Quản lý kho hàng là hoạt động quan trọng và cần thiết để đảm bảo rằng nhà hàng có đủ lượng hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, nhiều chủ nhà hàng còn gặp khó khăn trong việc cân đối và quản lý hoạt động này sao cho hiệu quả, dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu thực phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và việc vận hành của nhà hàng. Để hiểu hơn về lợi ích cũng như quy trình quản lý kho nhà hàng tối ưu nhất có thể, hãy cùng XSale theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Lợi ích của việc quản lý kho nhà hàng
Phần mềm quản lý kho nhà hàng cung cấp vô vàn lợi ích giúp nhà quản lý nâng cao khả năng kiểm soát và theo dõi kho hàng, cụ thể như sau:
Giảm nguy cơ thất thoát thực phẩm
Có tới 10% thực phẩm được các nhà hàng mua bị lãng phí trước khi đến tay người tiêu dùng. Việc các nhà hàng mua và dự trữ quá nhiều nguyên liệu mà không tính toán kỹ lưỡng sẽ gây lãng phí nguyên liệu và hao tổn chi phí, nghiêm trọng hơn là gây ảnh hưởng xấu đến môi trường.
Quản lý kho thực phẩm hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự mất mát đó. Cụ thể, hoạt động này giúp nhà quản lý nắm được số thực phẩm còn lại trong kho, thời gian lưu kho, cũng như chất lượng của thực phẩm. Đây là cơ sở để nhà quản lý có kế hoạch cụ thể và hợp lý trong việc nhập nguyên liệu, đảm bảo phục vụ được nhu cầu của chính nhà hàng.
Tiết kiệm chi phí nhập nguyên liệu
Chi phí liên quan đến thực phẩm thường chiếm từ 28% đến 35% tổng chi phí vận hành của một nhà hàng. Do đó, quản lý kho nguyên vật liệu là hoạt động cực kỳ cần thiết. Quản lý kho tốt giúp chủ nhà hàng xác định chi phí nhập thực phẩm mỗi ngày, xác định số lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu đông lạnh để cho dự trữ,… Từ đó, nhà hàng giảm thiểu được số nguyên liệu bị lãng phí và tính toán chi phí mua hàng hợp lý hơn.
Quản lý nhà cung cấp nguyên liệu tốt hơn
Các nhà hàng có thể sử dụng hệ thống quản lý kho để theo dõi chặt chẽ hơn thực phẩm và việc mua hàng của mình. Từ đó, nhà hàng có thể quản lý việc mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp tốt hơn. Đồng thời, nhà hàng cũng sẽ xác định được chính xác nguồn cung cấp khi hàng hóa nhập vào bị hư hỏng. Từ đó, nhà quản lý sẽ có biện pháp điều chỉnh việc lựa chọn nhà cung cấp mới phù hợp hơn.
Tối ưu chi phí và hoạt động lưu kho
Theo một nghiên cứu của Oracle, 87% nhà hàng có thể giảm 22% lượng hàng tồn kho và các chi phí liên quan, nếu họ hướng đến việc sử dụng cách thức quản lý kho hàng khoa học và hiệu quả. Việc quản lý kho chính xác sẽ giúp nhà quản lý tránh tình trạng thiếu nguyên liệu, cũng như giảm thiểu chi phí lưu thực phẩm trong kho. Từ đó, nhà hàng sẽ tối ưu được chi phí và hoạt động cho việc lưu kho. Ngoài ra, người quản lý cũng sẽ theo dõi được mức hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để có kế hoạch kịp thời loại bỏ các mặt hàng lỗ và cải thiện quy trình cung ứng.
Hai phương pháp kiểm kê, quản lý kho nhà hàng phổ biến
Lựa chọn phương pháp nào để quản lý kho nhà hàng hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thất thoát và hư hỏng luôn là bài toán khó đối với các quản lý nhà hàng. Để tìm được câu trả lời cho bài toán này, nhà hàng cần phải lựa chọn cho mình một phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp mà nhà quản lý thường xuyên theo dõi tình trạng xuất nhập tồn kho của thực phẩm, hàng hóa ở sổ kế toán. Với phương pháp này, các tài khoản kế toán của nhà hàng sẽ phản ánh số sản phẩm hiện có, mức độ biến động của thực phẩm, nguyên vật liệu. Chính vì vậy, quản lý nhà hàng có thể xác định được giá trị hàng tồn kho ở mọi thời điểm bất kỳ trong kỳ kế toán.
Phương pháp kê khai định kỳ
Phương pháp kê khai định kỳ là phương pháp hạch toán dựa vào hoạt động kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của hàng hóa trên sổ kế toán, từ đó tính toán được giá trị thực phẩm đã xuất trong kỳ. Đối với phương pháp này, nhà quản lý chỉ nhận biết được giá trị tồn kho tại đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán.
Ưu và nhược điểm của hai phương pháp kiểm kê kho hàng
Để có cái nhìn rõ hơn về sự khác nhau giữa phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kê khai định kỳ, các nhà quản lý nhà hàng cần xem xét các ưu và nhược điểm của 2 phương pháp này dựa vào bảng dưới đây:
| Phương pháp kê khai thường xuyên | Phương pháp kê khai định kỳ | |
|---|---|---|
| Ưu điểm | – Xác định và đánh giá số lượng hàng tồn mọi lúc, ở từng thời gian diễn ra việc kiểm kê. – Thông tin được cập nhật thường xuyên và hạn chế tối đa sai sót. – Đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và tìm ra nguyên nhân sai sót, hạn chế tình trạng thất thoát, hao hụt hàng hóa. | – Tiết kiệm thời gian và công sức trong hoạt động kê khai liên tục. – Khối lượng công việc đơn giản và nhẹ nhàng trong 1 thời gian dài. – Giảm thiểu đáng kể thông tin lưu trữ. |
| Nhược điểm | Việc kê khai thường xuyên sẽ làm cho lượng công việc phải xử lý hàng ngày của kế toán kho bị quá tải. | Công việc kiểm kê nhà hàng sẽ bị dồn vào cuối kỳ. Không nắm chắc được tình hình xuất nhập tồn kho. |
Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Tuy nhiên, để tối ưu hoạt động quản lý kho nhà hàng, chủ doanh nghiệp kinh doanh F&B nên sử dụng kết hợp cả hai phương pháp này để quản lý bao quát hơn các hoạt động kiểm kho và kê khai nguyên liệu, thực phẩm.
Quy trình quản lý kho nhà hàng tối ưu
Để hoạt động quản lý kho đạt được hiệu quả cao và giảm thiểu tình trạng thất thoát, chủ nhà hàng cần xây dựng hoặc tuân thủ thực hiện một quy trình hợp lý và bao quát nhất. Sau đây, XSale xin giới thiệu quy trình quản lý kho hàng hoàn chỉnh gồm đầy đủ các bước cần thiết để các nhà quản lý tham khảo.
Giai đoạn 1: Trước khi kiểm kê tồn kho
Ở giai đoạn này, nhà hàng cần phổ biến cho từng bộ phận có liên quan và người phụ trách về kế hoạch kiểm kê hàng hóa. Nhân sự thực hiện hoạt động này có thể bao gồm quản lý nhà hàng, kế toán kho hoặc thủ kho.
Đồng thời, ở giai đoạn trước khi kiểm kê tồn kho, lựa chọn thời điểm để thực hiện kiểm kê cũng vô cùng quan trọng. Để hoạt động kiểm kê hàng hoá của nhà hàng có được con số thống kê chính xác và cụ thể, nhà hàng cần ngưng bán hàng và tạm ngưng việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập kho. Nhà hàng cũng cần quyết định xem kiểm kê mặt hàng nào trước, cửa hàng và khu vực nào trước (khi kinh doanh chuỗi cửa hàng).
Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm kê
Ở giai đoạn này, nhà quản lý cần thực hiện cụ thể theo các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản kiểm kê dựa trên danh mục sản phẩm trên phần mềm kế toán, quản lý kho. Các nội dung trong biên bản kiểm kê cần bao gồm: mã sản phẩm, tên hàng hóa, đơn vị tính, lượng tồn kho thực tế, ghi chú (nếu có).
Bước 2: Đếm số lượng của từng mặt hàng tại thời điểm kiểm kê và ghi lại trong biên bản kiểm kê. Người kiểm kê cần chú ý và tập trung để hạn chế các sai sót.
Bước 3: Số liệu đã được kiểm kê cần chuyển về cho bộ phận có trách nhiệm thực hiện kiểm kê.
Bước 4: Bộ phận chuyên trách kiểm kê đối chiếu số liệu tồn kho trên hệ thống kế toán. quản lý kho với lượng hàng tồn thực tế để xác định sự chênh lệch.
Bước 5: Hoàn tất khâu đối chiếu, xác định nguyên nhân của sự chênh lệch (nếu có) và thực hiện điều chỉnh để phục vụ kỳ kiểm kê tiếp theo.
Top 5 phần mềm quản lý kho nhà hàng nổi bật nhất
Để đơn giản hóa quy trình quản lý kho nêu trên, các nhà hàng nên đầu tư lựa chọn và sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng. Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả và phổ biến nhất mà XSale tổng hợp được, dựa trên danh sách từ trang Thegioididong.
KiotViet
Nhắc đến phần mềm quản lý kho nhà hàng, chúng ta không thể bỏ qua phần mềm KiotViet. KiotViet luôn lấy khách hàng làm trọng tâm và mang lại cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời nhờ các tính năng quản lý kho vượt trội.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép lưu trữ các thông tin về vị trí đặt hàng, quản lý ngày hết hạn sử dụng. Từ đó, cung cấp cảnh báo hàng hết hạn và hàng dưới hạn mức tồn kho.
- Quản lý lịch sử hàng tồn, hỗ trợ nhà quản lý dự đoán nhu cầu khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn.
- Tự động điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa tương ứng với việc nhập xuất hàng.
- Cho phép nhà quản lý, thủ kho và kế toán kiểm kho sản phẩm theo từng mã vạch, số serial,…
Chi phí:
- Gói Hỗ trợ: 200.000 VNĐ/tháng – Áp dụng cho các mô hình kinh doanh nhỏ, người mới bắt đầu hoặc bán hàng trực tuyến – 1 cửa hàng – 3 người dùng.
- Gói Chuyên nghiệp: 270.000 VNĐ/tháng – Dành cho các mô hình kinh doanh chuyên nghiệp – 1 cửa hàng – Không giới hạn số người dùng. Đối với mỗi 1 chi nhánh cộng thêm sẽ có chi phí là 200.000đ/chi nhánh/tháng.
- Gói Cao cấp: 370.000 VNĐ/tháng – Dành cho các mô hình kinh doanh với nhiều kênh bán hàng hoặc nhiều nhân viên – 1 cửa hàng – Không giới hạn số người dùng. Đối với mỗi 1 chi nhánh cộng thêm sẽ có chi phí là 335.000đ/chi nhánh/tháng.
Sapo POS
Được ứng dụng theo phương thức nền tảng mở, có khả năng quản lý kho hàng cho nhiều quy mô nhà hàng, Sapo luôn nhận được sự ưu ái từ những người quản lý đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho nhà hàng phổ biến và hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Thống kê và quản lý chính xác số lượng hàng hóa tồn kho cho nhà hàng.
- Cho phép quản lý kho ở bất cứ đâu nhờ khả năng hỗ trợ đa nền tảng thiết bị.
- Báo cáo tình hình hàng hóa trong kho để nhà quản lý điều chỉnh kịp thời khi hết hàng trong kho.
- Báo cáo tình hình hàng lỗi, mức độ thất thoát của hàng hóa trong kho.
Chi phí:
- 7 ngày dùng thử miễn phí.
- Gói Start Up: 249.000 VNĐ/tháng – Bao gồm 1 kênh bán hàng (1 cửa hàng, 1 fanpage, 1 gian hàng trực tuyến).
- Gói Pro: 399.000 VNĐ/tháng – Cho phép bán hàng tại cửa hàng, sử dụng 3 fanpage và 10 gian hàng trực tuyến.
- Gói Omnichannel: 599.000 VNĐ/tháng – Đáp ứng bán hàng tại cửa hàng, sử dụng 5 fanpage và 20 gian hàng trực tuyến.
XSale
XSale là một trong số những phần mềm nổi bật hiện nay được nhiều nhà hàng Việt tin tưởng lựa chọn. XSale sở hữu trọn bộ các tính năng quản lý kho hàng với chi phí hợp lý, cho phép nhà hàng giảm thiểu thời gian và công việc trong quản lý kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ nhập liệu hàng hóa nhập kho dễ dàng với các trường thông tin như thời gian, địa chỉ, người giao, tổng số tiền,…
- Tạo phiếu xuất kho tự động để đảm bảo quy trình quản lý kho được minh bạch và thuận tiện.
- Cung cấp các báo cáo về hoạt động quản lý xuất nhập nguyên liệu của nhà hàng.
- Cảnh báo ngay khi số hàng hóa trong kho còn ít để chủ nhà hàng chủ động nắm bắt tình trạng tồn kho.
Chi phí:
- Phiên bản miễn phí: Được bao gồm tính năng chat đa kênh và một lần kết nối fanpage, chỉ áp dụng cho một tài khoản người dùng.
- Gói doanh nghiệp: Với mức giá 99.000 VNĐ/tháng cho người dùng đầu tiên và 59.000 VNĐ/tháng cho người dùng thứ hai, gói này được thiết kế đặc biệt để giúp cho các cửa hàng bán hàng đa kênh quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Ecount
Phần mềm quản lý kho nhà hàng Ecount là một trong những phần mềm quản lý kho phổ biến, đáp ứng được hầu hết các yêu cầu trong quản lý kho nhà hàng. Ecount hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các kế hoạch quản lý kho hiệu quả hơn.
Tính năng nổi bật:
- Báo cáo tình trạng hàng hóa, thực phẩm bị lỗi.
- Hỗ trợ kiểm soát biến động chuyển kho và tồn kho các mặt hàng tại các kho khác nhau.
- Tự động xuất các phiếu mua hàng, bán hàng và báo cáo mức tồn kho tự động.
- Phân quyền truy cập và chỉnh sửa trên hệ thống quản lý kho của nhà hàng.
Chi phí:
- Miễn phí dùng thử trong 7 ngày.
- Cung cấp thông tin liên hệ để nhận báo giá chi tiết.
Zoho Inventory
Zoho Inventory là phần mềm quản lý kho nhà hàng cung cấp khả năng giám sát các nghiệp vụ kho của nhà hàng. Đồng thời, phần mềm cho phép nhà quản lý theo dõi chi phí cho từng mặt hàng và tính toán mức giá vốn của sản phẩm dễ dàng hơn.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ theo dõi sản phẩm tồn kho để tự động điều chỉnh hàng tồn kho cho từng đơn hàng.
- Thống kê chi tiết số lượng thành phần, biến thể của từng sản phẩm.
- Đồng bộ hóa các thông tin quản lý kho cùng với thông tin cụ thể về sản phẩm.
- Tự động báo cáo khi sản phẩm trong kho còn ít hoặc hết hàng.
Chi phí:
- Gói Standard: $29/tháng.
- Gói Professional: $79/tháng.
- Gói Premium: $129/tháng.
- Gói Enterprise: $249/tháng.
Lời kết
Trên đây là chia sẻ về các thông tin liên quan đến hoạt động quản lý kho nhà hàng và các phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất dành cho các nhà hàng. Hy vọng rằng, bài viết của XSale sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho nhà hàng và các loại phần mềm quản lý kho phổ biến nhất. Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho phù hợp với nhà hàng của mình, đừng ngần ngại liên hệ ngay với XSale để được hỗ trợ và tư vấn kỹ hơn nhé!
