông tin liên quan đến hoạt động quản lý kho mà không cần các kiến thức chuyên sâu về phần mềm và công nghệ.
Không giới hạn lưu trữ dữ liệu
Excel cho phép người dùng lưu trữ tất cả các thông tin quản lý kho mà không bị hạn chế về dung lượng. Các dữ liệu này sẽ được lưu trên nhiều sheet làm việc hoặc nhiều file Excel khác nhau. Từ đó cho phép người dùng dễ dàng tích hợp các thông tin và kiểm duyệt các vấn đề trong kho hàng mà không bị hạn chế về không gian.
Nhược điểm
Quản lý kho bằng file Excel có thể mang lại nhiều lợi ích như giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và thống kê hoạt động quản lý kho chi tiết. Tuy nhiên, sử dụng mẫu file Excel để quản lý kho cũng tiềm tàng nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Nhập liệu dữ liệu không chính xác
Quá trình nhập liệu dữ liệu vào bảng tính Excel một cách thủ công có thể tạo ra nguy cơ sai sót. Các sai sót có thể bao gồm loại hàng hóa, số lượng, đơn giá và thông tin khác. Khi dữ liệu không chính xác sẽ ảnh hưởng đến kết quả của quá trình quản lý kho và ảnh hưởng đến tính chính xác và đáng tin cậy của các báo cáo.
Rủi ro về bảo mật
File Excel có khả năng bảo mật kém nên có thể dễ dàng truy cập bởi nhiều người, đặc biệt khi chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trên các thiết bị khác nhau mà không được bảo mật đầy đủ. Doanh nghiệp sẽ bị rò rỉ và mất toàn bộ các thông tin quan trọng của kho hàng, bao gồm thông tin về giá cả, nhà cung cấp, và khách hàng vào tay đối thủ.
Quá tải dữ liệu
Khi hoạt động quản lý kho quá phức tạp và quy mô lớn, Excel sẽ bị quá tải lượng dữ liệu và gây mất thời gian truy cập. Từ đó, tốc độ xử lý thông tin về số lượng hàng hóa, đơn đặt hàng, vị trí lưu trữ và các thông tin khác liên quan đến quản lý kho sẽ bị chậm đi. Chính vì vậy, khi quy mô kho tăng lên, Excel có thể không đủ sức để xử lý số lượng lớn dữ liệu.
Không có sự đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận
Đối với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, phòng ban, việc sử dụng công cụ Excel để quản lý kho sẽ gây ra sự thiếu thống nhất trong các thông tin liên quan. Cụ thể, dữ liệu có thể bị trùng lặp, sai sót hoặc không đồng thời cập nhật trên các bản sao Excel của các bộ phận. Vì vậy, việc này sẽ gây ra tính thiếu chính xác và thiếu hiệu quả trong việc quản lý kho.
Quản lý kho bằng phần mềm XSale – Khắc phục những hạn chế của Excel
Phần mềm quản lý XSale là công cụ đắc lực giúp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý xuất nhập kho hiệu quả hơn. Sở hữu giao diện thân thiện với người dùng cùng các tính năng quản lý kho vượt trội, XSale luôn là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp Việt.
XSale sở hữu các tính năng nổi bật dưới đây:
- Thao tác nhập liệu sản phảm đơn giản với các trường thông tin gồm thời gian, địa chỉ, nhân viên tiếp nhận, người giao,…
- Hỗ trợ tạo tự động phiếu xuất kho và cập nhật dữ liệu hàng hóa bán ra thị trường.
- Hiển thị đầy đủ danh sách phiếu xuất nhập kho, đảm bảo quản lý kho diễn ra minh bạch.
- Tự động cảnh báo giới hạn số lượng hàng hóa, giúp thủ kho nắm được tình trạng tồn kho tại các thời điểm nhất định.
Chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để sở hữu các tính năng này:
- Gói miễn phí: cung cấp miễn phí vĩnh viễn cho các chủ cửa hàng mới bắt đầu quản lý đa nền tảng, bao gồm khả năng quản lý chat từ nhiều kênh khác nhau và một lần liên kết Fanpage.
- Gói doanh nghiệp: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên. 59.000 VNĐ/tháng/người dùng thứ hai. Phù hợp với cửa hàng bán hàng đa kênh cần quản lý các hoạt động hiệu quả.
Lời kết
Hy vọng rằng, bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về Excel cũng như gợi ý những mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì liên quan đến quản lý kho bằng Excel, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ XSale để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
