Cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho mà doanh nghiệp bạn nên biết

Đối với mọi doanh nghiệp, việc thực hiện kiểm kê hàng tồn kho đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, khi kiểm kê, việc xuất hiện các chênh lệch giữa hàng tồn kho thực tế và báo cáo hàng tồn kho trong sổ sách là không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện các biện pháp xử lý chênh lệch hàng tồn kho để giảm thiểu các thất thoát không đáng có và tránh hao hụt tài sản. Hãy để XSale cung cấp cho bạn những biện pháp xử lý chênh lệch hàng tồn kho dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao nhé!

Các cách hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho

Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho là nghiệp vụ được doanh nghiệp tiến hành kiểm kê các nguyên vật liệu để kịp thời phát hiện các chênh lệch giữa số liệu và sổ sách.

Khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho và phát hiện sự chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa kho thực tế và kho kế toán, doanh nghiệp cần tuân theo hướng dẫn hạch toán được quy định trong Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thiếu

Số lượng hàng thực tế kiểm kê ít hơn so với báo cáo hàng tồn kho trên sổ sách ghi nhận là một vấn đề khá phổ biến mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình kiểm kê, và cần được khắc phục ngay lập tức. Nguyên nhân có thể là do nhân viên quét mã vạch bị quên sót, hàng hóa bị hao hụt trong quá trình vận chuyển, hoặc có thể liên quan đến các vấn đề về gian lận và mất cắp. Khi đó, kế toán cần tìm ra được nguyên nhân thiếu hụt, đồng thời tiến hành xử lý các chênh lệch hàng tồn kho ghi nhận được sao cho khớp với số lượng thực tế nhất có thể.

Chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho 1

Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi kế toán vẫn chưa tìm thấy được nguyên nhân dẫn đến thiếu hụt hàng hóa so với sổ sách, kế toán cần ghi sổ theo cách sau:

  • Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.
  • Có TK 152 và 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ.
  • Có TK 155: Thành phẩm.
  • Có TK 156: Hàng hóa.

Số lượng hàng hóa thực tế thiếu trong định mức có thể cho phép, kế toán sẽ ghi sổ theo cách sau:

  • Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
  • Có TK 152: Nguyên vật liệu.

Số lượng thực tế thiếu ngoài định mức cho phép, kế toán sẽ ghi sổ theo cách sau:

  • Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.
  • Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.

Khi có biên bản xử lý về hàng tồn kho chênh lệch do bị hao hụt, kế toán sẽ ghi sổ theo cách sau:

  • Nợ TK 111, 334,… (Đây là phần mà tổ chức, cá nhân phải bồi thường).
  • Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Bao gồm các khoản hao hụt của hàng tồn kho, sau khi đã trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra và được phản ánh vào giá vốn hàng bán).
  • TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.

Hàng hóa thiếu hụt do bên giao hàng, cần yêu cầu bên bán giao bù, kế toán ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 152
  • Nợ TK 153    
  • Nợ TK 155    
  • Nợ TK 156    
  • Có TK 1381

Lỗi do quản lý, cá nhân sẽ phải chịu trách nhiệm, kế toán sẽ ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 1388
  • Nợ TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt) Hoặc Nợ TK 334 (Nếu trừ lương)
  • Có TK 1381

Khi có biên bản xử lý của các cấp có thẩm quyền, kế toán sẽ ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 111
  • Nợ TK 1388
  • Nợ TK 334 
  • Nợ TK 632 
  • Nợ TK 811
  • Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Khi đã xác định được các nguyên nhân và người chịu trách nhiệm bồi thường:

  • Nợ TK 138
  • Nợ TK 334
  • Nợ TK 632
  • Có TK 621
  • Có TK 627
  • Có TK 152
  • Có TK 153
  • Có TK 155
  • Có TK 156
  • Có TK 111
  • Có TK 112

Hạch toán chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho bị thừa

Mặt khác, số lượng hàng hóa thực tế kiểm kê hàng tồn kho lớn hơn báo cáo trong sổ sách có thể đến từ việc nhầm lẫn khi ghi số liệu làm báo cáo hoặc sai sót trong nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho hoặc do nhầm lẫn trong quá trình xuất kho,…

Chênh lệch sau khi kiểm kê hàng tồn kho 2

Khi chênh lệch sau kiểm kê hàng tồn kho bị thừa chưa xác định được nguyên nhân, kế toán xử lý bằng cách ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 152: Thừa nguyên liệu, vật liệu
  • Nợ TK 155: Thừa thành phẩm
  • Nợ TK 156: Thừa hàng hóa
  • Có TK 3381: Tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

Khi hàng hóa kiểm kê thừa trong định mức cho phép, kế toán sẽ ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
  • Có TK 632: Giá vốn hàng bán

Khi hàng hóa kiểm kê thừa trong định mức cho phép nhưng không xác định được nguyên nhân, kế toán sẽ ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
  • Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý

Khi có biên bản xử lý của các cấp có thẩm quyền, kế toán sẽ ghi sổ như sau:

  • Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
  • Có TK 411
  • Có TK 632
  • Có TK 3388
  • Có TK 642
  • Có TK 711

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất 

Một quy trình kiểm kê tiêu chuẩn thường được thực hiện qua 3 giai đoạn là trước, trong và sau kiểm kê. Doanh nghiệp nên tham khảo và ứng dụng quy trình sau để tránh phải mất thời gian, công sức để xử lý tình trạng chênh lệch hàng tồn kho.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Giai đoạn trước kiểm kê

Trước khi tiến hành kiểm kê kho, ban lãnh đạo và kế toán kho sẽ yêu cầu thực hiện việc kiểm tra kho theo định kỳ quy định hoặc kiểm tra đột xuất nếu có vấn đề phát sinh. Người có trách nhiệm tổng thể kiểm kê sẽ thông báo và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận và nhân sự liên quan tham gia vào quá trình kiểm kê.

Kế hoạch kiểm kê cần chứa các đầu mục sau: Kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho theo thứ tự khu vực, thứ tự các loại hàng hóa ưu tiên kiểm tra, tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm kê. Tùy theo đặc tính hàng tồn kho, đơn vị tính của hàng hóa để chọn phương pháp kiểm kê phù hợp và đem lại hiệu quả nhất.

Giai đoạn trong kiểm kê

Giai đoạn chính yêu cầu các doanh nghiệp thực hiện theo quy trình gồm 6 bước sau:

  • Bước 1: Tạo bảng kê hàng tồn kho theo danh sách được sắp xếp theo thứ tự và khu vực rõ ràng.
  • Bước 2: Tổ chức các nhóm kiểm tra, với ít nhất 2 thành viên trong mỗi nhóm để đảm bảo quy trình và chất lượng kiểm tra hàng thực tế tại kho. Hai người trong cùng một nhóm có thể tiến hành kiểm tra cùng nhau, nhưng phải ghi lại số liệu độc lập với nhau.
  • Bước 3: Thực hiện đối chiếu giữa 2 thành viên về số lượng hàng tồn kho để xem có chênh lệch không. Nếu có, 2 nhân viên cần thực hiện kiểm tra một lần nữa để đưa ra số liệu khớp với sổ sách nhất.
  • Bước 4: Sau khi hoàn thành bước trên, tiếp tục đối chiếu với số liệu hàng hóa tồn kho trên sổ sách cùng thời điểm. Nếu phát hiện chênh lệch, cần tìm ra nguyên nhân hoặc trao đổi thông tin với người chịu trách nhiệm quản lý kho.
  • Bước 5: Khi đã xác định nguyên nhân hoặc vấn đề nếu có, cần ghi chú lại để điều chỉnh số lượng hàng hóa cho phù hợp với số liệu đã kiểm tra.
  • Bước 6: Lập biên bản có xác nhận của các bên liên quan về quy trình kiểm tra hàng tồn kho, bao gồm kết luận và đề xuất phương án xử lý nếu có.

Một số tài liệu được sử dụng trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho:

Giai đoạn sau kiểm kê

Dựa vào đề xuất và kết luận được đưa ra trong Biên bản kiểm kê thực hiện ở giai đoạn trên, tất cả cá nhân có liên quan sẽ thực hiện xử lý giai đoạn này theo chỉ đạo và hướng dẫn của người có thẩm quyền.

>>> Xem thêm: Kiểm kê hàng tồn kho: Quy trình và Phương pháp kiểm kê hiệu quả

Một số kinh nghiệm khi kiểm kê hàng tồn kho để tránh sai lệch

Để hạn chế số lượng chênh lệch thừa hoặc thiếu khi kiểm kê hàng tồn kho, nhà quản lý cần phải có những biện pháp để xử lý chênh lệch này hiệu quả. Cùng tham khảo ngay một vài kinh nghiệm để xử lý chênh lệch hàng tồn kho:

Kinh nghiệm khi kiểm kê hàng tồn kho để tránh sai lệch

Sắp xếp kho hàng khoa học

Hàng tồn kho nên được sắp xếp theo một cách khoa học, đặt trên các pallet và được xếp theo hàng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp ngăn nắp và dễ quan sát trong quá trình kiểm tra và quản lý hàng tồn kho. Mỗi pallet nên được dán thẻ kho với mã tương ứng với mã hàng tồn kho trên báo cáo nhập xuất tồn, giúp thủ kho dễ dàng theo dõi và quản lý.

Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi và tránh các chênh lệch không đáng có, mọi cơ sở kinh doanh đều phải thực hiện nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Việc kiểm tra hàng tồn kho định kỳ có thể được tiến hành vào cuối mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm,… Nghiệp vụ kiểm kê định kỳ vừa giúp giảm thiểu được chi phí đáng kể so với kiểm kê kho thường xuyên, vừa đảm bảo các chênh lệch hàng tồn kho được phát hiện để xử lý kịp thời.

Kiểm tra lại quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Nhà quản lý nên tiến hành đánh giá lại quy trình kiểm soát hàng tồn kho hiện tại để xác định các vấn đề tiềm ẩn hoặc sai sót có thể xảy ra. Vấn đề chênh lệch hàng tồn kho có thể xuất hiện bởi quy trình kiểm soát hàng tồn còn lỏng lẻo và thiếu tính hệ thống. Chính vì vậy, để xác định nguyên nhân và hạn chế chênh lệch, doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình kiểm soát hàng tồn kho được áp dụng đúng và nghiêm ngặt.

Xác định nguyên nhân chênh lệch

Xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hiểu rõ tại sao có sự khác biệt giữa số lượng thực tế và số liệu ghi nhận trong sổ sách. Điều này cho phép doanh nghiệp xác định các vấn đề xảy ra trong quá trình quản lý hàng tồn kho, như lỗi hệ thống, sai sót trong nhập liệu, mất cắp hoặc lỗi đếm hàng. Khi đã hiểu rõ được nguyên nhân, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và ngăn chặn những sự cố tương tự trong tương lai.

Điều chỉnh số liệu và hạch toán tương ứng

Khi có chênh lệch trong hoạt động kiểm kê hàng tồn kho, hoạt động điều chỉnh số liệu và hạch toán tương ứng giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Từ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng thông tin về số lượng và giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng trong báo cáo tài chính, cung cấp thông tin chính xác cho các bên liên quan và người sử dụng báo cáo.

Lời kết

Hy vọng rằng qua bài viết trên,XSale đã giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản để xử lý đúng cách những chênh lệch có thể xảy ra trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến việc quản lý kho vận cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ của XSale để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhé!

Xem thêm: 10 cách quản lý kho hàng tránh thất thoát, hiệu quả vượt bậc

Đánh giá bài viết này
Phan Chi
Phan Chi
Chuyên gia nghiên cứu thị trường và Chuyển đổi số doanh nghiệp
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.