Hướng dẫn quản lý kho bằng Access đơn giản và hiệu quả nhất

Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính ổn định và liên tục của hoạt động bán hàng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để quản lý một khối lượng hàng hóa lớn với đa dạng các mẫu mã khác nhau là việc không dễ dàng gì đối với các thủ kho và nhân viên. Chính vì vậy, quản lý kho bằng Access sẽ là giải pháp giúp đơn giản hóa hoạt động quản lý kho và giảm thiếu khối lượng công việc cho nhân viên. Hãy cùng nhau theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm về cách thức quản lý xuất nhập tồn kho bằng Access nhé!

Khái niệm quản lý kho bằng Access

Microsoft Office Access (MS Access) là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thuộc công ty Microsoft và là phần mềm được sử dụng khá phổ biến trong các loại máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Phần mềm có chức năng chính là tạo lập và truy vấn dữ liệu, hỗ trợ người dùng điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được hiệu quả hơn.

Khái niệm quản lý kho bằng Access

Access hỗ trợ đơn giản hóa quy trình quản lý kho như thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý kho bằng cách tạo bảng để lưu trữ dữ liệu hàng hóa. Đồng thời, Access sẽ hỗ trợ thủ kho truy xuất và lọc dữ liệu trong kho nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phương pháp quản lý kho bằng Access cho phép doanh nghiệp tạo các báo cáo phân tích hàng tồn kho hiện tại, tình trạng hàng hóa, loại hàng hóa bán chạy,…

Hướng dẫn các bước để quản lý kho hàng bằng Access hiệu quả

Phương pháp quản lý xuất nhập hàng tồn bằng Access khá phổ biến và quen thuộc với nhiều chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều người không biết cách sử dụng công cụ này như thế nào cho hiệu quả. Vậy thì hãy để XSale hướng dẫn cụ thể cho bạn các bước để quản lý kho hàng bằng Access nhé.

Bước 1: Thiết lập cơ sở dữ liệu

Bước quan trọng đầu tiên là doanh nghiệp cần tạo lập cơ sở dữ liệu cho hoạt động quản lý kho hàng. 

  • Mở công cụ Microsoft Access và click chuột chọn vào “File”, tiếp tục chọn “New” để bắt đầu thiết lập cơ sở dữ liệu.
  • Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu có sẵn trong Access hoặc các bảng trống để thực hiện tùy chỉnh. 
  • Đặt tên cơ sở dữ liệu để dễ tìm kiếm và quản lý.

Bước 2: Nhập dữ liệu quản lý kho 

Sau khi đã tạo được cơ sở dữ liệu để quản lý kho hàng, thủ kho cần thực hiện đưa các dữ liệu có liên quan vào cơ sở dữ liệu này. Tất cả các dữ liệu này phải đảm bảo tính chính xác để phục vụ cho các hoạt động quản lý khác.

  • Nhà quản lý cần xác định cấu trúc dữ liệu của doanh nghiệp, gồm các bảng, các biểu mẫu, truy vấn.
  • Doanh nghiệp có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào các trường trong bảng hoặc chọn tab “Dữ liệu ngoại” để nhập liệu các dữ liệu có sẵn vào cơ sở dữ liệu.

Bước 3: Tạo lập mối quan hệ giữa các bảng 

Để quản lý kho tốt hơn thông qua các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để dễ dàng quản lý và truy vấn dữ liệu.

  • Chọn tab “Công cụ cơ sở dữ liệu” và click chuột vào “Liên hệ”. Sau đó, kéo thả các trường từ một bảng vào trường thông tin của các bảng khác để tạo lập mối quan hệ.
  • Tiếp tục chọn vào “Buộc tham chiếu toàn vẹn” để đảm bảo tính toàn vẹn của các dữ liệu.

Bước 4: Thiết lập truy vấn dữ liệu 

Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể truy xuất và xử lý dữ liệu trong hệ thống cơ sở dữ liệu đã được tạo.

  • Chọn và mở công cụ “Thiết kế truy vấn” và lựa chọn bảng muốn sử dụng.
  • Lựa chọn các cột và thiết kế truy vấn dữ liệu theo nhu cầu.
  • Click chọn vào “Chạy” để xem kết quả và thực hiện thao tác sao lưu khi hoàn thành.

Quản lý kho bằng Access khác biệt gì với quản lý kho Excel 

Quản lý kho bằng Access khác biệt gì với quản lý kho Excel 

Quản lý kho bằng Access và quản lý kho bằng Excel đều là các công cụ quản lý dữ liệu được phát triển bởi Microsoft. Tuy nhiên, hai công cụ này cũng có những điểm khác biệt và phù hợp với từng nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp:

Tiêu chí
so sánh 
ExcelAccess
Quy mô kho hàng Dành cho doanh nghiệp quản lý kho nhỏ hoặc vừaDành cho doanh nghiệp sở hữu kho hàng lớn hơn và phức tạp hơn
Báo cáo thống kêThiết lập các báo cáo thống kê
đơn giản
Tạo ra các báo cáo phân tích chi tiết hơn và
phức tạp hơn
Khả năng kiểm soát Không có tính năng kiểm soát phiên làm việc hoặc kiểm soát
phiên đăng nhập
Có thể được cấu hình để yêu cầu người dùng đăng nhập trước khi tiếp cận vào cơ sở dữ liệu
Khả năng truy vấn dữ liệuKhông có khả năng xử lý truy vấn phức tạpSở hữu khả năng xử lý các truy vấn phức tạp và kết hợp nhiều bảng

Nhìn chung, Access và Excel đều có những sự khác biệt trong quản lý kho. Nếu doanh nghiệp cần quản lý kho hàng lớn hơn và phức tạp hơn, hoặc cần xử lý và truy vấn dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn, thì quản lý kho bằng Access sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

>>> Đọc thêm: Tải ngay 10 mẫu file quản lý kho bằng Excel hoàn toàn miễn phí

Điểm cộng và hạn chế khi quản lý kho hàng bằng Access

Điểm cộng 

Không phải ngẫu nhiên mà công cụ quản lý kho hàng bằng Access lại trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Access sở hữu những ưu điểm vượt trội nhờ hệ thống quản trị dữ liệu mạnh mẽ cùng với khả năng lưu trữ dữ liệu lớn.

Dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu

Access sở hữu công cụ tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu mạnh mẽ. Thủ kho có thể tạo các truy vấn để tìm kiếm thông tin liên quan đến kho hàng, như tìm kiếm sản phẩm theo tên, xác định số lượng tồn kho, và nhiều yêu cầu tìm kiếm khác. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí như tên sản phẩm, mã sản phẩm hoặc số lượng tồn kho để dễ dàng theo dõi, tổ chức và truy vấn dữ liệu.

Cung cấp báo cáo chi tiết

Access cung cấp các công cụ để tạo báo cáo và phân tích dữ liệu. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo các báo cáo tự động để hiển thị thông tin chi tiết về số lượng xuất nhập kho, tồn kho, doanh thu, và các chỉ số quan trọng khác. Các báo cáo này cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan nhất về tình trạng kho hàng, đưa ra quyết định kịp thời và cải thiện quy trình quản lý kho hàng.

Độ an toàn và tính bảo mật cao 

Access sở hữu tính năng bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Người dùng có thể thiết lập quyền truy cập và mật khẩu cho người dùng, giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu chỉ cho phép những người được cấp quyền. Từ đó, đảm bảo rằng thông tin quan trọng trong kho hàng không bị người ngoài truy cập hoặc tự ý sửa đổi.

Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội của công cụ này, Access còn tồn tại những nhược điểm nhất định. Những nhược điểm này ảnh hưởng không nhỏ đến việc quản lý xuất nhập tồn hàng tại kho của doanh nghiệp.

Không cho phép quản lý dung lượng dữ liệu lớn

Khả năng lưu trữ dữ liệu có hạn của Access là một rào cản lớn đối với doanh nghiệp. Cụ thể, Access chỉ cung cấp khoảng 2GB cho mỗi cơ sở dữ liệu. Chính vì vậy, đối với doanh nghiệp có khối lượng thông tin về hàng hóa lớn hoặc các dữ liệu phức tạp hơn, họ sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý và truy xuất dữ liệu. 

Khó sử dụng 

Access là công cụ khá khó sử dụng, đăc biệt đối với những chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý không có nhiều kinh nghiệm hoặc kiến thức với phần mềm này. Được ra mắt từ lâu, giao diện của Access khá cũ và không mấy thân thiện với người dùng. Chính vì vậy, nhà quản lý có thể sẽ gặp phải những khó khăn trong quản lý, gây ra các sai sót và nhầm lẫn.

Khó triển khai qua hệ thống Internet

Trong thời đại phát triển của công nghệ thông tin, Internet đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp, đảm bảo sự kiểm soát tốt nhất và linh hoat. Tuy nhiên, Microsoft Access không thể đáp ứng được sự linh hoạt khi triển khai hoạt động quản lý qua Internet. Đó là lý do khiến cho hệ thống phần mềm này gặp khó khăn trong việc cập nhật và nâng cấp. Từ đó, hoạt động quản lý kho bằng Microsoft Access sẽ mang lại hiệu quả thấp hơn nhiều so với các phần mềm được triển khai qua Internet. 

Không hỗ trợ nhiều người dùng cùng truy cập dữ liệu 

Một nhược điểm khá lớn của Access là công cụ này chỉ cho phép duy nhất 1 người dùng mở và truy cập file dữ liệu cùng một lúc. Trong trường hợp nếu có nhiều người dùng cùng truy cập, người thứ 2 sẽ phải chờ người thứ 1 lưu và đóng file mới truy cập được. Từ đó, quy trình quản lý kho sẽ trở nên rườm rà và phức tạp hơn.

Phần mềm quản lý kho XSale – Giải quyết các nhược điểm của công cụ Access

Để khắc phục những nhược điểm của công cụ quản ký kho bằng Access, có rất nhiều phần mềm quản lý kho trên thị trường. Trong đó không thể không kể đến phần mềm quản lý kho của XSale. Đây là một trong những phần mềm nổi bật, sở hữu giao diện đơn giản cùng các tính năng quản lý kho vượt trội với chi phí rẻ. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý kho vận dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thì không nên bỏ qua phần mềm quản lý kho XSale.

Phần mềm quản lý kho XSale

Tính năng quản lý nổi bật:

  • Thao tác nhập dữ liệu hàng hóa đơn giản theo các trường thông tin cụ thể như tên hàng hóa, thời gian xuất nhập hàng, nhân viên tiếp nhận, tổng số hàng hóa,…
  • Tự động tạo các loại phiếu xuất nhập kho và cập nhật dữ liệu ngay trên hệ thống để giảm thiểu tình trạng mất mát hàng hóa.
  • Tự động đẩy các thông báo quan trọng trong quá trình xuất kho hàng hóa như số lượng hàng, cảnh báo hàng tồn kho.
  • Lưu trữ các lịch sử xuất nhập hàng hóa. Đảm bảo hoạt động quản lý kho diễn ra minh bạch và rõ ràng.

Chi phí:

  • Bản miễn phí: Một gói miễn phí vĩnh viễn được cung cấp cho các chủ cửa hàng mới bắt đầu quản lý đa nền tảng, bao gồm tính năng quản lý chat đa kênh và một kết nối Fanpage.
  • Gói doanh nghiệp: Với giá 99.000 VNĐ mỗi tháng cho người dùng đầu tiên và 59.000 VNĐ mỗi tháng cho người dùng thứ hai, gói doanh nghiệp dành cho các cửa hàng bán hàng đa kênh cần quản lý hoạt động một cách hiệu quả.

FAQ liên quan đến quản lý kho bằng Access

Quản lý kho bằng Access có phải sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp không?

Không. Bởi lẽ Access vẫn sở hữu những hạn chế nhất định như không cho phép quản lý dung lượng lớn, khó sử dụng và triển khai qua hệ thống Internet. Thay vào đó, doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm quản lý kho chuyên dụng để sở hữu khả năng quản lý kho ở mọi nơi, mọi lúc và giảm thiểu các bước nhập liệu và thao tác phức tạp. 

Microsoft Access còn có các tính năng mở rộng nào trong quản lý kho hàng?

Ngoài tính năng quản lý kho hàng thông qua tạo bảng, biểu mẫu và truy vấn, Access cũng cung cấp các tính năng khác như thống kê và cung cấp các báo cáo chi tiết để theo dõi tình trạng kho hàng và tích hợp đồng thời các công cụ để tự động hóa quy trình quản lý kho hàng.

Microsoft Access có khả năng bị loại bỏ hay không?

Không, Microsoft không có kế hoạch chấm dứt hoặc loại bỏ Microsoft Access. Theo thông tin từ Ebo Quansah, người quản lý chương trình Access, Microsoft sẽ tiếp tục nâng cấp và bao gồm Access trong các phiên bản Office sắp tới trong tương lai.

Lời kết

Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về hoạt động quản lý kho bằng Access. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì liên quan đến quản lý xuất nhập tồn kho bằng Access, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ XSale để được tư vấn và hỗ trợ nhé!

Xem thêm: 10 bí kíp giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả vượt bậc

Đánh giá bài viết này
Phan Chi
Phan Chi
Chuyên gia nghiên cứu thị trường và Chuyển đổi số doanh nghiệp
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.