Chỉ vừa ra mắt vào cuối tháng 4/2022, TikTok Shop đã vượt mặt các sàn thương mại điện tử như Lazada, Tiki, Sendo, để vươn lên đứng thứ 2 chỉ sau Shopee. Số lượng người bán hàng trên nền tảng này càng tăng, song họ vẫn gặp khó khăn trong việc xử lý các đơn hàng. Vậy thì hãy để XSale cung cấp cho các nhà bán hàng cách quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả và dễ thực hiện nhất nhé!
Mục lục
Quản lý đơn hàng TikTok Shop là gì?
Quản lý đơn hàng trên TikTok là quá trình tiếp nhận và xử lý các đơn hàng, nhằm sắp xếp và giao sản phẩm cho người mua trên nền tảng TikTok.
Trước khi TikTok Shop ra đời, người mua muốn mua hàng trên TikTok thường phải thông qua các sàn thương mại điện tử khác. Người dùng chỉ duyệt qua nội dung trên TikTok và nhấp vào liên kết được đính kèm dưới video để chuyển hướng đến gian hàng trên sàn thương mại điện tử khác.
Tuy nhiên, với sự xuất hiện của TikTok Shop, quá trình mua hàng đã trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Quản lý đơn hàng TikTok Shop bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, xác nhận thông tin khách hàng và sản phẩm, xử lý thanh toán, đóng gói và vận chuyển hàng hóa, cũng như cung cấp thông tin vận đơn cho khách hàng. Một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả giúp cửa hàng duy trì quy trình kinh doanh mượt mà và tăng cường trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Những khó khăn khi quản lý đơn hàng trên TikTok Shop
Khó kiểm soát đơn hàng hoàn trả và hủy bỏ
Khi bán hàng trực tuyến, khách hàng có thể có nhu cầu đổi trả hoặc hủy bỏ đơn hàng. Trong khi đó, số lượng đơn hàng trên TikTok Shop của một số cửa hàng khá lớn, khiến chủ shop khó kiểm soát các đơn hàng hoàn về hoặc đơn hàng bị hủy.
Khó khăn trong quản lý kho hàng
Chủ shop có thể gặp nhiều vấn đề khi quản lý các dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho. Đồng thời, nhà bán hàng sẽ cảm thấy khó khăn trong việc nắm chi tiết số lượng hàng tồn kho, kiểm tra và cập nhật thông tin sản phẩm cũng như trạng thái của các đơn hàng cần xử lý trong quá trình bán hàng.
Yêu cầu sự xuất hiện thường xuyên của gian hàng
Khi người bán không đăng tải hoặc không hoạt động thường xuyên trên TikTok Shop, gian hàng của họ sẽ ít được xuất hiện trên Newsfeed của người dùng. Có nghĩa là khả năng người dùng thấy gian hàng của bạn sẽ giảm đi. Khi không có lượt truy cập vào gian hàng để xem sản phẩm, tức là có ít khả năng có đơn hàng mới.
Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng TikTok Shop đơn giản và hiệu quả nhất
Cùng tham khảo ngay 4 bước để quản lý đơn hàng TikTok Shop hiệu quả mà nhà bán hàng nào cũng cần phải biết rõ. Khi hiểu và nắm rõ cách thức quản lý đơn hàng sẽ giúp quá trình mua bán diễn ra nhanh chóng và tránh vi phạm các điều khoản của TikTok.
Bước 1: Xác nhận đơn hàng cho khách hàng
Sau khi khách hàng đặt hàng thông qua TikTok Shop, người bán cần kiểm tra lại thông tin chi tiết của đơn hàng để xác nhận có sẵn sản phẩm trong kho hay không trước khi tiến hành giao hàng. Trong trường hợp người bán phát hiện sản phẩm đã hết hàng hoặc không thể giao hàng cho khách hàng trên TikTok, người bán sẽ tuân theo quy tắc hoàn trả và hoàn tiền cho khách hàng theo các quy định sau đây.
- Người bán có thể được chủ động hủy đơn hàng trước khi đơn hàng chuyển thành trạng thái “Shipped”.
- Khi khách hàng không thực hiện thanh toán trong thời gian được quy định (có điều kiện áp dụng khác nhau) do người bán hoặc nền tảng đã đặt, đơn hàng sẽ bị hủy tự động.
- Tất cả người bán phải xử lý các yêu cầu hủy đơn hàng trong vòng 48 giờ tính từ thời điểm nhận được yêu cầu.
- Nếu người bán không thực hiện bất kỳ hành động nào đối với các yêu cầu đang chờ xử lý, các yêu cầu này sẽ tự động được chấp thuận.
- Khi mặt hàng đang trong tình trạng hết hàng hoặc hàng hóa trong kho bị hư hỏng, nhà bán hàng cần thông báo cho người mua và thực hiện hủy đơn hàng.
- Tất cả các thông báo về việc hủy đơn hàng phải được gửi đến khách hàng thông qua tính năng nhắn tin trong ứng dụng.
Bước 2: Đóng gói các sản phẩm mà khách hàng đã đặt hàng
- Nhà bán hàng cần phải đóng gói sản phẩm an toàn để hạn chế các rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Người bán nên xem xét lại toàn bộ các điều khoản, chính sách và điều kiện mới nhất của nhà vận chuyển để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra thuận lợi.
- Nhà bán hàng chỉ vận chuyển các sản phẩm được TikTok Shop và đơn vị vận chuyển ủy quyền.
- Không được phép đóng gói bất cứ sản phẩm nào mà không phải do khách hàng đặt trong các kiện hàng gửi cho khách hàng.
- Không được trả lại các sản phẩm để nhận ưu đãi hoặc thêm các thông tin không phù hợp vào đơn hàng.
- Không được phép đính kèm bất cứ loại tài liệu quảng cáo hay chương trình khuyến mãi trái phép nào như thẻ giá, tờ rơi, hoặc các nhãn dán không liên quan khác trong gói hàng.
- Nếu bạn muốn yêu cầu đóng gói đặc biệt cho các mặt hàng như chất lỏng, đồ dễ vỡ, đồ dễ hỏng, hàng dệt may, hàng nguy hiểm, pin, và những mặt hàng tương tự, vui lòng tuân theo hướng dẫn của TikTok Shop.
- Người bán được yêu cầu phải thông báo cho người vận chuyển nếu có bất kỳ mặt hàng nào đòi hỏi xử lý đặc biệt trước khi vận chuyển hàng.
Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Bước tiếp theo trong cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop là bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển để chuyển tới tay khách hàng.
Nhà bán hàng có thể giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển theo hai cách sau: tự lấy hàng và gửi hàng.
Đối với phương thức tự lấy hàng
- Trước khi lấy hàng, nhà bán hàng cần hoàn tất việc đóng gói và cập nhật trạng thái đơn hàng thành “shipped – chờ lấy hàng” trong vòng 72 giờ sau khi đặt hàng.
- Sau đó, người bán sẽ thông báo để người vận chuyển nhận kiện hàng trong vòng 48 giờ.
- Sau khi kiện hàng được vận chuyển, bên vận chuyển sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đã lấy” trên hệ thống. Trạng thái này sẽ được hiển thị trong phần “Quản lý đơn hàng” trong Trung tâm người bán.
- Trong trường hợp bên vận chuyển giao hàng chậm trễ, người bán có thể lựa chọn “Khiếu nại – Khiếu nại nhà cung cấp dịch vụ hậu cần” để đệ trình khiếu nại với TikTok Shop.
Đối với phương thức gửi hàng
- Trước khi vận chuyển, người bán phải hoàn thành việc đóng gói trong “Seller Central” và lựa chọn điểm vận chuyển gần nhất.
- Nhà bán hàng cần cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đã gửi – Đang chờ nhận hàng” trong vòng 72 giờ kể từ khi đặt hàng.
- Người bán cần chuyển kiện hàng đến điểm vận chuyển đã chọn trong vòng 48 giờ.
- Sau khi hàng đã được gửi đi, bên vận chuyển sẽ đến lấy hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống thành “Đang vận chuyển”. Trạng thái này của đơn hàng sẽ được hiển thị trong phần “Quản lý đơn hàng” của bạn trong Trung tâm người bán trên TikTok.
Bước 4: Theo dõi tình trạng giao hàng cho khách hàng
- Nhà bán hàng cần theo dõi tình trạng đơn hàng từ khi gửi hàng cho đến khi người nhận hàng xác nhận đã nhận được.
- Người bán có trách nhiệm chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến đơn hàng, dịch vụ hậu cần, và các vấn đề khác liên quan.
- Đối với phương thức vận chuyển của người bán, nếu sau 14 ngày kể từ ngày gửi mà khách hàng chưa nhận được đơn hàng, thì sẽ được xem như thất lạc.
- Trong quá trình giao hàng, nếu bên vận chuyển không giao kiện hàng đúng thời gian đã cam kết, thì sẽ được coi là giao hàng chậm trễ.
- Nếu người vận chuyển không thành công trong việc giao hàng hóa trong hai lần thời gian giao hàng đã cam kết, thì hàng hóa đó sẽ được coi là bị mất. Trong trường hợp các điều kiện giao hàng bất thường, như hư hỏng gói hàng, mất gói hàng hoặc chậm trễ vận chuyển, chúng tôi có thể hủy đơn đặt hàng và thông báo cho khách hàng để yêu cầu hoàn tiền.
Cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop: Xử lý từng đơn hàng và xử lý hàng loạt
Xử lý từng đơn hàng trên TikTok Shop
Khi xử lý đơn hàng trên TikTok Shop, bạn cần chọn “Sắp xếp vận chuyển” để hiện ra cửa sổ chứa thông tin của đơn vị vận chuyển, phương thức thu gom hàng (bao gồm lấy hàng và gửi hàng):
- Lấy hàng (Pick up): Nhà bán hàng lên lịch lấy hàng tại kho.
- Gửi hàng (Drop off): Gửi kiện hàng tại điểm gửi hàng gần nhất.
Sau khi chọn phương thức thu gom hàng, đơn hàng của bạn sẽ được nền tảng tạo nhãn vận chuyển. Khi hiển thị dòng chữ “xem logistics”, đồng nghĩa với việc nhãn vận chuyển đã được tạo xong. Nhãn vận chuyển sẽ bao gồm thông tin ID theo dõi.
Xử lý hàng loạt đơn hàng trên TikTok Shop
Khi có phát sinh 2 đơn hàng trở lên trong một khoảng thời gian nhất định, chúng ta có thể xử lý hàng loạt đơn hàng trên TikTok Shop để tiết kiệm thời gian và công sức. Ở trạng thái này, nhà bán hàng có thể thực hiện các thao tác hàng loạt như xuất đơn hàng, in hàng loạt, và vận chuyển hàng loạt.
Để xử lý hàng loạt đơn hàng, bạn cần đăng nhập vào Trung tâm người bán TikTok Shop, sau đó truy cập vào phần Quản lý đơn hàng > Đang giao > Chờ vận chuyển.
Khi lựa chọn vận chuyển hàng loạt, đơn vị vận chuyển sẽ nhận được thông báo để đến lấy hàng. Người bán cần xác nhận rằng các gói hàng đã được lấy và đóng gói. Nếu việc lấy gói hàng đã được xác nhận không thành công, điểm hiệu suất của cửa hàng sẽ bị ảnh hưởng và giảm đi.
Sau khi nhấp vào vận chuyển hàng loạt, người bán cần sắp xếp các gói hàng đã lọc và tiếp tục chọn phương thức lấy hàng hoặc gửi hàng. Sau khi xác nhận, nền tảng sẽ thông báo kết quả lịch lấy hàng cho bạn. Việc lấy hàng tận nơi sẽ được sắp xếp, tuy nhiên, bạn không thể chọn thời gian cụ thể vì thời gian lấy hàng phụ thuộc vào sự khả dụng của đơn vị vận chuyển.
Quản lý đơn hàng TikTok shop bằng phần mềm bán hàng
Quản lý đơn hàng của TikTok Shop bằng phần mềm bán hàng như XSale là một cách hiệu quả để tăng tính chuyên nghiệp và hiệu suất trong việc xử lý đơn hàng. Phần mềm XSale giúp tối ưu hoá quản lý đơn hàng với mức độ cải thiện lên tới 85%. XSale tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng và thủ tục quản lý, đồng thời dễ dàng theo dõi các đơn hàng phức tạp.
Khi sử dụng phần mềm bán hàng toàn diện XSale để quản lý đơn hàng TikTok Shop, bạn sẽ được trải nghiệm những tính năng nổi trội sau:
Kiểm tra danh sách đơn hàng nhanh chóng
Việc tích hợp trực tiếp đơn vị vận chuyển trên XSale đem lại nhiều tiện ích cho người dùng. Thay vì phải dùng nhiều ứng dụng vận chuyển khác nhau để kiểm tra giá cả và tình trạng đơn hàng, người dùng có thể dễ dàng thực hiện mọi thao tác ngay trên hệ thống XSale.
Bằng cách này, người bán tiết kiệm được thời gian và công sức, tối ưu hóa quá trình vận chuyển đơn hàng. Điều này cũng giúp tạo ra một trải nghiệm mua sắm tích hợp và toàn diện hơn cho người dùng.
Thao tác trên một nền tảng
Phần mềm này cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tạo và xử lý đơn hàng trực tiếp trên một nền tảng duy nhất. Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng và nền tảng khác nhau, người dùng có thể thực hiện mọi thao tác từ việc tạo đơn hàng đến xử lý thanh toán ngay trên XSale. Điều này giúp tăng cường hiệu suất công việc lên đến 20% bằng cách loại bỏ các bước trung gian và tối ưu hóa quá trình xử lý đơn hàng.
Ngoài ra, việc sử dụng một nền tảng duy nhất cũng giúp tiết kiệm thời gian di chuyển giữa các ứng dụng. Thay vì phải chuyển đổi giữa các giao diện và hệ thống khác nhau, nhân viên chỉ cần tập trung vào một môi trường làm việc, giảm bớt thời gian và công sức phát sinh từ việc điều chỉnh và thích nghi với các hệ thống khác nhau. Điều này không chỉ giúp tăng cường năng suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.
Kết nối đơn vị vận chuyển đa dạng và miễn phí
XSale tích hợp trực tiếp các 7 đối tác vận chuyển hàng đầu Việt Nam lên nền tảng mà không tính thêm bất kỳ chi phí trung gian nào. Thay vì bị ràng buộc bởi một số hạn chế trong việc chọn lựa đối tác vận chuyển, người dùng có thể dễ dàng truy cập và sử dụng các dịch vụ từ các đối tác đã được tích hợp sẵn trên XSale.
Không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển, XSale còn tạo ra một trải nghiệm mua sắm linh hoạt và thuận tiện hơn cho người dùng. Đồng thời, việc loại bỏ các chi phí trung gian cũng giúp giảm tổn thất và tối ưu hóa chi phí, tạo ra một môi trường kinh doanh có lợi cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng.
Lời kết
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn cách quản lý đơn hàng TikTok Shop mà bất cứ nhà bán hàng nào cũng có thể thực hiện được. Hy vọng rằng, bạn sẽ có thêm giải pháp hữu ích để giảm thiểu những phát sinh không đáng có trong quá trình bán hàng trên nền tảng này.
