Top 9 cách quản lý hàng hóa tránh thất thoát hiệu quả nhất

Một trong những bài toán đau đầu với các doanh nghiệp, chủ kinh doanh là làm thế nào để quản lý hàng hóa hiệu quả khi số lượng hàng nhiều, xử lý phức tạp mà không bị thất thoát. Hãy cùng XSale tìm hiểu các cách quản lý hàng hoá hiệu quả, đảm bảo quy trình quản lý tốt nhất trong bài viết dưới đây nhé! 

Lý do doanh nghiệp cần có cách quản lý hàng hoá hiệu quả

Khi kinh doanh, một trong những công việc vô cùng quan trọng và cần thiết với doanh nghiệp chính là quản lý hàng hóa sao cho hiệu quả. Việc quản lý số lượng hàng hóa đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và hiệu suất cao trong việc quản lý quy trình sản xuất, vận chuyển và phân phối, đồng thời mang lại vô vàn những lợi ích quan trọng khác cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Nhà bán hàng sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc lên đơn, kiểm tra tồn kho của từng kênh bán hàng, nắm rõ vị trí hàng hóa, từ đó quá trình mua bán đều được diễn ra một cách nhanh chóng. Ngoài ra, khi có một quy trình quản lý hàng hoá hiệu quả sẽ giúp nhà bán hàng giảm đáng kể chi phí cho việc thuê, quản lý nhân sự.

Giúp tối ưu việc quản lý tồn kho và hàng hóa đang giao dịch

Tối ưu việc quản lý tồn kho

Quản lý hàng hóa hiệu quả đồng nghĩa với việc tối ưu hóa tồn kho. Doanh nghiệp sẽ chỉ duy trì lượng hàng tồn kho cần thiết. Kiểm soát tồn kho hiệu quả thông qua việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa nhập vào và bán ra giúp nhà bán hàng hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa quá mức. Điều này góp phần giảm thiểu chi phí lưu kho và nguy cơ hỏng hóc hoặc hết hạn của sản phẩm. Hơn nữa, việc dự đoán và quản lý tồn kho một cách hiệu quả có thể dẫn đến khả năng thương mại đàm phán tốt hơn và thông minh hơn với nhà cung cấp, giúp tiết kiệm chi phí nhập hàng hóa cho doanh nghiệp.

Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình hoàn thành đơn hàng

Hạn chế tối đa sai sót

Đối với những doanh nghiệp quy mô lớn với số lượng hàng hóa khổng lồ, hay với những doanh nghiệp nhỏ đang mới tập tành kinh doanh, việc quản lý hàng hóa hiệu quả sẽ giúp tránh mắc sai lầm khi xử lý khối lượng đơn đặt hàng quá nhiều hay sản phẩm sai, địa chỉ sai, giao hàng bị chậm trễ,… gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ ít khi mắc sai sót trong quá trình thực hiện đơn hàng khi chỉ giao một số lượng ít đơn hàng mỗi ngày, chỉ chọn đúng loại hàng hóa, đóng gói tốt, in nhãn vận chuyển và gửi đi.

Những nguyên nhân khiến doanh nghiệp thất thoát hàng hóa

Để giải quyết được tình trạng thất thoát hàng hoá hiệu quả, nhà quản lý cần đi tìm nguyên nhân, gốc rễ của vấn đề để từ đó đưa ra giải pháp kịp thời, ngăn chặn những hậu quả xấu.

Trên thực tế, tình trạng thất thoát hàng hoá được chung quy về 2 nhóm nguyên nhân cơ bản như sau:

Nguyên nhân thất thoát hàng hoá bên trong

Nguyên nhân bên trong khiến doanh nghiệp thất thoát hàng hóa

Do quy trình quản lý hàng hoá và cách phân quyền quản lý của doanh nghiệp cho nhân viên chưa cụ thể nên sẽ rất đến các tình trạng:

  • Kiểm kê hàng hoá không chính xác.
  • Dán nhầm tem mã vạch, tem giá của các sản phẩm.
  • Sắp xếp, trưng bày các sản phẩm lộn xộn, không theo trình tự, gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ sản phẩm.
  • Buông lỏng các công tác kiểm soát dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa từ chính nội bộ cửa hàng.
  • Thất thoát hàng hoá do nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi cá nhân.
  • Mất cắp do nhân viên không trung thực lấy tiền của khách hàng mà không hoàn trả lại cho doanh nghiệp.

Nguyên nhân thất thoát hàng hoá bên ngoài

Nguyên nhân bên ngoài khiến doanh nghiệp thất thoát hàng hóa

Dưới đây là nhóm nguyên nhân bên ngoài gây thất thoát hàng hoá: 

  • Khách hàng vào quầy lấy trộm sản phẩm (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
  • Khách hàng sử dụng tại chỗ những sản phẩm ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
  • Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những sản phẩm cần mua nhằm che mắt khiến cho nhân viên tính sai giá.

Nguyên nhân xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa mà hơn một nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi ăn trộm của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ và thực hiện hành vi gian lận. Từ đó có thể thấy, để khắc phục được tình trạng này thì doanh nghiệp phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý hàng hoá hiệu quả, theo một trình tự nhất định.

Top 9 cách quản lý hàng hoá hiệu quả nhất hiện nay

Để quản lý hàng hoá hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo 9 cách sau:

Lắp đặt camera quan sát hoạt động

Cách quản lý hàng hoá_Lắp đặt camera

Lắp đặt hệ thống camera tại các góc của cửa hàng, kho hàng sẽ giúp chủ shop giám sát được mọi hoạt động ra vào của khách hàng cũng như thái độ, năng suất làm việc của từng nhân viên. Bạn nên chọn vị trí phù hợp lắp camera để bao quát được mọi khu vực. Hãy chọn các loại camera có chất lượng cao, thu được âm thanh và hoạt động được vào ban đêm để thu về những hình ảnh, video chất lượng, rõ nét.

Dán nhãn cho từng sản phẩm

Nhà bán hàng nên dán nhãn và tem giá cho từng sản phẩm của mình để dễ dàng tìm kiếm, kiểm kê số lượng hàng hoá và quản lý hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc dán nhãn sản phẩm còn giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu mua sắm của mình. 

Cách quản lý hàng hoá_Dán nhãn cho sản phẩm

Để quản lý hàng hóa hiệu quả bằng cách dán nhãn cho sản phẩm, trước hết nhà bán hàng cần xác định loại nhãn phù hợp với sản phẩm đó và chúng cần chứa đủ thông tin cần thiết. Sau đó, nhà bán hàng hãy gắn nhãn với mã định danh duy nhất cho mỗi sản phẩm để thuận tiện hơn trong việc theo dõi và quản lý. Quy trình đánh nhãn cần được thực hiện đúng cách và nhất quán từ giai đoạn sản xuất cho đến giai đoạn giao hàng. Bằng cách tuân thủ các bước này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý hàng hóa, tăng cường tính chính xác và hiệu quả trong quá trình theo dõi và vận hành.

Sử dụng mã vạch

Nhà bán hàng có thể sử dụng mã vạch để theo dõi và kiểm soát thông tin về hàng hóa trong quá trình sản xuất, lưu kho và bán hàng. Quản lý các loại hàng hóa bằng mã vạch cho từng sản phẩm giúp cho nhà bán hàng dễ dàng theo dõi lịch sử xuất nhập, số lượng tồn kho, hạn sử dụng và thông tin chi tiết về sản phẩm, đồng thời đẩy nhanh quá trình bán hàng. Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể bóc mã vạch để tráo đổi giữa các sản phẩm và thực hiện hành vi gian lận. Do đó, nhà bán hàng có thể sử dụng các loại tem vỡ hay tem chống trộm để hạn chế tình trạng thất thoát hàng hoá do yếu tố bên ngoài.

Cách quản lý hàng hoá_Sử dụng mã vạch

Để quản lý hàng hóa bằng mã vạch hiệu quả, cần lập hệ thống quản lý mã vạch cho từng sản phẩm và sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để theo dõi số lượng hàng hóa và lịch sử xuất nhập. Đồng thời, đào tạo nhân viên cách sử dụng hệ thống và thường xuyên kiểm tra cập nhật dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quét mã vạch, check hàng thật giả miễn phí

Sắp xếp hàng hoá một cách khoa học

Cách quản lý hàng hoá_Sắp xếp hàng hoá một cách khoa học

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học mang đến nhiều hiệu quả trong việc quản lý hàng hoá. Nhà bán hàng nên phân chia khu vực từng loại hàng liên quan rõ ràng, sắp xếp chúng theo hạn sử dụng để hạn chế tình trạng tồn hàng hết hạn. Bên cạnh đó, nhà bán hàng cũng cần kiểm tra hàng hóa định kỳ để tránh tình trạng mất hàng và đánh giá mức độ tiêu thụ của từng sản phẩm tốt hơn. Hãy chú trọng quy tắc “Nhập trước xuất sau” khi sắp xếp hàng hoá để tránh thiếu hụt hàng. 

Quản lý hàng hoá theo hạn sử dụng

Cách quản lý hàng hoá_Quản lý hàng hoá theo hạn sử dụng

Nhà bán hàng nên quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng để hạn chế tồn đọng nhiều mặt hàng quá hạn gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Thông qua kiểm kê, nhà bán hàng sẽ tổng hợp những mặt hàng sắp hết hạn, từ đó xây dựng kế hoạch để bán hàng tồn nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo doanh thu. Ngoài ra, nhà bán hàng cũng nên sắp xếp hàng hóa theo hạn sử dụng bằng cách hàng nào nhập về trước sẽ xếp ra ngoài để bán trước.

Áp dụng quy tắc 80/20

Áp dụng quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20 trong quản lý hàng hoá nghĩa là 80% lợi nhuận thu về từ 20% hàng hóa chủ yếu trong cửa hàng. Để quản lý hàng hóa hiệu quả bằng cách áp dụng nguyên tắc 80/20, trước tiên cần xác định các sản phẩm quan trọng nhất (chiếm 80% doanh thu hoặc lợi nhuận) và tập trung tài nguyên vào việc quản lý chúng một cách chặt chẽ. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra và đánh giá lại dữ liệu để điều chỉnh chiến lược quản lý hàng hóa theo nguyên tắc 80/20 một cách linh hoạt và hiệu quả. Từ đó, nhà bán hàng sẽ quản lý tốt hơn và giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng.

Thống nhất quy trình xuất nhập hàng hoá

Cách quản lý hàng hoá_Thống nhất quy trình xuất nhập hàng hoá

Người bán nên xây dựng quy trình xuất – nhập hàng cụ thể để nhân viên thống nhất thực hiện theo, từ đó dễ dàng giám sát và tổng hợp tồn kho vào cuối tháng, cuối năm. Người quản lý hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều xuất – nhập hàng theo đúng quy trình đã đề ra. Đồng thời, tất cả các kiện hàng phải được kiểm tra một cách kỹ lưỡng, nhập kho và đóng gói cùng nhau để hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa.

Dùng thẻ kho chuyên dụng 

Dùng thẻ kho chuyên dụng 

Thẻ kho là loại giấy tờ chuyên dụng để ghi chép đầy đủ thông tin hàng hóa trong từng thời điểm bao gồm: số lượng hàng nhập vào – xuất ra, số lượng hàng tồn kho. Mỗi mặt hàng cần được đính kèm một thẻ kho riêng biệt và nhân viên cần cập nhật thông tin trên thẻ thường xuyên. Đây là cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình xuất – nhập kho, tổng hợp báo cáo tồn kho.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng hoá

Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa

Quản lý các loại hàng hóa bằng việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và cập nhật kịp thời tình hình hàng tồn kho. Ngoài ra, phần mềm quản lý còn giúp nhà bán hàng dễ quản lý đơn hàng, vận đơn và hạn chế nhầm lẫn, sai sót trong quá trình bán hàng. Đặc biệt, các phần mềm quản lý hàng hoá chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp  quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên và nắm bắt tình hình kinh doanh qua báo cáo doanh thu – lợi nhuận từng thời điểm.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý hàng hoá có thể kể đến như:

  • Quản lý tồn kho
  • Quản lý nhập hàng
  • Báo cáo tồn kho

Lời kết

Trên đây là chia sẻ về các cách quản lý hàng hoá hiệu quả dành cho doanh nghiệp, nhà bán hàng. Có thể thấy, quản lý hàng là yếu tố quan trọng và cần thiết trong quy trình kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hy vọng nội dung mà XSale chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về yếu tố này và tìm được cách quản lý, áp dụng thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến quản lý hàng hoá thì hãy liên hệ ngay với XSale để được hỗ trợ nhé.

Đánh giá bài viết này
Trang Nguyen
Trang Nguyen
Chuyên gia Tư vấn & Chuyển đổi số Bán hàng
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.