Quy trình xuất nhập kho là một trong những hoạt động quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và vận hành hàng hóa thuận lợi. Khi quy trình nhập xuất kho rõ ràng, công ty sẽ tối ưu hóa được thời gian và khối lượng công việc cho nhân viên. Vậy quy trình xuất kho được tiến hành bằng các bước như thế nào mới mang lại hiệu quả? Cùng XSale khám phá qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Quy trình xuất nhập kho là gì?
Quy trình nhập xuất kho là tiến trình nhập và xuất hàng theo thứ tự, trình tự đã được tiêu chuẩn hóa để thực hiện hoạt động xuất hàng và nhập hàng vào kho. Quy trình này sẽ giúp hoạt động xuất, nhập của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, có hệ thống, hỗ trợ theo dõi, kiểm soát số lượng và chất lượng tài sản của công ty.
Quy trình nhập kho của doanh nghiệp
Xây dựng một quy trình nhập kho chuyên nghiệp và bài bản sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được số lượng, tình trạng của hàng hóa. Nhà kho phải kiểm soát được rằng họ đã nhận đủ, đúng sản phẩm và đúng thời gian để không ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.
Chính vì vậy, quy trình nhập kho cần được xem xét dựa trên cụ thể các loại hàng hóa, tài sản mà doanh nghiệp tiếp nhận, gồm:
- Quy trình nhập nguyên vật liệu vào kho.
- Quy trình nhập thành phẩm vào kho.
- Quy trình nhập vật tư vào kho.
Quy trình nhập nguyên vật liệu vào kho
Bước 1: Xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu cần nhập
Trước khi tiến hành quy trình nhập nguyên liệu vào kho, các phòng ban muốn nhập sản phẩm, cần liên hệ và báo cáo với bộ phận quản lý kho. Bởi lẽ, bộ phận kho cần nắm được thông tin để lập phiếu yêu cầu nhập nguyên vật liệu, gồm: số lượng hàng hóa, thời gian nhập hàng và bố trí lực lượng nhân sự hỗ trợ.
Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Khi nguyên vật liệu được đưa đến kho, người mua hàng cần tiến hành xuất phiếu yêu cầu nhập kho. Thông qua phiếu yêu cầu nhập kho, quản lý kho sẽ thống kê, kiểm tra và đối chiếu số lượng và chất lượng của sản phẩm. Hoạt động này giúp phát hiện kịp thời những sai sót và thiệt hại trong quá trình vận chuyển. Khi có hư hỏng hoặc thiếu sót, thủ kho cần lập biên bản và nhanh chóng báo cáo với đơn vị đề nghị nhập kho để có phương án xử lý.
Bước 3: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho
Khi đã được người quản lý kho kiểm tra và đối chiếu hàng hóa một cách kỹ càng, những giấy tờ liên quan lại một lần nữa được kế toán kiểm tra và xem xét trước khi bất cứ giao dịch nào được thực hiện và lập phiếu nhập kho.
Bước 4: Hoàn thành quy trình nhập nguyên vật liệu vào kho
Thủ kho tiến hành nhập hàng và sắp xếp hàng vào đúng vị trí quy định. Sau đó, cập nhật các thông tin vào thẻ kho qua bảng tính Excel hoặc qua các phần mềm quản lý kho hàng và thông báo cho các bộ phận có liên quan.
Quy trình nhập thành phẩm và vật tư vào kho
Bước 1: Nhập kho theo biểu mẫu
Khi thành phẩm và vật tư được đưa đến kho, người mua hàng hoặc nhân viên mua hàng sẽ phải tiến hành phiếu yêu cầu nhập kho theo biểu mẫu có sẵn, chứa các thông tin về số lượng, tình trạng và thời gian nhập kho.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Khi có phiếu yêu cầu nhập kho, kế toán sẽ thực hiện kiểm tra và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ gồm các liên: 1 liên được lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2 hoặc 3 liên để tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Bước 3: Kiểm tra và tiến hành nhập kho
Sau khi phiếu nhập kho được lập, thủ kho kiểm tra và đối chiếu hàng hóa. Nếu phát hiện sai sót, hay thừa, thiếu thành phẩm và vật tư, thủ kho cần lập biên bản và nhanh chóng báo cáo với đơn vị yêu cầu nhập kho.
Bước 4: Hoàn thành quy trình nhập thành phẩm và vật tư vào kho
Thủ kho ký nhận hàng và lưu lại một liên, kế toán sẽ được giao lại một liên và một liên còn lại sẽ dành cho người nhập hàng. Từ phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán thành phẩm và vật tư.
Quy trình xuất kho của doanh nghiệp
Bước 1: Lập phiếu yêu cầu xuất kho
Đơn vị có trách nhiệm liên quan đến hoạt động này đòi hỏi phải lập phiếu yêu cầu xuất kho. Mỗi bộ phận riêng biệt sẽ phụ trách mỗi loại hàng hóa khác nhau. Chính vì vậy, nhân viên phải lập phiếu xuất kho gửi cho kế toán, chứa các thông tin như số lượng và mục đích sử dụng.
Đặc biệt, đối với các thành phẩm hoặc sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp, trách nhiệm yêu cầu xuất kho sẽ thuộc về bộ phận bán hàng.
Bước 2: Phê duyệt đề nghị xuất kho
Với quy trình xuất kho chuẩn, người có thẩm quyền sẽ xem xét và tiến hành phê duyệt phiếu đề nghị xuất kho của các mặt hàng hay vật tư nhất định. Phiếu đề nghị xuất kho phải được gửi lên giám đốc hay trưởng bộ phận sản xuất để được phê duyệt
Bên cạnh đó, các loại hàng hóa không cần thông qua cấp trên, kế toán hoặc bộ phận bán hàng sẽ tự ký phê duyệt.
Bước 3: Kiểm tra hàng tồn
Sau khi được phê duyệt đề nghị xuất kho, nhân viên sẽ bắt đầu kiểm tra tình trạng hàng tồn kho. Cần tiến hành kiểm tra, kiểm kê hết tất cả vật tư cần xuất để xác định số lượng còn lại trong kho. Khi lượng hàng trong kho không đủ, kế toán phải thông báo ngay đến phòng ban liên quan để có phương án xử lý và nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng.
Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn, giấy tờ và thủ tục xuất kho
Dựa vào các thông tin đã được ghi rõ trên phiếu đề nghị, kế toán bắt đầu tiến hành lập phiếu xuất kho. Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển đến cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng.
Bước 5: Tiến hành xuất kho và cập nhật thông tin
Dựa vào các thông tin trên phiếu xuất kho, nhân viên quản lý kho thực hiện lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo các yêu cầu. Bên cạnh đó, kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa trước khi bốc xếp lên các phương tiện vận tải.
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, xác định số lượng hàng tồn kho còn lại, tránh thất thoát hàng hóa và tài sản của doanh nghiệp.
Những khó khăn có thể gặp phải trong quy trình xuất nhập kho
Với số lượng hàng hóa quá lớn và nguồn nhân sự còn thiếu kinh nghiệm, quy trình xuất nhập kho vẫn tồn tại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Dưới đây sẽ là một số những rủi ro thường gặp khi thực hiện việc nhập xuất hàng:
Quy trình nhập kho
- Thông tin đơn hàng được nắm bắt chậm trễ, khó khăn theo dõi hàng trả về thị trường.
- Lưu trữ thông tin nhập kho bằng bảng tính Excel có thể gây ra các sai sót, nhầm lẫn thông tin.
- Đòi hỏi một thủ kho có kinh nghiệm lâu năm để nhớ chính xác vị trí và nhãn hiệu của các mặt hàng.
Quy trình xuất kho
- Số lượng hàng hóa nhiều, gây khó khăn trong việc kiểm soát lượng hàng tồn khi xuất kho.
- Tốn nhiều thời gian vì lưu trữ thủ công, gây khó khăn trong “truy vết” số lô của từng khách hàng.
- Khi mất mát, hư hỏng hàng hóa trong kho sẽ khó điều tra được nguyên nhân chính xác.
Top 3 phần mềm hỗ trợ quy trình xuất nhập kho tốt nhất hiện nay
XSale
Phần mềm quản lý kho hàng XSale được nhiều doanh nghiệp Việt yêu thích. Sở hữu thiết kế thân thiện với người dùng, bất cứ ai cũng có thể sử dụng thành thạo phần mềm mà không cần mất quá nhiều thời gian tìm tòi. Phần mềm hỗ trợ vượt trội trong việc quản lý quy trình xuất nhập kho của doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Các thao tác nhập liệu sản phẩm đơn giảnvới các trường thông tin, gồm: địa chỉ, thời gian, nhân viên tiếp nhận, số tiền,… Dễ dàng rà soát và đối chiếu khi có sự cố.
- Hỗ trợ tạo phiếu xuất kho với các trạng thái: kế toán, đơn xác nhận và chuyển hàng.
- Hiển thị danh sách phiếu nhập, xuất kho, đảm bảo hoạt động quản lý kho diễn ra nhanh chóng và minh bạch.
- Rút ngắn thời gian kiểm kho nhờ chức năng “thẻ kho”, với các trường lọc tìm kiếm như thời gian, và sản phẩm.
Chi phí:
- Gói miễn phí trọn đời: Chỉ một người dùng, phù hợp cho chủ shop cần bắt đầu với việc quản lý chat đa nền tảng.
- Gói doanh nghiệp: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên và 59.000 VNĐ/tháng/người dùng thứ hai. Miễn phí dùng thử 7 ngày và hỗ trợ các tính năng quản lý đơn hàng, vận đơn & tồn kho cùng hệ thống báo cáo thông minh.
KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý kho vận được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn. Đây là một trong những phần mềm hỗ trợ hoạt động xuất nhập kho vô cùng hiệu quả với các tính năng thông minh, giúp công việc trong kho được đơn giản hóa.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ theo dõi sự thay đổi của số lượng hàng hóa trong quy trình xuất nhập kho qua mỗi lần nhập, bán và luân chuyển xuất nhập hàng hóa nhờ thẻ kho. Giúp chủ cửa hàng kiểm soát tình hình hàng hóa đơn giản và tránh sai sót.
- Tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa. Giúp kiểm tra và truy vết hàng hóa nhanh chóng.
- Hỗ trợ lập phiếu kiểm kho nhờ sự trợ giúp của phần mềm, thủ kho có thể theo dõi tình hình hàng hóa trong kho thông qua hệ thống.
Chi phí:
- Gói hỗ trợ: 200.000 VNĐ/tháng – Dành cho những mô hình kinh doanh nhỏ, cho người bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online – 1 cửa hàng – 3 người dùng.
- Gói chuyên nghiệp: 270.000 VNĐ/tháng – Dành cho những mô hình kinh doanh chuyên nghiệp – 1 cửa hàng – không giới hạn người dùng. Thêm 1 chi nhánh sẽ có giá 200.000đ/chi nhánh/tháng.
- Gói cao cấp: 370.000 VNĐ/tháng – Dành cho những mô hình kinh doanh có nhiều kênh bán hàng hoặc có nhiều nhân viên – 1 cửa hàng – không giới hạn người dùng. Thêm 1 chi nhánh sẽ có giá 335.000đ/chi nhánh/tháng.
Sapo POS
Khi nhắc đến phần mềm quản lý kho hàng, chúng ta không thể không nhắc đến Sapo. Ứng dụng theo phương thức nền tảng mở, có khả năng quản lý kho hàng linh hoạt và chính xác. Sapo luôn nhận được sự ưu ái từ những doanh nghiệp có khối lượng công việc liên quan đến xuất nhập kho lớn.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ quản lý chi tiết và chính xác số lượng hàng tồn kho cho doanh nghiệp và chuỗi cửa hàng.
- Tự động cập nhật hàng tồn kho, giúp người bán theo dõi được số lượng hàng tồn thực tế trong kho.
- Phát hiện và truy vết các sai sót khi tất cả thông tin về quá trình xuất nhập hàng hóa được lưu trữ trên hệ thống của phần mềm.
Chi phí:
- 7 ngày dùng thử miễn phí.
- Gói Start Up: 249.000 VNĐ/tháng – dành cho cửa hàng kinh doanh trên 1 kênh – Quản lý vận hành kho shop/cửa hàng.
- Gói Pro: 399.000 VNĐ/tháng – dành cho cửa hàng kinh doanh đa kênh.
- Gói Omnichannel: 599.000 VNĐ/tháng – dành cho cửa hàng kinh doanh đa kênh toàn diện.
>>> Đọc thêm: Top 17+ Phần mềm Quản lý kho Miễn phí
Lời kết
Hy vọng với bài viết trên, doanh nghiệp của bạn đã hiểu và nắm vững quy trình xuất nhập kho hiệu quả nhất. Từ đó, lựa chọn được phần mềm quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp để giảm thiểu thất thoát và tiết kiệm thời gian. Nếu bạn còn có những thắc mắc, thì đừng ngần ngại liên hệ XSale nhé! Đội ngũ chuyên gia của XSale sẽ hỗ trợ bạn tư vấn miễn phí!
Xem thêm: 10 bí kíp giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả vượt bậc
