Cách quản lý đơn hàng trên Facebook cực hiệu quả cho người mới

Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong việc kinh doanh online trên Facebook, bán hàng trên nền tảng này hiệu quả ngày càng trở nên khó khăn. Do đó, trong bài viết dưới đây, nhà bán hàng hãy cùng XSale tìm hiểu một vài kinh nghiệm kiểm soát cũng như cách quản lý đơn hàng Facebook tốt nhất nhé!

Tại sao nhà bán hàng cần quản lý đơn hàng trên Facebook?

Bất kể bạn là một doanh nghiệp lớn hay chỉ là một cá nhân nhỏ muốn kinh doanh online riêng thì Facebook chắc chắn là một kênh bán hàng không thể bỏ qua. Kênh bán hàng này giúp doanh nghiệp có thể tận dụng sự đa dạng và quy mô lớn của cộng đồng người dùng, tiếp cận dễ dàng hàng triệu khách hàng tiềm năng cho sản phẩm/ dịch vụ của mình. 

Tại sao nhà bán hàng cần quản lý đơn hàng trên Facebook

Tuy nhiên, để thành công trong việc bán hàng online trên Facebook chưa bao giờ là dễ dàng. Đây là một nghệ thuật đòi hỏi sự kiên nhẫn và hiểu biết của nhà bán hàng về nền tảng Facebook, cũng như các kỹ năng kinh doanh đặc thù trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, khi nắm vững được các cách quản lý đơn hàng trên Facebook, nhà bán hàng có thể:

  • Hạn chế tối đa việc tồn kho hàng hoá.
  • Giảm thiểu sai sót khi hoàn thành các đơn đặt hàng.
  • Tiết kiệm thời gian để xử lý và khắc phục sự cố phát sinh trong một chuỗi quy trình mua bán.

Cách thiết lập cửa hàng online trên Facebook

Để có thể kinh doanh và bán hàng trên nền tảng Facebook, doanh nghiệp cần thiết lập một cửa hàng online của riêng mình. Dưới đây là các bước tạo cửa hàng online trên Facebook mà nhà bán hàng cần làm theo:

Bước 1: Tạo cửa hàng mới

Trên giao diện trang của Facebook, chọn mục Cửa hàng từ trình đơn. Nhấn vào lựa chọn “Tạo cửa hàng” hoặc “Tạo cửa hàng mới” để bắt đầu quá trình thiết lập cửa hàng của bạn.

Bước 2: Thiết lập thông tin cửa hàng

Điền thông tin chi tiết về cửa hàng của bạn, bao gồm tên cửa hàng, loại hình kinh doanh, thông tin liên hệ và mô tả cửa hàng.

Bước 3: Thêm sản phẩm

Sau khi đã thiết lập cửa hàng, bạn có thể bắt đầu thêm sản phẩm vào cửa hàng của mình. Nhấp vào nút “Thêm sản phẩm” và nhập thông tin về sản phẩm, bao gồm tên, mô tả, giá, hình ảnh,…

Bước 4: Thiết lập cấu hình thanh toán và vận chuyển

Tiếp theo, bạn sẽ cần thiết lập các phương thức thanh toán và vận chuyển cho cửa hàng của mình. Bạn có thể chọn chấp nhận thanh toán qua PayPal, Stripe hoặc các phương thức khác. Đồng thời, bạn cũng cần cung cấp thông tin vận chuyển, bao gồm giá cước và các tùy chọn vận chuyển khác.

Bước 5: Xác nhận và công khai cửa hàng

Xem lại tất cả thông tin đã nhập, sau đó ấn “Xác nhận” hoặc “Công khai cửa hàng” để đưa cửa hàng online của bạn đi vào hoạt động.

Sau khi hoàn tất tất cả các bước trên, cửa hàng trực tuyến của bạn sẽ được tạo và hiển thị trên Facebook. Bạn có thể quản lý danh mục sản phẩm, truy cập dữ liệu về khách hàng và mặt hàng phổ biến, cùng nhiều tính năng khác thông qua Công cụ quản lý thương mại của Facebook.

Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả nhất

Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả

Để học được quy trình quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả nhất, XSale đã tổng hợp cho nhà bán hàng một số điều sau:

Kiểm kê số lượng hàng tồn kho

Sau khi tiếp nhận đơn hàng qua bình luận hay tin nhắn, nhân viên sale cần kiểm tra số lượng sản phẩm khách hàng muốn đặt có còn đủ trong kho hay không để có cách quản lý đơn hàng trên Facebook phù hợp.

  • Cách 1: Nhà bán hàng có thể kiểm tra lượng hàng bằng cách thủ công quan sát các kệ trong kho hàng.
  • Cách 2: Nhà bán hàng hãy sử dụng Excel, các phần mềm quản lý bán hàng như Sapo, Pancake, XSale để hỗ trợ thống kê, tạo ra một bảng tính chứa những thông số tồn kho cụ thể cần phải cập nhật thường xuyên.

Lập danh sách các loại hàng hoá

Khi đã xác nhận số lượng hàng còn trong kho có đủ cung ứng cho đơn hàng của khách hay không thì bạn có thể chọn các bước cần làm tiếp theo như sau để tối ưu quy trình xử lý đơn hàng. Việc này giúp giảm thiểu thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

  • Cách 1: Xử lý và giải quyết theo từng đơn hàng riêng lẻ bằng việc thủ công lặp đi lặp lại hành động đến kệ kho lấy sản phẩm đem đi đóng gói.
  • Cách 2: Xây dựng danh sách để lựa chọn tất cả các loại hàng hoá cùng điểm và sau đó sẽ sắp xếp sản phẩm sau. Danh sách này cần thể hiện số thứ tự theo số lượng sản phẩm và loại hàng hoá được chọn.

Vận chuyển đơn hàng

Vận chuyển đơn hàng là quá trình quan trọng với các đầu việc sau:

  • In ấn tem, nhãn của đơn chuyển kèm hoá đơn bán hàng.
  • Đánh dấu các đơn hàng đã được giao để nhà bán hàng dễ dàng quản lý đơn trên Facebook.
  • Gửi email cho khách hàng để xác nhận đã giao hàng thành công và hỗ trợ họ theo dõi tình trạng đơn hàng của mình.

Theo dõi và xử lý tình huống phát sinh

Khi đơn vị vận chuyển tiếp nhận đơn hàng của nhà bán hàng và tiến hành giao hàng thì họ sẽ cung cấp thông tin để người bán có thể theo dõi quá trình giao hàng diễn ra như thế nào. Bạn hoàn toàn cập nhật nhanh chóng xem đơn hàng có đến tay khách hàng đúng thời điểm hay không, đơn hàng có bị thất lạc hay không.

Để tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng, gia tăng độ tin cậy của thương hiệu thì nhà bán hàng cần biết cách giải quyết hợp lý những tình huống phát sinh như giao hàng sai, giao hàng lâu, hàng sai mẫu, giao thiếu hàng,… Một số hướng giải quyết ổn thoả cho các tình huống trên có thể kể đến như hoàn tiền gấp đôi, đổi trả hàng miễn phí, tặng quà,…

Các lưu ý khi quản lý đơn hàng trên Facebook

Lưu ý khi quản lý đơn hàng trên Facebook

Đánh dấu đơn hàng đã hoàn tất

Khi một đơn hàng đã được giao tới tay khách hàng và không gặp vấn đề gì cần giải quyết thì bạn hãy thay đổi trạng thái đơn hàng qua đã trạng thái “hoàn tất” trên bảng tính Excel hay trình quản lý đơn hàng, phần mềm hỗ trợ mà bạn đang sử dụng. Việc này sẽ giúp bạn phân loại đơn hàng dễ dàng hơn khi cần thiết và có kế hoạch remarketing hợp lý với khách hàng cũ của mình.

Kiểm tra lại số hàng tồn kho

Để tăng tính nhanh chóng và hiệu quả trong việc quản lý số lượng hàng tồn kho thì nhà bán hàng cần cập nhật lại số lượng hàng hóa tồn kho một lần nữa để chắc chắn rằng thông tin trên trang của shop sẽ hiển thị chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế. Nếu sản phẩm đó đã hết thì bạn hãy ghi lại trên Facebook và trả lời với khách hàng đang quan tâm sản phẩm để họ không phải chờ đợi và thất vọng.

Lưu trữ thông tin chi tiết về đơn hàng và khách hàng

Khi đơn hàng đã hoàn tất thì bạn đừng quên phải lưu giữ thông tin về đơn hàng đó bao gồm: 

  • Thông tin sản phẩm
  • Dữ liệu khách hàng
  • Tiến trình giao nhận hàng

Công tác lưu trữ thông tin đơn hàng sẽ thực sự có ích cho nhà bán hàng sau này để có thể đối chiếu một cách rõ ràng và chính xác nhất nếu có vấn đề phát sinh về đơn hàng.

Ngoài ra, khi lưu trữ thông tin khách hàng thì bạn sẽ có cách để tiếp cận và quảng cáo sản phẩm phù hợp với khách hàng cũ. Từ đó, nhà bán hàng có thể tạo ra tệp khách hàng trung thành với sản phẩm của bạn.

Các hình thức quản lý đơn hàng trên Facebook phổ biến

Dưới đây là một số hình thức quản lý đơn hàng online trên Facebook phổ biến mà nhà bán hàng có thể áp dụng để giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn:

Quản lý đơn hàng bằng file theo dõi

Microsoft Excel được coi là một lựa chọn tốt để nhà bán hàng dễ dàng quản lý và theo dõi các đơn hàng của mình. Đây là ứng dụng được sử dụng nhiều nhất hiện nay với nhiều công cụ hỗ trợ công việc quản lý bán hàng hiệu quả mà không mất nhiều thời gian.

Chọn phần mềm quản lý bán hàng tích hợp đa kênh

Trang bị phần mềm quản lý bán hàng tích hợp đa kênh với đầy đủ nghiệp vụ quản lý, là cách giúp nhà bán hàng có thể dễ dàng kiểm soát đơn hàng trên nhiều nền tảng khác nhau như website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử,…

Đặc biệt với hình thức livestream, nhà bán hàng nên sử dụng thêm phần mềm chốt đơn. Vì phần mềm này được tích hợp nhiều tính năng vượt trội, giúp nhà bán hàng chốt đơn nhanh, gộp đơn hàng tự động, đẩy đơn trực tiếp đến đơn vị vận chuyển,… Từ đó hỗ trợ quy trình bán hàng trở nên thuận lợi, hiệu quả và hạn chế tối đa sai sót.

Lời kết

Trên đây, XSale đã giới thiệu đến các chủ shop kinh doanh online cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả. Mong rằng bài viết sẽ phần nào giúp nhà bán hàng tìm ra quy trình tốt nhất khi vận hành shop trên Facebook. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm giúp quản lý bán hàng trên Facebook thì đừng bỏ qua XSale nhé.

>>> Xem thêm: So sánh các phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

Đánh giá bài viết này
Trang Nguyen
Trang Nguyen
Chuyên gia Tư vấn & Chuyển đổi số Bán hàng
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.