Chi phí bán hàng là gì? Nội dung, cách hạch toán và quản lý chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Đối với những người mới bắt đầu kinh doanh, việc hiểu rõ về khoản tài chính này và các quy định liên quan sẽ là một thách thức lớn. Chính vì vậy, hãy để XSale làm rõ khái niệm chi phí bán hàng là gì và những quy định hạch toán chi phí bán hàng cần nắm được ngay trong bài viết này nhé.

Chi phí bán hàng là gì? 

Chi phí bán hàng được hiểu là tất cả các chi phí liên quan đến việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Để tăng cường sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để tối ưu hóa khoản chi phí.

Căn cứ vào khoản 1, Điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định chi phí bán hàng như sau:

Chi phí bán hàng là tổng hợp các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí như chi phí tiếp thị và quảng cáo, chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí chào hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm và hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, và chi phí vận chuyển.

Chi phí bán hàng là gì

Chi phí bán hàng gồm những khoản nào?

Theo quy định tại khoản 2, điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận và theo dõi qua Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, bao gồm các loại sau đây:

Tên chi phíMô tả
Chi phí nhân viênBao gồm các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên thực hiện hoạt động đóng gói, bảo quản hàng hóa,… Các khoản này sẽ gồm tiền lương, tiền ăn, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
Chi phí vật liệu, bao bìĐây là các chi phí về vật liệu, bao bì dùng cho việc bảo quản, hàng hóa dịch vụ, nhiên liệu dùng cho việc bảo quản, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa khi tiêu thụ,…
Chi phí dụng cụ, đồ dùngBao gồm chi phí về dụng cụ, công cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa và sản phẩm như dụng cụ đo lường, phương tiện làm việc,…
Chi phí khấu hao tài sản cố định Bao gồm các chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, bảo quản như nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường chất lượng,…
Chi phí bảo hành Phản ánh các khoản chi phí bảo hành cho hàng hóa và sản phẩm.
Chi phí dịch vụ thu ngoàiBao gồm các chi phí dịch vụ phục vụ cho bán hàng như tiền thuê kho bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa, tiền hoa hồng cho các đại lý bán hàng,…
Chi phí bằng tiền khác Bao gồm các chi phí phát sinh khác như chi phí cho giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng,…

Sự khác biệt giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với nhiều nhà bán hàng mới, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn. Vậy thì sự khác biệt giữa hai khái niệm này là gì? Hãy cùng XSale phân biệt nhé.

Chi phí bán hàng: là các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ. Các chi phí này được theo dõi chi tiết theo từng mục như lương nhân viên bộ phận bán hàng, vật liệu văn phòng, bao bì, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được sử dụng để ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý và điều hành của doanh nghiệp, bao gồm:

  • Chi phí lương của nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp theo lương).
  • Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp.
  • Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định sử dụng cho quản lý doanh nghiệp.
  • Thuế môn bài.
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax,…).
  • Các chi phí khác liên quan (hội nghị khách hàng, tiếp khách,…).

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được sử dụng để ghi nhận các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp.

Kết cấu của chi phí bán hàng

Theo quy định tại khoản 2, điều 91 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được quy định như sau:

  • Bên Nợ: Phản ánh các chi phí phát sinh liên quan đến quy trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.
  • Bên Có: Là các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ.

Chi phí bán hàng được chuyển sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản 641 – Phí bán hàng bao gồm 7 tài khoản cấp 2 như sau:

  • Tài khoản 6411 – Phí cho nhân viên.
  • Tài khoản 6412 – Phí vật liệu, bao bì.
  • Tài khoản 6413 – Phí dụng cụ, đồ dùng.
  • Tài khoản 6414 – Phí khấu hao Tài sản cố định (TSCĐ).
  • Tài khoản 6415 – Phí bảo hành.
  • Tài khoản 6417 – Phí dịch vụ mua ngoài.
  • Tài khoản 6418 – Các khoản phí bằng tiền khác.

Hướng dẫn chi tiết hạch toán chi phí bán hàng

Căn cứ vào khoản 3, Điều 91 thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp hạch toán chi phí bán hàng theo một số nghiệp vụ sau:

Chi phí dành cho nhân viên phục vụ trong quá trình bán hàng

  • Nợ TK 641 – Phí bán hàng.
  • Có các TK 334, 338,…

Giá trị vật liệu và dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng

  • Nợ TK 641 – Phí bán hàng.
  • Có các TK 152, 153, 242.

Phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng

  • Nợ TK 641 – Phí bán hàng.
  • Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

Chi phí dịch vụ mua ngoài hỗ trợ hoạt động bán hàng

Một số chi phí dịch vụ mua ngoài hỗ trợ hoạt động bán hàng bao gồm chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…) và chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ.

Trong trường hợp những chi phí này có giá trị không lớn và được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng. Các bút toán để ghi nhận chi phí này như sau:

  • Nợ TK 641 – Phí bán hàng.
  • Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có).
  • Có các TK 111, 112, 141, 331,…

Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, các bút toán để ghi nhận chi phí như sau:

  • Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định vào mức chi phí bán hàng:
    • Nợ TK 641 – Phí bán hàng.
    • Có TK 335 – Phí phải trả (trong trường hợp việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa được nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
    • Có TK 352 – Phí dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho tài sản cố định theo các yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng định kỳ).
  • Khi chi phí sửa chữa tài sản cố định trong thực tế phát sinh:
    • Nợ các TK 335, 352
    • Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng đã được khấu trừ
    • Bao gồm các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

Chi phí dành cho bảo hành hàng hóa và sản phẩm

Khi doanh nghiệp bán hàng cho khách có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa, các bút toán để xác định chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành và trích trước dự phòng phải trả như sau:

  • Nợ TK 641 – Phí bán hàng.
  • Có TK 352 – Phí dự phòng phải trả.

Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá như sau:

  • Trong trường hợp số dự phòng cần trả phải lập ở kỳ kế toán này có giá trị lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành hàng hóa, sản phẩm đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết, số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí:
    • Nợ TK 641 – Phí bán hàng (6415)
    • Có TK 352 – Phí dự phòng phải trả.
  • Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết, số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:
    • Nợ TK 352 – Dự phòng cần phải trả
    • Có TK 641 – Phí bán hàng (6415).

Sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại và quảng cáo

Trong trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (bản chất giao dịch trong trường hợp này là giảm giá hàng bán). Bút toán để ghi nhận là như sau:

  • Nợ TK 641 – Phí bán hàng (Phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hoá).
  • Có các TK 155, 156.

Trong trường hợp doanh nghiệp được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà phân phối, nhà sản xuất để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối, các bút toán cần để ghi nhận là như sau:

  • Khi thực hiện việc nhận hàng từ nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để quảng cáo và khuyến mại cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chính xác số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại dành cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
  • Khi chương trình khuyến mại kết thúc, nếu không cần phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không cần phải trả lại.

Sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng

Trường hợp sản phẩm, hàng hoá được sử dụng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp, các bút toán để ghi nhận là như sau:

  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng hoá).
  • Có các TK 152, 153, 155, 156.

Nếu cần kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Trường hợp sản phẩm, hàng hoá được sử dụng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên và được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, các bút toán để ghi nhận là như sau:

  • Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá trị thanh toán).
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (con số cụ thể).

Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá và nguyên vật liệu trực tiếp (NVL) được sử dụng để biếu, tặng cán bộ công nhân viên và người lao động như sau:

  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
  • Có các TK 152, 153, 155, 156.

Làm thế nào để doanh nghiệp quản lý chi phí bán hàng hiệu quả?

Thiết lập quy trình quản lý chi phí bán hàng

Chi phí mà mỗi doanh nghiệp phải chi trả cho hoạt động vận hành kinh doanh là khác nhau. Không một công ty nào, dù kinh doanh trong cùng một ngành hàng, lại có cấu trúc chi phí giống nhau được. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một quy trình quản lý chi phí đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Quy trình này bao gồm việc xác định các khoản chi phí, theo dõi chúng và đưa ra các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.

Xây dựng quy trình quản lý chi phí bán hàng

Có một quy trình hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp liên tục theo dõi được sự thay đổi của dòng tiền liên quan đến chi phí, đồng thời thực hiện nghiệp vụ kinh doanh dễ dàng và chính xác hơn. Quy trình quản lý chi phí này có thể thay đổi trong tương lai, theo từng giai đoạn phát triển của mỗi doanh nghiệp.

Phân bổ chi phí bán hàng một cách hợp lý

Như XSale đã liệt kê bên trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy có rất nhiều loại chi phí bán hàng khác nhau mà doanh nghiệp phải trả trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp cần làm là phân bổ và phân chia chi phí cho các hoạt động bán hàng một cách hợp lý, nhằm đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực tài chính.

Phân bổ chi phí hợp lý

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự hiểu biết rõ ràng về cấu trúc chi phí của mình. Sau khi đã phân loại các chi phí cần thiết, doanh nghiệp cần phân bổ xem mỗi loại chi phí đó có hạn mức là bao nhiêu. Không nên lập hạn mức quá thấp hoặc quá cao, để tránh những rủi ro không đáng có.

Cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết

Doanh nghiệp phải chi trả cho rất nhiều chi phí trong quá trình kinh doanh. Song song với những chi phí đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp chính là những chi phí không có tác dụng, nên được cắt bỏ. Chính vì vậy, việc loại bỏ hoặc giảm bớt các khoản tài chính không cần thiết trong quá trình bán hàng là một việc rất quan trọng nên được thực hiện, để tránh lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp. Việc này có thể bao gồm việc cắt giảm chi phí nhân công không cần thiết, giảm chi phí vật liệu, hay tối ưu hóa quy trình làm việc.

Cắt giảm chi phí không cần thiết

Ví dụ như có những cửa hàng thuê quá nhiều nhân viên, nhưng làm việc không hiệu quả, không mang lại thêm doanh thu bán hàng. Chính vì thế mà cửa hàng phải cắt giảm bớt những nhân sự không đem lại lợi nhuận cũng như các chi phí liên quan như tiền lương, phúc lợi. Ngoài ra, có một vài chi phí bị lãng phí mà có thể chính doanh nghiệp không tự nhìn ra được. Đó là những chi phí hoạt động thường nhật, bao gồm: chi phí nước, chi phí điện, chi phí đi lại,… bị sử dụng một cách lãng phí. Với các chi phí như điện nước, công ty nên mạnh tay phạt nặng các nhân viên dùng không đúng quy định. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc chi tiền cho các khoản như khi đi công tác, tiếp khách chỉ trong trường hợp thực sự cần thiết.

Sử dụng phần mềm quản lý chi phí bán hàng

Trước đây, để quản lý chi phí bán hàng, chúng ta sẽ phải mất khá nhiều thời gian khi làm việc thủ công. Chưa kể, những lỗi sai có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý chi phí, giảm thiểu sai sót trong việc tính toán chi phí.

Sử dụng phần mềm quản lý chi phí bán hàng

Phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp nắm bắt và điều chỉnh các khoản chi phí một cách chính xác và nhanh chóng. Nhờ vào công nghệ, doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ các khoản chi phí kinh doanh. Dữ liệu tự động được cập nhật và đồng bộ hóa với hệ thống dữ liệu chính của công ty, cho phép trình bày số liệu và tạo báo cáo để nhà quản lý có thể kiểm tra và theo dõi bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, việc đầu tư vào phần mềm quản lý đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng để chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của mình.

Lời kết

Hy vọng rằng qua bài viết này, XSale đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về chi phí bán hàng, cũng như cách hạch toán khoản chi phí này theo đúng quy định và cách quản lý chi phí hiệu quả mọi doanh nghiệp cần biết. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì liên quan đến chủ đề này, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ XSale để được tư vấn và hỗ trợ nhé.

Đánh giá bài viết này
Phan Chi
Phan Chi
Chuyên gia nghiên cứu thị trường và Chuyển đổi số doanh nghiệp
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.