Chi phí kinh doanh: Khái niệm, vai trò và cách tối ưu chi phí

Chi phí kinh doanh bao gồm tất cả các loại chi phí mà doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động bán hàng của mình. Bất cứ nhà bán hàng nào cũng cần phải hiểu rõ được toàn bộ các loại chi phí này để kiểm soát và tối ưu lợi nhuận. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng XSale làm rõ hơn về khái niệm này, cũng như tìm hiểu những giải pháp hữu hiệu để tối ưu chi phí một cách hiệu quả nhất.

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là các khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì hoạt động và tạo ra doanh thu. Chi phí này bao gồm các khoản như thanh toán cho nhà cung cấp, lương nhân viên, sửa chữa và bảo trì, thuế, tiền thuê nhà xưởng và mua sắm thiết bị.

Chi phí kinh doanh là gì

Tóm lại, khái niệm chi phí kinh doanh có thể được hiểu là các khoản chi phí được đo bằng tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sử dụng tài sản vật chất, lao động và các chi phí khác liên quan, nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh trực tiếp hoặc gián tiếp trong một khoảng thời gian nhất định. Đồng thời, các khoản phí này được bù đắp bằng doanh thu kinh doanh mà doanh nghiệp thu được trong giai đoạn đó.

Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí kinh doanh

Tối ưu hóa lợi nhuận

Quản trị chi phí tốt sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực tài chính hiệu quả để tránh tình trạng lãng phí, đồng thời tăng lợi nhuận. Thông qua việc kiểm soát và quản lý chi phí một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo đúng quy trình và phân bổ nguồn tiền đúng vào các hoạt động. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện lợi nhuận của mình.

Gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường

Khi doanh nghiệp biết cách quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất, quảng cáo, bán hàng và quản lý. Từ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và giữ được thị phần.

Giảm thiểu các tổn thất tài chính không đáng có

Khi quản lý chi phí tốt, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá tình hình tài chính của mình và từ đó có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng một cách kịp thời. Hơn nữa, việc kiểm soát chi phí hoạt động kinh doanh cũng giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro không đáng có và đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả nhất.

Dễ dàng hoạch định kế hoạch bán hàng

Nhìn vào chi phí nói riêng và bức tranh tổng thể tình hình doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý nhận ra những thông tin quan trọng, làm tiền đề để đưa ra các quyết định và chiến lược bán hàng thông minh và hợp lý. Thông qua việc phân tích chi phí và lợi nhuận, doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng đầu tư, mở rộng hoặc cắt giảm một phần hoạt động kinh doanh để tối ưu hóa kết quả kinh doanh. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định kế hoạch kinh doanh và đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp.

>>> Top 8 chiến lược bán hàng online hiệu quả bạn không nên bỏ qua

Tầm quan trọng của chi phí kinh doanh

Các loại chi phí kinh doanh

Chi phí hoạt động kinh doanh

Chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm các chi phí của hoạt động sản xuất, mua bán hàng hóa và tiêu thụ sản phẩm/dịch vụ. Đây là loại chi phí có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, bao gồm:

Giá vốn hàng hóa

Giá vốn hàng hóa là giá mua thực tế của hàng hóa được bán trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp để sản xuất sản phẩm. Trong khi đó, đối với doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán bao gồm giá mua của sản phẩm và chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng hóa được bán ra.

Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm/dịch vụ như phụ cấp lương, tiền lương nhân viên, phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa, phí quảng cáo, và tiền hoa hồng cho các đại lý,…

Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí được sử dụng để quản lý các hoạt động chung của doanh nghiệp và không có sự liên quan đến sản xuất hay bán sản phẩm.

Chi phí hoạt động tài chính

Đây là các chi phí liên quan đến việc đầu tư tài chính để sử dụng nguồn vốn hiệu quả, nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Các chi phí này bao gồm chiết khấu thanh toán cho khách hàng, chi phí cho việc vay và cho vay vốn, và các khoản dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán.

Các khoản chi phí khác

Ngoài các chi phí kể trên, các khoản chi phí khác phát sinh do các nghiệp vụ riêng biệt với các hoạt động để tạo ra doanh thu có thể bao gồm:

  • Chi phí thanh lý và nhượng bán tài sản cố định bao gồm cả giá trị còn lại của tài sản cố định khi được thanh lý hoặc nhượng bán (nếu có).
  • Các chi phí liên quan đến vi phạm hợp đồng và thu tiền phạt vi phạm hợp đồng.
  • Chi phí thu hồi nợ đã được xóa sổ.
  • Giá trị tổn thất của tài sản sau khi được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính hoặc các khoản bồi thường.

Công thức tính chi phí kinh doanh

Chi phí kinh doanh có thể được tính theo các công thức dưới đây:

  1. Tổng chi phí sản xuất kinh doanh theo các yếu tố = Phí mua hàng phát sinh trong kỳ (Tổng phát sinh bên Nợ TK 1562 trong kỳ) + Phí bán hàng + Phí quản lý doanh nghiệp.
  2. Giá vốn hàng hóa + Phí bán hàng + Phí quản lý doanh nghiệp = Chi phí cho vật liệu + Chi phí cho nhân công + Chi phí khấu hao và phân bổ + Chi phí cho dịch vụ mua ngoài + Các chi phí bằng tiền khác + (Các chênh lệch thành phẩm, sản phẩm dở dang ở đầu kỳ – cuối kỳ).
  3. Tổng chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố = Giá vốn hàng hóa + Phí bán hàng + Phí quản lý doanh nghiệp + Các chênh lệch thành phẩm, sản phẩm dở dang ở đầu kỳ – cuối kỳ.

Giải pháp tối ưu hóa chi phí kinh doanh

Tối ưu hóa chi phí Marketing

Khi doanh nghiệp quá tập trung vào việc thực thi các chiến dịch quảng cáo trả phí cho bên ngoài thì sẽ tiêu tốn một lượng ngân sách lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện việc tái cấu trúc chi phí dành cho hoạt động Marketing. Doanh nghiệp có thể tự triển khai và mở rộng các kênh Marketing khác như SEO, truyền thông qua mạng xã hội,… thay vì chú trọng quá nhiều vào Marketing thuê ngoài. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí cho hoạt động Marketing, đồng thời tăng cường hiệu quả và lợi nhuận thu được từ Marketing.

Tối ưu chi phí Marketing

Ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý kinh doanh

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí quản lý, chi phí nhân sự và giảm thiểu sai sót trong quá trình kinh doanh. Việc đầu tư vào các phần mềm quản lý, máy in, máy quét,… không đòi hỏi chi phí quá cao, nhưng lại mang lại hiệu quả quản lý tốt. Chính vì vậy, đây sẽ là khoản đầu tư mà doanh nghiệp cần cân nhắc để tối ưu các chi phí khác.

Xem thêm: Top 11+ Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp tốt nhất

Ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý kinh doanh

Tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên

Hiệu suất làm việc của nhân viên ảnh hưởng đến kết quả làm việc và chi phí của doanh nghiệp. Các loại chi phí có thể bao gồm chi phí nhân sự, chi phí dành cho các tổn thất do sai sót trong quá trình làm việc của nhân viên.

Tối ưu hiệu suất nhân viên

Doanh nghiệp nên đánh giá được khả năng làm việc của mỗi cá nhân và tiến hành bàn giao các nhiệm vụ phù hợp với từng nhân viên để mang lại hiệu quả tốt nhất. Việc này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ được trách nhiệm, vai trò của họ để tăng hiệu suất làm việc và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Lời kết

Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về các loại chi phí kinh doanh cũng như các giải pháp để tối ưu hóa chúng. Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng rằng, với những chia sẻ của XSale, các bạn đã có thêm kiến thức và bí quyết để tối ưu hóa chi phí kinh doanh của mình.

Đánh giá bài viết này
Phan Chi
Phan Chi
Chuyên gia nghiên cứu thị trường và Chuyển đổi số doanh nghiệp
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.