fbpx

Lợi ích & quy trình quản lý kho bằng mã vạch

Quản lý kho bằng mã vạch đã và đang được ứng dụng phổ biến, đây là phương pháp giúp cập nhật nhanh chóng các thông tin về số lượng và tình trạng hàng hóa. Hãy cùng XSale tìm hiểu rõ hơn về những lợi ích và quy trình cụ thể nhé!

Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Mã vạch là một phương pháp được sử dụng để lưu trữ và truyền tải thông tin về sản phẩm và hàng hóa. Thông tin này được mã hóa bằng các ký hiệu và con số tương ứng với các mẫu mã vạch và khoảng trắng. Mã vạch giúp hiển thị các chi tiết liên quan đến sản phẩm và hàng hóa, bao gồm tên sản phẩm, quốc gia đăng ký mã vạch, tên đơn vị sản xuất, lô hàng, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước, thông số sản phẩm, nơi kiểm tra, và các thông tin chi tiết khác.

Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Trước đây, các cửa hàng thường quản lý kho bằng sổ sách theo cách thủ công rất vất vả và mất nhiều thời gian, dẫn đến việc mất sổ sách và sai sót thông tin.

Ngược lại, hiện nay, mã vạch được gắn trên mọi loại hàng hóa giúp đơn giản hóa quá trình quản lý hàng hóa bằng cách sử dụng các con số và ký hiệu đặc biệt cho từng mặt hàng sản phẩm. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và tạo sự chính xác trong việc xác định và điều tra thông tin về hàng hóa.

Quản lý kho hàng bằng mã vạch yêu cầu người sử dụng phải quét toàn bộ mã hàng khi nhập kho và khi xuất hàng cho khách hàng. Quá trình quét mã vạch không được phép có bất kỳ sai sót nào để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.

Một số lợi ích khi quản lý kho bằng mã vạch

Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp chuyển sang quản lý kho bằng mã vạch. Bởi các lợi ích mà mã vạch mang lại trong nghiệp vụ kho là rất lớn. Cùng tìm hiểu ngay những lợi ích này nhé!

Một số lợi ích khi quản lý kho bằng mã vạch

Tăng độ chính xác

Phần mềm quét mã vạch giúp giảm thiểu tối đa các lỗi nhập liệu thủ công và tăng độ chính xác trong quá trình quản lý hàng hóa. Việc quét mã vạch nhanh chóng và chính xác giúp loại bỏ sai sót do con người gây ra và đảm bảo rằng thông tin về hàng tồn kho là chính xác. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng hết hàng khi khách hàng yêu cầu mua hàng.

Theo dõi số lượng hàng tồn kho

Mỗi sản phẩm được gắn một mã vạch riêng biệt, cho phép nhà quản lý theo dõi từng mặt hàng một cách chi tiết. Bằng cách quét mã vạch, nhà quản lý có thể xem thông tin về số lượng và vị trí cụ thể của từng sản phẩm trong kho. Đồng thời, quản lý kho bằng mã vạch giúp cập nhật các thông tin kịp thời về số lượng hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa và các thông tin khác. Từ đó, tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý kho hàng của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian

Quản lý kho bằng mã vạch mang lại lợi ích về tốc độ và hiệu quả so với việc lưu trữ thông tin thủ công. Bằng cách quét mã vạch, quá trình tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa trong kho trở nên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, giúp tối ưu hóa quá trình lấy hàng và vận chuyển trong kho. Bên cạnh đó, sử dụng mã vạch cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức khi phải xử lý số lượng đơn hàng và khối lượng hàng hóa lớn.

Ứng dụng giải pháp quản lý kho bằng mã vạch 

Ứng dụng giải pháp quản lý kho bằng mã vạch 

Để quản lý kho hàng bằng mã vạch, ta có thể dán nhãn sản phẩm bằng 2 cách sau:

Phương án thứ nhất: Một mã vạch duy nhất cho từng sản phẩm 

Mỗi sản phẩm hoặc gói sản phẩm sẽ được gán một mã vạch duy nhất và khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô và loại sản phẩm, và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Mặc dù điều này làm tăng số lượng mã cần quản lý, nhưng nó đồng thời cung cấp thông tin chính xác về nguồn gốc sản phẩm khi được tra cứu.

Phương án thứ hai: Một mã vạch cho cả một lô hàng 

Các sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có cùng một mã vạch. Tuy nhiên, mã vạch sẽ được đánh để phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với phương pháp đánh nhãn này, thông tin về sản phẩm vẫn có thể được tìm thấy, nhưng sẽ theo dõi theo lô hàng. Trong trường hợp một lô hàng không được xuất hết hoặc được xuất cho hai khách hàng khác nhau, không thể phân biệt được sản phẩm nào đã được phân phối cho khách hàng nào.

Hầu hết các nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất hiện nay thường áp dụng cách dán nhãn mã vạch theo phương pháp đầu tiên. Tuy nhiên, điều này gây ra sự phức tạp trong quản lý mã vạch do số lượng seri quá lớn.

Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả nhất với XSale

XSale là một trong những phần mềm quản lý kho bằng mã vạch thu hút sự quan tâm của các chủ cửa hàng. Với giao diện đơn giản, linh hoạt và chi phí hợp lý, XSale cung cấp đầy đủ tính năng quản lý kho, trở thành sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho hiệu quả.

Dưới đây là quy trình quản lý kho bằng mã vạch với XSale:

Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả nhất với XSale

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho sẽ được hỗ trợ bằng máy quét mã vạch để lần lượt quét mã trên lô hàng khi nhập kho. Các thông tin từ mã vạch sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho và quản lý các thông tin khác liên quan đến lô hàng. Từ đây, các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên chúng.

Quy trình xuất kho

Tương tự trong quá trình xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập và sử dụng thiết bị đọc mã vạch để thực hiện việc xuất kho. Nhân viên sẽ quét mã vạch trên lô hàng xuất bán, đồng thời ghi nhận các thông tin như ngày xuất, người nhận hàng, mã đơn đặt hàng và các thông tin khác liên quan vào hệ thống. Việc này sẽ giúp truy tìm nguồn gốc của sản phẩm sau này.

Quy trình kiểm kê

Khi áp dụng phần mềm và sử dụng mã vạch để kiểm kê kho, quá trình này sẽ trở nên nhanh chóng, thuận tiện và đạt độ chính xác cao. Nhân viên chỉ cần quét tất cả các mã vạch của các sản phẩm trong kho, sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý.

Sau khi thu thập được dữ liệu, chương trình sẽ tạo ra báo cáo về số lượng thực tế của hàng hóa trong kho và so sánh nó với số liệu được quản lý trên máy tính. Đồng thời, chương trình cũng cho phép cập nhật lại số liệu thực tế này, để đồng bộ hóa thông tin và đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho.

Top 3 phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí

1. XSale

Khi nói đến phần mềm quản lý kho bằng mã vạch tốt nhất hiện nay, không thể không đề cập đến phần mềm XSale. Với giao diện đơn giản, người dùng không cần phải đầu tư quá nhiều thời gian và công sức để thao tác trên hệ thống. Vì vậy, đây là một lựa chọn hoàn hảo cho nhiều doanh nghiệp.

XSale

Tính năng nổi bật:

  • Hỗ trợ thống kê số lượng hàng hóa dựa trên các hệ thống mã vạch cho từng sản phẩm, từng lô hàng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa theo nhiều tiêu chí khác nhau.
  • Tự động cập nhật dữ liệu hàng hóa bán ra thị trường, giảm thời gian thao tác thủ công nhờ việc lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng qua hệ thống mã vạch. 
  • Cung cấp thống kê và tổng hợp đầy đủ các báo cáo đánh giá hoạt động, bao gồm báo cáo tồn kho, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng và đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.

Chi phí:

  • Gói miễn phí: Lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, đang khởi nghiệp và có nguồn vốn hạn chế khi cần một phần mềm quản lý kho.
  • Gói nâng cao: 59.000 VNĐ – đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn và đang tìm kiếm một giải pháp quản lý bán hàng toàn diện.
  • Gói bảo mật: 99.000 VNĐ – phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn và yêu cầu mức độ bảo mật dữ liệu cao.

2. KiotViet

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch KiotViet là lựa chọn của nhiều chủ kinh doanh và cửa hàng. Với khả năng tích hợp quản lý bằng mã vạch, phần mềm này có khả năng đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng hóa và hàng tồn kho mà người dùng mong muốn. Tuy nhiên, giao diện sử dụng của phần mềm vẫn còn khá phức tạp đối với người mới sử dụng. 

Kiotviet

Tính năng nổi bật:

  • Tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa bằng máy quét mã vạch và tìm kiếm thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng.
  • Giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa bằng cách lưu trữ thông tin hàng hóa bán trên hệ thống.
  • Quét mã vạch trên hàng hóa để nhập hàng vào kho một cách nhanh chóng.
  • Hỗ trợ việc lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng thông qua thiết bị đọc mã vạch.
  • Kiểm kho chính xác thông qua việc sử dụng đầu đọc mã vạch để quét mã sản phẩm.

Chi phí: 

  • Gói hỗ trợ: 200.000 VNĐ/tháng – Phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ, người mới bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online – Bao gồm 1 cửa hàng và 3 người dùng.
  • Gói chuyên nghiệp: 270.000 VNĐ/tháng – 200.000đ cho mỗi chi nhánh bổ sung/tháng – Phù hợp với mô hình kinh doanh chuyên nghiệp – Bao gồm 1 cửa hàng và không giới hạn số người dùng.
  • Gói cao cấp: 370.000 VNĐ/tháng – 335.000đ cho mỗi chi nhánh bổ sung/tháng – Phù hợp với mô hình kinh doanh có nhiều kênh bán hàng hoặc nhiều nhân viên – Bao gồm 1 cửa hàng và không giới hạn số người dùng.

3. Sapo POS

Phần mềm quản lý kho Sapo POS với tính năng quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động liên quan đến kho vận của doanh nghiệp. Mặc dù khả năng bảo mật chưa cao, Sapo POS cũng giúp nhà quản lý kho dễ dàng thao tác và kiểm soát các hoạt động quản lý kho.

Sapo

Tính năng nổi bật:

  • Hỗ trợ đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho và tự động tạo phiếu nhập kho cho hàng hóa.
  • Hỗ trợ đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán và truy vết các thông tin về sản phẩm, bao gồm nguồn gốc sản phẩm, ngày xuất kho, mã đơn hàng,…
  • Cung cấp báo cáo về số lượng hàng hóa thực tế trong kho và tự động cập nhật dữ liệu khi cần thiết.

Chi phí:

  • Dùng thử miễn phí trong 7 ngày.
  • Gói Startup: 170.000 VNĐ/tháng/dành cho nhà bán hàng kinh doanh trên 1 kênh.
  • Gói Pro: 249.000 VNĐ/tháng/dành cho nhà bán hàng kinh doanh đa kênh.
  • Gói Omnichannel: 599.000 VNĐ/tháng/dành cho nhà bán hàng kinh doanh đa kênh.

Một số tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

Một số tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí, phổ biến và mang lại hiệu quả cao, như đã được liệt kê phía trên. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm quét mã vạch phù hợp có thể gây khó khăn cho người dùng do sự đa dạng về mức giá và các tính năng riêng biệt. Dưới đây là những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi quyết định lựa chọn phần mềm quét mã vạch:

  • Phần mềm có khả năng tạo mã duy nhất cho sản phẩm hay không? 
  • Phần mềm có thể tích hợp đồng thời với các hệ thống kinh doanh khác của doanh nghiệp hay không? 
  • Phần mềm có khả năng mở rộng khi quy mô của doanh nghiệp có sự thay đổi không?
  • Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập dữ liệu liên quan đến quản lý kho hàng hay không?
  • Phần mềm có thể hỗ trợ hoạt động quản lý đồng thời tại nhiều cửa hàng hay các kho hàng hay không? 
  • Phần mềm có khả năng hỗ trợ đồng thời các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác của doanh nghiệp hay không?

Việc trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn lựa chọn được phần mềm quản lý kho bằng mã vạch phù hợp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tốt hơn các hoạt động xuất nhập tồn hàng hóa, đồng thời đảm bảo tính liên tục của hoạt động cung ứng hàng hóa cho khách hàng.

Lời kết

Hy vọng rằng, XSale đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về hoạt động kiểm kê kho bằng mã vạch. Đồng thời, cũng giúp bạn nắm được top các phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí, hiệu quả nhất.

Đánh giá bài viết này
Phan Chi
Phan Chi
Chuyên gia nghiên cứu thị trường và Chuyển đổi số doanh nghiệp
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.