Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Định nghĩa, Chức năng cần có

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc chuyển đổi số và mở rộng kênh bán hàng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt là khi doanh nghiệp phải đối mặt với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với thách thức mới: Làm thế nào để quản lý bàn hàng một cách chính xác và hiệu quả nhất? Chính vì vậy, phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời, trở thành giải pháp tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng hiệu quả hơn, giúp giảm chi phí vận hàng và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, Xsale sẽ cùng bạn tìm hiểu phần mềm quản lý bán hàng là gì, lợi ích mang lại cho doanh nghiệp cũng như chức năng cần có của phần mềm nhé!

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ giúp doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ các công việc bán hàng, kinh doanh chỉ trên một giao diện. Doanh nghiệp sẽ quản lý hiệu quả công việc của mình trong tất cả các phân đoạn bán hàng gồm: quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng, báo cáo hàng ngày,…

Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng bởi quản lý, trưởng nhóm bán hàng để xác định xu hướng, cơ hội, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, những điều cần cải thiện,… để khiến đội nhóm thành công, đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Trong việc quản lý bán hàng, doanh nghiệp nào cũng sẽ phải đối mặt với những thách thức lớn, từ việc xác định nguồn cung, xem xét vấn đề vận chuyển hàng hóa, đến việc duy trì sự cân bằng giữa thu chi và lợi nhuận. Việc áp dụng cách làm thủ công trong quá trình này có thể gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp:

  • Danh mục hàng hóa đa dạng, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin.
  • Rủi ro thất lạc thông tin khách hàng, thậm chí mất khách hàng nếu dữ liệu bị thay đổi hoặc bị rò rỉ mà doanh nghiệp không kịp thời phát hiện.
  • Việc nhập số liệu và các nghiệp vụ tính toán công nợ, tồn khi và doanh số khách hàng đều phải thực hiện thủ công, dễ xảy ra sai sót, dẫn đến việc doanh nghiệp phải mất thêm thời gian và công sức để rà soát và chỉnh sửa.
  • Không cập nhật được số liệu theo thời gian thực mà phải chờ báo cáo của từng nhân viên kinh doanh.

Để giải quyết các vấn đề trên, có một giải pháp miễn phí thường được nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng là tạo lập file Excel quản lý bán hàng. Tuy nhiên, lưu trữ thông tin trên Excel có thể dẫn đến mất dữ liệu do file được lưu rời rạc và không đồng bộ. Tính bảo mật kém cũng là một vấn đề khiến thông tin doanh nghiệp dễ bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép. Đặc biệt, nếu người sử dụng không có kiến thức sâu về các hàm tính toán trong Excel, việc quản lý số liệu trở nên khó khăn và dễ gây ra sai sót.

Do đó, việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng là một giải pháp hiệu quả, giúp giải quyết những thách thức này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm quản lý hiện nay rất phổ biến bởi sự tiện lợi, nhanh gọn mà phần mềm mang lại, tránh được những rủi ro không đáng có.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả mang đến rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như sau:

Giúp tăng doanh số bán hàng

Tăng doanh số bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Bằng cách xác định chiến lược bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa doanh thu và giảm tối đa chi phí, từ đó tăng lợi nhuận. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo sự bền vững và phát triển, giúp tăng doanh số bán hàng hiệu quả.

Tối ưu hóa hiệu suất của nhân viên

Hiệu suất nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất của đội ngũ bán hàng và quy trình bán hàng. Bằng cách cung cấp các tính năng như quản lý kho hàng, trả lời tin nhắn, phân loại khách hàng,… doanh nghiệp có thể đảm bảo nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu, khách hàng mục tiêu và cách tiếp cận. Từ đó, cải thiện hiệu quả và hiệu suất làm việc, đảm bảo doanh nghiệp sẽ cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng

Tạo dưng mối quan hệ với khách hàng

Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp, nhà bán hàng xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng của mình. Bằng cách tối ưu hóa quy trình tiếp cận, phản hồi, và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cao hơn và tạo sự trung thành từ phía khách hàng. Mối quan hệ mạnh mẽ, phát triển tốt đẹp giúp đảm bảo sự phát triển bền vững và tạo ra cơ hội kinh doanh lâu dài.

Chức năng của phần mềm quản lý bán hàng

Dưới đây, XSale đã tổng hợp một số tính năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý bán hàng để phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Quản lý bằng mã vạch

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ cho phép nhà bán hàng tổ chức và kiểm soát tồn kho trong doanh nghiệp thông qua chức năng quản lý bằng mã vạch. Để thực hiện điều này, bạn cần gắn mã vạch duy nhất cho từng sản phẩm, sau đó sử dụng máy quét mã vạch để nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống. Dữ liệu về sản phẩm, như tên, giá, số lượng, và ngày sản xuất, sẽ được lưu trữ và cập nhật trong một hệ thống quản lý tồn kho. Khi có giao dịch nhập kho hoặc bán hàng, bạn chỉ cần quét mã vạch để thực hiện giao dịch và cập nhật tồn kho tự động. Điều này giúp tránh sai sót, giảm thiểu thiếu sót hàng hóa, và cải thiện quy trình quản lý tồn kho trong doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quét mã vạch, check hàng thật giả miễn phí

Chức năng phần mềm quản lý bán hàng_Quản lý bằng mã vạch

Quản lý khách hàng

Chức năng quản lý khách hàng trong phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Hệ thống này cho phép tổ chức thông tin về khách hàng, ghi nhận lịch sử mua hàng, và theo dõi hoạt động liên quan. Điều này giúp cá nhân hóa tương tác, cung cấp dịch vụ tốt hơn và tạo chương trình khuyến mãi phù hợp. Bên cạnh đó, chức năng cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu giúp đánh giá hiệu suất tiếp thị, tối ưu hóa chiến lược kinh doanh, và xác định cơ hội tiềm năng.

Chức năng phần mềm quản lý bán hàng_Tính năng quản lý khách hàng

Qua việc phân tích và theo dõi trên phần mềm bán hàng, nhà bán hàng có thể nuôi dưỡng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng của mình, biến họ thành khách mua hàng, và từ khách mua hàng 1 lần thành khách hàng thân thiết.

Quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho là tính năng luôn có trong mọi phần mềm quản lý bán hàng. Hệ thống này cho phép theo dõi thông tin về sản phẩm, số lượng tồn kho, và lịch sử nhập xuất. Bạn có thể dễ dàng xác định mức tồn kho, tạo báo cáo tồn kho, và tối ưu hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng. Điều này giúp tránh thiếu sót hoặc thừa hàng hóa, cải thiện quản lý tài chính, và tối ưu hóa quy trình tồn kho tổng thể, đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng một cách hiệu quả. Toàn bộ dữ liệu tồn kho đều được lưu trữ trên hệ thống bảo mật và an toàn cao của phần mềm, tuyệt đối không có sai sót.

Tính năng phân quyền và quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng có thể cần thêm tính năng phân quyền và quản lý nhân viên đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu riêng để đăng nhập vào một số tính năng nhất định trên phần mềm quản lý tùy theo chức năng của họ như nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên quản lý kho,…

Chức năng phần mềm quản lý bán hàng_Phân quyền và quản lý nhân viên

Nhà quản lý sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quan trọng như xem báo cáo bán hàng, quản lý đơn hàng, tạo các chương trình khuyến mãi,…  Cạnh đó, nhờ tính năng quản lý nhân viên, chủ kinh doanh có thể biết được nhân viên nào bán hàng tốt, làm việc tốt để có các chính sách khen thưởng hợp lý.

Phân tích và báo cáo theo thời gian thực

Tính năng này cho phép nhà quản lý có các phân tích và báo cáo trực quan, tổng quát về tình hình kinh doanh hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi xu hướng, xác định điểm yếu và mạnh và đưa ra các chiến lược kinh doanh thích hợp.

Chức năng phần mềm quản lý bán hàng_Phân tích và báo cáo theo thời gian thực

Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ cần có các báo cáo cơ bản gồm:

  • Tổng doanh thu, tổng số đơn hàng theo thời gian.
  • Doanh thu theo từng kênh bán hàng, chi nhánh, nền tảng bán hàng (đa kênh).
  • Giá trị đơn hàng trung bình theo ngày/tuần/tháng/năm.
  • Tổng lợi nhuận, lợi nhuận gộp.
  • Các chi phí khuyến mãi, giảm giá dành cho các đơn hàng.
  • Chi phí vận chuyển và giao hàng.
  • Sản phẩm nào hiện đang bán chạy nhất.

Một số tính năng bổ sung của phần mềm quản lý bán hàng

Bên cạnh tính năng cơ bản trên thì nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường hiện nay còn có nhiều tính năng hữu ích khác, mạnh mẽ hơn so với việc quản lý bán hàng theo phương pháp truyền thống, cụ thể như sau:

  • Bảo mật: Tính năng này giúp giám sát từng nhân viên đăng nhập vào phần mềm gồm: kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, đăng nhập một lần. Phần mềm quản lý bán hàng còn cần bảo mật và sao lưu dữ liệu thường xuyên để giữ an toàn các thông tin bán hàng của doanh nghiệp, dữ liệu của khách hàng.
  • Đa dạng hình thức thanh toán: Phần mềm quản lý bán hàng nên cung cấp nhiều hình thức thanh toán để khách hàng lựa chọn ví dụ như thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, MoMo, ZaloPay,…
  • Đa dạng đối tác vận chuyển: Phần mềm có thể kết hợp với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau.
  • Các tính năng liên lạc bổ sung: chat trực tuyến với khách hàng, gửi email marketing.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng với bộ tính năng toàn diện và mức giá hợp lý, được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp và nhà bán hàng. Một số cái tên nổi bật có thể kể đến: XSale, GoSell, KiotViet,…

>>> Xem thêm: So sánh 5 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

Kết luận

Trên đây, XSale đã giải đáp cho bạn định nghĩa phần mềm quản lý bán hàng là gì, tính năng cần có và những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Các tính năng XSale đề cập ở trên là cơ bản và mỗi phần mềm khác nhau sẽ có các tính năng riêng. Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy tìm đơn vị cung cấp phần mềm có tính năng phù hợp nhất. Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ phần mềm quản lý bán hàng là gì, hay đang tìm kiếm giải pháp quản lý bán hàng cho doanh nghiệp để cải thiện doanh số, đừng ngần ngại liên hệ với XSale để được hỗ trợ thêm nhé.

>>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí, tốt nhất

5/5 - (1 bình chọn)
Trang Nguyen
Trang Nguyen
Chuyên gia Tư vấn & Chuyển đổi số Bán hàng
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.