Đối với nhiều chủ bán hàng, việc quản lý đơn hàng bằng Excel vẫn là một lựa chọn hàng đầu trong những phương thức quản lý phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách quản lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Cùng XSale khám phá ngay cách làm & mẫu file quản lý đơn hàng trong Excel được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất.
Mục lục
Quản lý đơn hàng bằng Excel là gì?
Quản lý đơn hàng bằng Excel là quá trình sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để ghi nhận, theo dõi, và quản lý thông tin liên quan đến các đơn hàng hoặc giao dịch mua bán trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Excel cung cấp một nền tảng linh hoạt cho việc tạo và tùy chỉnh các bảng tính để quản lý các khía cạnh của quá trình đặt hàng và giao hàng.
Quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp với đối tượng nào?
Dựa vào nhu cầu sử dụng cũng như số tiền doanh nghiệp có thể bỏ ra để quyết định về cách thức quản lý đơn hàng phù hợp, thuận lợi cho cửa hàng. Quản lý đơn hàng bằng Excel thường dùng cho:
- Chủ shop online: các chủ shop bán hàng online thường đề cao sự đơn giản, linh hoạt và tiết kiệm chi phí bởi họ có nguồn lực tài chính hạn chế.
- Chủ doanh nghiệp nhỏ: các doanh nghiệp nhỏ lẻ thường có lượng sản phẩm và đơn hàng ít, cũng như chỉ cần yêu cầu quản lý các thông tin đơn giản.
- Chủ cửa hàng: excel có thể đáp ứng những nhu cầu đơn giản không quá phức tạp, vì vậy rất hợp với các chủ cửa hàng chỉ cần kiểm tra và tổng kết những thông tin liên quan đến các đơn hàng.
03 Mẫu file quản lý đơn hàng Excel được nhiều nhà bán hàng chọn lựa
Được đánh giá là một công cụ hữu ích trong quản lý, Excel giúp bạn theo dõi tình hình đơn hàng một cách thuận tiện và hiệu quả hơn. Dưới đây mà 3 mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel mà nhiều nhà bán hàng tin dùng.
File quản lý trạng thái đơn hàng
File excel theo dõi đơn đặt hàng theo trạng thái giúp bạn nắm rõ tình hình của các đơn hàng: đơn đã được giao chưa, khách hàng đã nhận chưa hay khách hàng đã thanh toán hóa đơn chưa,…
Để tạo một file Excel quản lý trạng thái đơn hàng, cần có các cột nội dung sau:
- Tên sản phẩm đơn hàng
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Trạng thái đơn hàng
- Tên nhân viên phụ trách (nếu có)
- Tên khách hàng
Nhờ các thông tin cụ thể này, nhà bán hàng có thể dễ dàng phản hồi và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Điều này tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, mang đến sự hài lòng khi mua hàng và nâng cao uy tín thương hiệu.
File quản lý đơn hàng phát sinh
Đây là một mẫu file Excel đặc biệt dành cho việc quản lý đơn hàng phát sinh trong ngày tại tất cả các cửa hàng, nên được tích hợp và liên kết chặt chẽ với file quản lý trạng thái để theo dõi được tối ưu đơn hàng.
Để quản lý tốt đơn hàng phát sinh một cách chi tiết, file Excel cần phải có các mục sau:
- Ngày lên đơn hàng
- Trạng thái đơn hàng
- Thông tin khách hàng
- Thông tin sản phẩm
- Số lượng sản phẩm
- Tổng số tiền
Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh, bổ sung hoặc cắt giảm thông tin để phù hợp với nhu cầu quản lý đơn hàng cụ thể của mình.
File báo cáo đơn hàng
File báo cáo đơn hàng nên gồm các thông tin chi tiết dưới đây:
- Ngày tháng lên đơn
- Doanh số
- Trạng thái đơn hàng
- Số lượng hàng hóa
- Nhân viên phụ trách (nếu có)
- Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có)
Excel cung cấp một môi trường linh hoạt giúp tự động hóa quy trình tính toán và phân tích dữ liệu. Thực hiện việc thống kê và báo cáo thông qua file Excel mang lại sự thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng sổ sách truyền thống. Với các dữ liệu đã được nhập, chủ cửa hàng có thể sử dụng các hàm tính toán để phân tích và đánh giá tình hình bán hàng của toàn bộ doanh nghiệp.
Ưu – nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng Excel
Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng Excel
Thống kê dữ liệu một cách dễ dàng
Quản lý đơn hàng bằng Excel mang lại cho nhà bán hàng sự tiện lợi và dễ dàng trong khi theo dõi và quản lý thông tin. Bảng dữ liệu được trình bày rõ ràng theo từng cột và hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng nắm vững thông tin và thực hiện các thao tác một cách dễ nhất.
Tìm kiếm thông tin nhanh chóng
Sau khi dữ liệu được nhập vào file Excel, thông tin sẽ được tổ chức và sắp xếp một cách có logic theo các tiêu chí khác nhau mà nhà bán hàng phân ra. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể dễ dàng tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và cụ thể khi cần thiết.
Thậm chí, việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về một đơn hàng cũng trở nên dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các thao tác tổ hợp phím. Điều này thể hiện rõ sự hiệu quả và tiện ích của việc quản lý đơn hàng bằng Excel mà sổ sách truyền thống không thể làm được. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và đạt được độ chính xác cao hơn trong quá trình tìm kiếm.
Đặt hàm tính cho các file thống kê, báo cáo
Triển khai tính toán trên các tệp có số liệu lớn và đa dạng có thể tốn rất nhiều thời gian thực hiện bằng các phương pháp thủ công thông thường. Đây là lý do tại sao việc sử dụng các hàm tính trong Excel là một hỗ trợ tối ưu cho việc quản lý đơn hàng.
Ví dụ, chủ cửa hàng có thể dễ dàng tạo các báo cáo về doanh thu đơn hàng cho cửa hàng bằng cách sử dụng hàm tính tổng cho cột doanh thu. Điều này giúp chủ cửa hàng nhanh chóng thu được con số chính xác về doanh thu từ các giao dịch bán hàng.
Hoàn toàn miễn phí
Excel là một phần mềm vô cùng phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay mà không phải trả phí. Nhà bán hàng có thể dễ dàng tải công cụ này về máy tính từ bất kỳ nguồn nào trên Internet. Do đó, Excel trở thành lựa chọn hàng đầu đối với các doanh nghiệp trong việc số hóa các hoạt động kinh doanh của mình.
Nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel
Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ
Việc quản lý đơn hàng bằng Excel thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và lượng đơn hàng không quá lớn. Khi doanh nghiệp mở rộng và số lượng đơn hàng tăng lên, việc sử dụng Excel có thể trở nên gây khó khăn trong việc theo dõi và xử lý thông tin đơn hàng một cách chính xác.
Các hàm tính trong Excel cần nhập chính xác
Để thực hiện các hàm tính trên Excel một cách chính xác, người quản lý cần phải có kiến thức cơ bản về cách sử dụng các công cụ và công thức trong phần mềm. Nếu người quản lý không nhập đúng các hàm có thể dẫn đến việc thông tin về đơn hàng bị nhầm hoặc các sai sót khi tính doanh thu lợi – nhuận.
Bảo mật Excel không cao
Khi sử dụng file quản lý đơn hàng trên Excel, doanh nghiệp cần phải cân nhắc đến rủi ro liên quan đến tính bảo mật dữ liệu bởi việc lưu trữ tệp trong máy tính cá nhân có thể dẫn đến nguy cơ mất mát dữ liệu bởi nhiều người dùng có thể truy cập hoặc nhiễm virus. Hậu quả dẫn đến ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Excel không hỗ trợ trực tuyến
Điều này có nghĩa là thông tin và tệp Excel thường chỉ có thể truy cập và sử dụng trên máy tính cụ thể nơi tệp đó được lưu trữ. Hạn chế này có thể gây khó khăn đối với các doanh nghiệp cần tiếp cận thông tin đơn hàng từ nhiều vị trí khác nhau.
Vì vậy, việc chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng chuyên dụng có thể trở thành lựa chọn tốt hơn để đảm bảo hiệu quả và sự mở rộng của hoạt động kinh doanh. Thuộc top 10 phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại miễn phí, giá rẻ, XSale cho phép người dùng xử lý đơn hàng hiệu quả bởi các tính năng hiện đại của nó. Phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng thao tác đơn giản trên một nền tảng, xử lý đơn hàng nhanh chóng mà có thể chọn lựa 1 trong 7 đơn vị vận chuyển được liên kết sẵn trong ứng dụng để giao hàng ngay lập tức.
Lời kết
Bài viết trên đây là cách quản lý đơn hàng bằng Excel phổ biến nhất được nhiều nhà bán hàng hiện nay sử dụng. XSale đã đưa ra các file excel quản lý phù hợp và thuận tiện nhất, hy vọng giúp doanh nghiệp gỡ bỏ được khó khăn trong quy trình quản lý các đơn đặt hàng chỉ với vài thao tác đơn giản.
Xem thêm:
