Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều phải quản lý hệ thống kho vận với số lượng hàng hóa lớn. Tuy nhiên, việc kiểm kê hàng tồn kho không đúng cách sẽ gây ra tình trạng tổn thất về hàng hóa và nguyên vật liệu. Việc này có thể dẫn đến thất thoát số lượng và giá trị của hàng hóa trong kho cũng như lãng phí tài sản của doanh nghiệp. Vậy hãy để XSale cung cấp cho bạn quy trình và phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất thông qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đếm và xác nhận số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa hiện có trong kho của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, đảm bảo rằng số lượng tồn kho được ghi lại trên sổ sách chính xác và phản ánh đúng tình trạng thực tế trong kho.
Trong quá trình kiểm kê, các nhân viên hoặc hệ thống tự động sẽ kiểm tra và ghi lại số lượng, giá trị và mô tả của từng mục hàng trong kho. Kết quả kiểm kê sẽ được so sánh với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho để phát hiện và điều chỉnh nếu có bất kỳ sai sót nào.
Tầm quan trọng của nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho giúp đảm bảo hoạt động sản xuất, chi phí kho bãi và thực hiện các đơn hàng. Nghiệp vụ này nếu được thực hiện một cách hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí và đảm bảo doanh nghiệp có đủ lượng hàng trong kho, tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt hàng hóa cung cấp.
- Hàng hóa được kiểm soát một cách nghiêm ngặt về số lượng, chất lượng và giá trị thực tế. Từ đó, người quản lý sẽ có được các thông tin quan trọng để định hình chiến lược bán hàng hiệu quả.
- Việc kiểm kê hàng hóa giúp ngăn chặn các hành vi tham ô, tránh mất mát tài sản và vi phạm quy định tài chính, đồng thời tăng cường trách nhiệm của người quản lý tài sản.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa đúng thời gian giúp phát hiện và xử lý các sai số giữa sổ sách và thực tế.
- Giúp giảm bớt lãng phí không cần thiết bằng cách giải phóng không gian lưu trữ và giảm công sức quản lý hàng tồn kho.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất
Nếu hoạt động kiểm kê hàng tồn kho chiếm phần lớn thời gian nhưng không mang lại hiệu quả cao thì có lẽ đã đến lúc doanh nghiệp cần xem xét lại quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Khi đã có sẵn các quy trình kiểm kê chuyên nghiệp, nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình kiểm kê kho hiệu quả nhất được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
Bước 1: Chuẩn bị cho việc kiểm kê hàng tồn kho
Để nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần có bước chuẩn bị cụ thể trước khi tiến hành kiểm kê hàng.
- Trước khi bắt đầu quá trình kiểm kê, cần thông báo cho các bộ phận liên quan để nhân sự chuẩn bị.
- Bố trí và phân công nguồn nhân sự cụ thể và quy định trách nhiệm cho từng cá nhân tham gia vào hoạt động kiểm kê. Thông thường, thủ kho và kế toán sẽ được phân công và phối hợp thực hiện cùng nhau.
- Xác định kế hoạch kiểm kê chi tiết, từ việc kiểm kê loại hàng hóa nào cho đến khu vực và thời gian kiểm kê xác định.
Bước 2: Tiến hành thực hiện kiểm kê hàng tồn kho
Dựa vào tính chất của từng loại sản phẩm kinh doanh mà các bước trong quy trình kiểm kê sẽ có sự khác biệt. Dưới đây sẽ là các bước của quy trình kiểm kê hàng tồn kho tiêu chuẩn và dễ thực hiện nhất mà các chuyên gia tại XSale đưa ra. Doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh các bước trong quy trình này để phù hợp với lĩnh vực và sản phẩm kinh doanh của mình.
- Lập bảng thống kê chi tiết về hàng tồn kho của doanh nghiệp thông qua các dữ liệu từ phần mềm quản lý. Thiết kế bảng kiểm kê hàng tồn gồm các cột thông tin như tên hàng hóa, số lượng hàng và các ghi chú cần thiết.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa tại kho và lần lượt điền các thông tin vào bảng kiểm kê. Doanh nghiệp nên yêu cầu 2 nhân sự đồng thời thực hiện hoạt động kiểm kê riêng biệt, độc lập để đối chiếu sau khi hoàn thành nghiệp vụ kiểm kê.
- Hoàn thành các thông tin kiểm kê và từ đó so sánh kết quả của hai biên bản kiểm kê để đối chiếu. Khi phát hiện chênh lệch, người phụ trách cần phải đếm lại để có được kết quả chính xác nhất.
Bước 3: Thống kê và tổng kết số liệu sau kiểm kê
Sau khi hoàn thành quá trình kiểm kê, cần so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi trong sổ sách và hiệu chỉnh nó để phù hợp với thực tế:
- Cần xác định số lượng hàng hóa tồn kho thực tế và so sánh với số liệu tương ứng trong báo cáo. Nếu có sự chênh lệch, thủ kho và kế toán phải cung cấp giải trình chi tiết để giải quyết vấn đề này.
- Sau khi đã giải trình, bộ phận kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sự chênh lệch dựa trên số liệu thực tế.
- Hoàn thành biên bản kiểm kê và yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận.
- Hoàn thành quy trình kiểm kê hàng tồn kho và chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ nguyên nhân gây ra sai lệch nếu có, để có biện pháp cho lần kiểm tra sau.
4 hình thức kiểm kê hàng tồn kho
Nhà quản lý doanh nghiệp cần chọn một phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với đặc thù hàng tồn kho và mô hình kinh doanh của mình.
Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là một hình thức kiểm kê được lên kế hoạch trước với một thời gian cụ thể theo hàng tháng, hàng quý, mỗi nửa năm hoặc theo chu kỳ cuối kỳ quy ước của công ty.
Kiểm kê bất thường
Kiểm kê bất thường (hay kiểm kê đột xuất) là một dạng kiểm kê không được lên kế hoạch trước, thường xảy ra bất ngờ do yêu cầu từ cấp trên hoặc các lý do đặc biệt. Kiểm kê bất thường được thực hiện khi thay đổi người quản lý kho, xảy ra các sự cố khẩn cấp (như mất trộm, cháy nổ) mà chưa xác định được mức độ thiệt hại.
Kiểm kê toàn bộ
Kiểm kê toàn phần là quá trình kiểm tra và đếm tất cả các mặt hàng và sản phẩm có sẵn trong kho một cách chi tiết và đầy đủ. Trong kiểm kê hàng tồn kho toàn phần, tất cả các mặt hàng trong kho được kiểm tra để xác định số lượng chính xác của từng mặt hàng và so sánh với số liệu trong hệ thống quản lý kho.
Kiểm kê từng phần
Kiểm kê từng phần là quá trình kiểm tra và đếm một phần nhỏ của hàng tồn kho trong kho, không bao gồm toàn bộ. Thay vì kiểm tra tất cả các mặt hàng, kiểm kê từng phần tập trung vào một phạm vi hạn chế như theo danh mục mặt hàng cụ thể, khu vực trong kho, hoặc theo một tiêu chí khác.
Để có cái nhìn rõ hơn về sự khác nhau giữa 4 phương pháp kiểm kê này, các doanh nghiệp cần xem xét các ưu và nhược điểm từng phương pháp này dựa vào bảng dưới đây:
| Kiểm kê định kỳ | Kiểm kê bất thường | Kiểm kê toàn bộ | Kiểm kê từng phần | |
|---|---|---|---|---|
| Ưu điểm | – Tạo ra một lịch trình kiểm kê dự định trước, giúp công ty lên kế hoạch và chuẩn bị cho quá trình kiểm kê. – Giúp duy trì tính chính xác của hàng tồn kho theo định kỳ. | – Phát hiện nhanh chóng và kịp thời xử lý các sự cố bất thường liên quan đến hàng hóa trong kho. – Giúp đảm bảo tính trung thực và chính xác của số liệu kho. | – Xác định chính xác số lượng hàng tồn kho và đối chiếu với số liệu trong hệ thống quản lý kho. – Theo dõi tổng quát về tình trạng hàng tồn kho. | – Tập trung kiểm tra một phần nhỏ của hàng hóa trong kho, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. – Linh hoạt trong việc lựa chọn phạm vi kiểm kê dựa trên nhu cầu và ưu tiên. |
| Nhược điểm | – Cần nhiều nguồn lực và thời gian. – Có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh trong quá trình kiểm kê. – Không thể phát hiện những sự cố bất thường diễn ra giữa các kỳ kiểm kê. | – Không được lên kế hoạch trước, gây rối loạn hoạt động hàng ngày của công ty. – Cần sự sắp xếp và phối hợp nhanh chóng để thực hiện kiểm kê bất thường. | – Đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. – Gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và làm tăng thời gian không hoạt động của kho. | – Không đảm bảo tính chính xác của toàn bộ hàng tồn kho. – Không phát hiện được sai sót hoặc chênh lệch ngoài phạm vi kiểm kê. |
Một số sai lầm dễ gặp phải trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho
Nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình kiểm kê hàng hóa trong kho, doanh nghiệp vẫn mắc phải một số sai lầm như sau:
Thiếu hụt nhân sự kiểm kê
Nhân sự kiểm kê hàng tồn kho cần có kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp để hoàn thành tốt công tác kiểm kê. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không chú trọng việc đào tạo nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa cho nhân viên. Nhân viên không hiểu rõ quy trình kiểm kê và các kỹ năng cơ bản có thể dẫn đến nhập sai thông tin, gây lãng phí thời gian tra soát và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tồn kho của doanh nghiệp.
Đôi khi, việc thuê bên ngoài có thể hiệu quả hơn so với sử dụng nhân sự nội bộ không được đào tạo nghiệp vụ đầy đủ và bài bản. Tuy nhiên, việc thuê bên ngoài không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần cung cấp nhân sự hỗ trợ việc kiểm kê. Người quản lý cần tiếp tục giám sát và đảm bảo rằng nhân viên thuê ngoài thực hiện đúng quy trình và được hỗ trợ khi cần thiết, bởi vì họ không có sự hiểu biết toàn diện về kho hàng của doanh nghiệp.
Chậm trễ trong việc giải quyết các lỗi phát sinh
Khi hoàn thành quá trình kiểm kê hàng tồn kho, một số nhà quản lý còn chậm trễ hoặc không tìm hiểu, điều tra nguyên nhân cụ thể của các sai sót, chênh lệch phát sinh. Từ đó, những vấn đề gốc rễ của các lỗi phát sinh trong nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn vẫn không được phát hiện và giải quyết. Điều này sẽ gây ra sự tái diễn sai sót trong các chu kỳ kiểm kê tiếp theo.
Thiếu sự giám sát ngay từ ban đầu
Nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho ở một số doanh nghiệp được thực hiện mà không có sự giám sát hay kế hoạch cụ thể ngay từ ban đầu. Chính vì vậy, hoạt động kiểm kê có thể bị mất phương hướng, từ đó làm giảm hiệu quả và mức độ chính xác trong quá trình kiểm kê.
>>> Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho mà doanh nghiệp bạn nên biết
Những phương pháp tối ưu việc kiểm kê hàng tồn kho
Để đảm bảo nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho diễn ra theo đúng quy trình, doanh nghiệp cần cân nhắc các cách thức kiểm kê phổ biến sau:
Phân loại hàng hóa tồn kho theo phương pháp ABC
Phân tích ABC trong quản lý tồn kho là một phương pháp phân loại và ưu tiên các mặt hàng trong kho dựa trên giá trị của chúng đối với doanh nghiệp. Phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng những mặt hàng quan trọng nhất đối với hiệu suất kinh doanh, đồng thời đảm bảo hoạt động quản lý tồn kho hiệu quả. Kỹ thuật phân loại này đem lại kết quả tốt hơn cho việc dự báo, kiểm soát và đảm bảo nguồn cung ứng.
Cụ thể, những mặt hàng có giá thành cao và số lượng ít sẽ thuộc nhóm A. Nhóm B sẽ bao gồm các loại hàng hóa có giá bán vừa phải và mặt hàng giá thấp, khả năng bán nhanh sẽ thuộc vào nhóm C. Doanh nghiệp cần ưu tiên quản lý và kiểm tra thường xuyên các loại hàng hóa nhóm A hơn so với nhóm khác.
Nắm rõ các thông tin của hàng tồn kho
Doanh nghiệp cần ghi chép và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến hàng tồn kho như mã hàng hóa, số lô, chi phí, nguồn gốc và nhà cung cấp.
Trước khi tiến hành kiểm kê, nắm rõ thông tin về hàng hóa trong kho giúp xác nhận tính chính xác của các thông tin đã được ghi lại trước đó. Doanh nghiệp có thể so sánh số liệu trong hệ thống quản lý hàng tồn kho với thông tin thực tế để phát hiện và sửa chữa bất kỳ sai sót nào trước, trong và sau khi bắt đầu kiểm kê.
Đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc
Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân sự nhập hàng và nhân viên kho có sự thống nhất và nhất quán trong cách làm việc. Điều này giúp hạn chế việc không khớp số liệu và quy trình kiểm kê diễn ra sai sót. Đồng thời, công việc trong nghiệp vụ kiểm kê sẽ trở nên suôn sẻ hơn, giảm thiểu các sai sót không cần thiết.
Bên cạnh đó, khi những nhân viên có liên quan đều áp dụng cùng một phương pháp, quy trình và tiêu chuẩn, khả năng xảy ra lỗi hoặc sai sót trong quá trình kiểm kê sẽ giảm đi đáng kể. Từ đó, kết quả của quá trình kiểm kê trở nên đáng tin cậy và chính xác hơn.
Ứng dụng công nghệ và phần mềm thông minh vào kiểm kê hàng hóa
Một trong những cách thực hiện nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho chính xác và hiệu quả là sử dụng công nghệ và phần mềm thông minh. Khi thủ kho và kế toán thực hiện ghi chép thông tin hàng tồn kho trong quá trình kiểm kê bằng phương thức thủ công sẽ dẫn đến những sai sót không đáng có, làm mất thời gian và lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.
Với sự phát triển của công nghệ, để tăng lợi thế cạnh tranh và độ chính xác trong công việc, doanh nghiệp nên lựa chọn ứng dụng hệ thống quản lý và kiểm kê hàng tồn kho. Công nghệ và phần mềm thông minh sẽ khiến công việc trở nên đơn giản và có tính chính xác cao hơn so với phương cách truyền thống.
>>> Đọc thêm: Top 17 phần mềm quản lý kho miễn phí, tốt nhất cho doanh nghiệp
Lời kết
Hy vọng rằng, bài viết của XSale đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quy trình, phương pháp và cách kiểm kê hàng tồn kho phổ biến và hiệu quả nhất. Nếu bạn vẫn còn có những thắc mắc về hoạt động kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với XSale để được hỗ trợ và tư vấn kỹ hơn nhé!
Xem thêm: 10 bí kíp giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả vượt bậc
