Với sự phát triển của công nghệ, các công cụ quản lý sản phẩm ngày càng được hiện đại hóa. Trong đó, SKU được biết đến là công cụ sử dụng từ lâu và mang lại được những hiệu quả rõ rệt hơn. Mã SKU có vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán hàng và quản lý kho. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng còn chưa thực sự hiểu về mã SKU. Hãy để XSale giải thích kĩ cho bạn khái niệm mã SKU là gì và cách tạo mã đúng quy chuẩn nhé.
Mục lục
Mã SKU là gì?
Mã SKU (Stock-Keeping Unit) là một hệ thống định danh duy nhất được sử dụng trong quản lý hàng hóa. Mã SKU của sản phẩm thường là một chuỗi ký tự hoặc số được gán cho mỗi mặt hàng cụ thể, và nó thường bao gồm thông tin như kích thước, màu sắc, bao bì, kiểu dáng, nhà sản xuất, và các thuộc tính khác của sản phẩm.
Mã SKU được sử dụng để phân biệt và theo dõi các sản phẩm trong quá trình lưu kho, bán hàng và quản lý kho. Đặc biệt, SKU không hề bị giới hạn về số lượng dù số lượng hàng hóa của cửa hàng có lớn tới mức nào.
Mã SKU có phải barcode không?
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa mã SKU và Barcode (hay còn gọi là mã vạch). Tuy nhiên, hai loại mã này có sự khác biệt rõ ràng, cụ thể như sau:
| SKU | Barcode | |
|---|---|---|
| Độ dài ký tự | Thường có độ dài không quá 10 ký tự, có cả chữ và số. | Mã số hàng hóa: Có 12 ký tự, toàn bộ đều là số. Mã vạch: Sự kết hợp giữa các khoảng trắng và các dải vạch đen. |
| Quy tắc đặt tên | Có thể thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp và không có quy ước chung. | Được chuẩn hóa và tuân theo mã số quốc gia quy định bởi Tổ chức GS1. |
| Đặc điểm | Một sản phẩm có thể có nhiều mã SKU khi được phân phối, lưu kho ở các đơn vị, doanh nghiệp khác nhau. | Một sản phẩm chỉ có một mã barcode duy nhất. |
| Mục đích sử dụng | Được tối ưu hóa cho việc kiểm soát kho hàng nội bộ trong đơn vị kinh doanh | Được sử dụng cho việc nắm được thông tin như một quy ước có sẵn và tính giá thanh toán trong bán hàng. |
Tầm quan trọng của mã SKU trong quản lý kho hàng và bán hàng
Không phải ngẫu nhiên mà mã SKU trở thành một trường thông tin quan trọng và cần thiết đối với nghiệp vụ kiểm soát kho hàng nội bộ. Đây không phải là một dãy ký tự vô nghĩa khi mà mã SKU sẽ giúp nghiệp vụ quản lý kho hàng và bán hàng trở nên dễ dàng hơn.
- Cung cấp thông tin chính xác và chi tiết về từng sản phẩm. Từ đó, giúp rà soát và phân tích dữ liệu bán hàng, định giá sản phẩm, và đưa ra cách thức để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
- Giúp cho việc quản lý đặt hàng dễ dàng và chính xác. Khi đặt hàng mới, mã SKU là thông tin quan trọng giúp nhân viên đảm bảo rằng sản phẩm đúng loại và số lượng được đặt mua.
- Giúp phân loại và phân nhóm các sản phẩm theo các thuộc tính và thông số cụ thể. Từ đó, giúp nhân viên tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi doanh số bán hàng, lợi nhuận và hiệu suất của từng sản phẩm, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh.
Hướng dẫn tạo mã SKU để quản lý hàng hóa hiệu quả
Một mã SKU sản phẩm cần chứa đựng các yếu tố sau:
- Tên thương hiệu hoặc tên nhà sản xuất.
- Thông tin mô tả về sản phẩm như chất liệu (lụa, cotton, gấm,…); hình dáng (ngắn, dài,…).
- Thời gian mua hàng.
- Kho lưu trữ hàng hóa.
- Màu sắc của sản phẩm.
- Kích cỡ của sản phẩm.
- Tính trạng sản phẩm đang còn mới hay đã qua sử dụng.
Vì mã SKU được tạo ra cho mục đích sử dụng nội bộ, không có quy tắc bắt buộc nào mà bạn phải tuân theo khi tạo ra một hệ thống mã SKU cho doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, việc tuân thủ một số quy ước sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý hàng hóa hơn, đồng thời đảm bảo các mã SKU của bạn tương thích với các công ty và phần mềm bên ngoài, nếu bạn cần làm việc với một đối tác vận chuyển.
Có 2 cách bạn có thể sử dụng để tạo mã SKU cho sản phẩm của doanh nghiệp mình: tạo mã tự động với sự trợ giúp của phần mềm và tạo mã thủ công.
Tạo mã SKU tự động với IMS hoặc POS
Một trong số những cách dễ nhất để tạo mã SKU là thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) hoặc hệ thống điểm bán hàng (POS).
IMS và POS có thể giúp doanh nghiệp theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng và tình trạng hàng hóa trong kho. Và hầu hết hai phần mềm này đều có tính năng SKU tự động, vì vậy mỗi sản phẩm được nhập vào hệ thống sẽ được gán một SKU duy nhất.
Tuy nhiên nếu bạn không sử dụng IMS hoặc POS cho doanh nghiệp bán lẻ của mình, thì bạn cũng có thể truy cập ứng dụng và trang web tạo SKU trực tuyến để tạo mã SKU.
Tạo mã SKU bằng cách thủ công
Nếu bạn đang kinh doanh với số lượng sản phẩm không quá lớn hoặc có nguồn ngân sách hạn chế, bạn hoàn toàn có thể tự tạo mã SKU bằng cách thủ công.
Để tạo mã SKU bằng cách thủ cộng, bạn cần một hệ thống được mã hóa để xác định các tính năng chính của sản phẩm.
- Phần đầu tiên của mã SKU: thể hiện tính năng rộng nhất của sản phẩm như danh mục sản phẩm hoặc nhà cung cấp sản phẩm.
- Các ký tự tiếp theo của SKU: thể hiện các tính năng cụ thể của sản phẩm như màu sắc, kích thước hoặc nhãn hiệu.
- Các ký tự SKU cuối cùng: có thể là mã nhận dạng theo trình tự, hiển thị số lượng sản phẩm đang có,…
Doanh nghiệp nên tạo mã có ý nghĩa trực quan như một vài chữ cái đầu tiên của nhà cung cấp hoặc tên thương hiệu. Từ đó, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng nhận biết và xử lý mã SKU theo cách thủ công hơn. Đồng thời, khi tạo mã SKU nên kết hợp cả chữ và số để dễ dàng phân tách các trường thông tin.
Ví dụ: NF13G318SG
Trong đó:
- Hai chữ cái đầu tiên đại diện cho tên thương hiệu.
- Ba chữ số kế tiếp thể hiện dòng sản phẩm.
- Chữ cái ở giữa là danh mục loại sản phẩm.
- Ba số tiếp theo nữa là loại sản phẩm.
- Hai chữ cái còn lại thể hiện chi nhánh.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn muốn đặt mã SKU là toàn bộ số hoặc chữ cái thì có thể sử dụng dấu (-) để phân tách giữa các trường thông tin.
Ví dụ: NFDAGHDTSG hoặc NF-DA-GH-DT-SG
2112373842 hoặc 21-12-37-38-42
Những lưu ý khi đặt mã SKU để quản lý hàng hóa
Đối với các chủ cửa hàng chưa có kiến thức hay kinh nghiệm trong việc đặt mã SKU thì dưới đây là một số lưu ý cần nắm được để biết cách đặt mã SKU hợp lý nhất.
Không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin
Mã SKU biểu thị thông tin về sản phẩm, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc bạn nên đưa mọi thông tin có thể vào mã. Bạn cần thật sự cân nhắc và lựa chọn những trường thông tin quan trọng nhất có khả năng phân biệt các sản phẩm với nhau. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo số lượng ký tự của mã SKU là bằng hoặc nhỏ hơn 10.
Biểu diễn mã SKU càng đơn giản càng tốt
Một hệ thống mã SKU đơn giản giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm thời gian tìm kiếm sản phẩm, đồng thời giảm thiểu sai sót khi trong khâu nhập liệu. Tuy nhiên, đơn giản không có nghĩa là thiếu thông tin. Mã SKU vẫn cần chứa đủ các thông tin cần thiết để phản ánh các đặc điểm quan trọng của sản phẩm.
Màu sắc, kích thước, loại và số lượng của sản phẩm là các đặc tính có trong mã SKU để định rõ một loại sản phẩm. Chính vì vậy, bạn nên tránh sử dụng số để biểu thị cho một ý nghĩa nào đó trong mã SKU.
Hạn chế việc sử dụng các ký tự và cách diễn đạt gây nhầm lẫn
Khi bắt buộc phải sử dụng các ký tự và số dễ gây nhầm lẫn, bạn có thể định rõ chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU và phân tách rõ ràng giữa chữ và số.
Ví dụ, thay vì sử dụng mã SKU là “BlE019”, bạn có thể sử dụng “BLE-019”.
Hơn nữa, nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như “/”, “&”, “@”, “#”,… trong mã SKU. Các ký tự đặc biệt này có thể gây khó hiểu và gây ra lỗi định dạng khi quản lý bằng phần mềm hoặc file. Ngoài ra, không nên bắt đầu mã SKU bằng số “0” vì khi quản lý bằng file Excel chẳng hạn, mã SKU “012345ABC” sẽ được đọc là “12345ABC”.
4 chức năng của mã SKU đối với doanh nghiệp
Tính toán điểm đặt hàng lại
Thông qua dữ liệu của mã SKU, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái sản phẩm và tính toán điểm đặt hàng lại – ngày hoặc giờ cụ thể doanh nghiệp cần bổ sung thêm lượng hàng tồn kho. Đây là phương pháp phổ biến và hiệu quả mà hầu hết các doanh nghiệp áp dụng để kiểm soát tình trạng hàng tồn kho. Bằng cách theo dõi tốc độ bán hàng của mỗi mã SKU trong một khoảng thời gian nhất định, doanh nghiệp có thể dự đoán khi nào nên bổ sung đặt hàng với nhà cung cấp.
Xem thêm: Quy trình và phương pháp Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
Dự báo nhu cầu và doanh số bán hàng
Sử dụng hệ thống SKU giúp việc dự báo nhu cầu và bán hàng trở nên chính xác hơn. Khi doanh nghiệp sử dụng công cụ phân tích thương mại điện tử để phân tích dữ liệu SKU, nhà quản lý có thể trả lời các câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân viên tại xưởng trong các thời điểm cụ thể?
- Số lượng hàng tồn kho cần thiết phải có để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả?
- Tổng mức tiền lương mà doanh nghiệp cần chi trả cho nhân viên trong các thời điểm khác nhau là bao nhiêu?
Thông qua dữ liệu SKU, doanh nghiệp có thể nhận biết được các mặt hàng bán chạy, giúp theo dõi doanh số bán hàng và lượng hàng tồn kho tương ứng. Từ đó, bạn có thể đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.
Lập kế hoạch trưng bày sản phẩm
Dữ liệu của mã SKU sẽ giúp doanh nghiệp nhìn ra được đâu là mặt hàng phổ biến nhất và ít phổ biến nhất của cửa hàng. Từ đó, chủ cửa hàng có thể đưa ra quyết định bán hàng trực quan dựa trên dữ liệu SKU.
Ví dụ, chủ cửa hàng có thể đặt các mặt hàng có mã SKU bán chạy trong tầm mắt trên kệ cửa hàng của mình hoặc làm nổi bật chúng trên trang chủ trang web của cửa hàng.
Phục vụ cho hoạt động up-selling và cross-selling
SKU cho phép cửa hàng thực hiện chiến lược bán hàng up-selling và cross-selling. Ví dụ, nếu khách hàng muốn mua máy tính xách tay, dữ liệu SKU có thể đề xuất các mặt hàng tương thích như túi đựng máy tính xách tay hoặc chuột không dây, nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng và tăng doanh số bán hàng của cửa hàng.
Bên cạnh đó, nếu khách hàng muốn mua một sản phẩm đã hết hàng, SKU sẽ giúp nhân viên bán lẻ hoặc cửa hàng thương mại điện tử dễ dàng đề xuất các sản phẩm tương tự thay thế.
Phần mềm quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU
Như đã đề cập ở trên, bạn hoàn toàn có thể tạo mã SKU tự động bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho hàng. Việc sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp cũng sẽ là một giải pháp hiệu quả để quản lý sản phẩm bằng mã SKU. XSale xin được giới thiệu đến bạn top 3 phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất, giúp bạn làm việc với mã SKU để quản lý kho hàng và nghiệp vụ bán hàng hiệu quả hơn.
Viindoo Retail POS – Phần mềm SKU
Phần mềm Viindoo Retail POS cung cấp các tính năng toàn diện về mã SKU cũng như các đơn vị lưu kho cho các nhà bán lẻ. Thông qua Viindoo Retail POS, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo và thực hiện quản lý SKU cho các sản phẩm của mình, giúp theo dõi mức tồn kho và hỗ trợ phân tích dữ liệu bán hàng theo thời gian thực.
Phần mềm cho phép chủ bán hàng thiết lập SKU tùy chỉnh, gồm SKU biến thể với các kích thước, màu sắc và kiểu dáng khác nhau và theo dõi từng mức tồn kho của từng biến thể. Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật mức tồn kho và theo dõi dữ liệu bán hàng cho từng SKU để giảm thiểu sai sót trong quản lý kho.
Chi phí:
- Gói Standard: 198.000 VNĐ/người dùng/tháng.
- Gói Luxury: 252.000 VNĐ/người dùng/tháng.
Zoho Inventory
Zoho Inventory là một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp có khả năng quản lý sản phẩm bằng mã SKU. Đây được xem là một trong các phần của hệ thống Zoho Suite, bao gồm nhiều ứng dụng quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm cho phép chủ bán hàng tạo, chỉnh sửa và quản lý thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm mã SKU, tên, mô tả, giá cả, đơn vị đo lường, và hình ảnh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ quản lý được đơn đặt hàng bằng cách gắn mã SKU với các sản phẩm trong đơn hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng và cập nhật thông tin vận chuyển.
Chi phí:
- Gói Standard: $29/người dùng/tháng.
- Gói Professional: $79/người dùng/tháng.
- Gói Premium: $129/người dùng/tháng.
- Gói Enterprise: $249/người dùng/tháng.
Fishbowl Inventory
Fishbowl là một phần mềm quản lý hàng tồn kho bằng mã SKU được đánh giá cao, dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Fishbowl cung cấp một loạt các tính năng tuyệt vời để giúp quản lý kho hàng một cách hiệu quả.
Fishbowl cho phép chủ doanh nghiệp tạo, nhập, chỉnh sửa và xóa các sản phẩm trong kho hàng bằng cách gắn mã SKU cho từng sản phẩm. Ngoài ra, Fishbowl còn hỗ trợ việc quét và sử dụng mã vạch để theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho. Doanh nghiệp có thể tạo và quét mã vạch để nhanh chóng xác định và định vị sản phẩm trong quá trình nhập xuất và kiểm kê.
Chi phí: Liên hệ để nhận được báo giá chi tiết.
Lời kết
Tóm lại, việc hiểu mã SKU là gì và sử dụng nó một cách hiệu quả là một yếu tố quan trọng để quản lý hàng hóa của doanh nghiệp bạn. Mã SKU không chỉ giúp bạn theo dõi tồn kho, mà còn giúp bạn phân tích xu hướng bán hàng, dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. Hãy nhớ rằng, việc tạo và quản lý mã SKU cần được thực hiện một cách có tổ chức và nhất quán để đảm bảo hiệu suất tốt nhất. Hy vọng rằng, qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được những kiến thức cơ bản về mã SKU và cách thức áp dụng chúng vào quản lý kinh doanh của mình.
