Ngành bán lẻ hiện nay đang trải qua sự biến đổi nhanh chóng do sự phát triển của thương mại điện tử và sự thay đổi trong thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Với sự gia tăng đáng kể trong số lượng sản phẩm và giao dịch hàng ngày, nhiều quản lý cửa hàng tạp hóa đang gặp phải những thách thức về quản lý hàng hóa, bao gồm cả sai sót dữ liệu và mất thời gian trong việc kiểm tra và sửa lỗi. Để khắc phục các khó khăn này, các mẫu file Excel quản lý bán hàng tạp hóa sẽ là công cụ hữu ích, giúp cho hoạt động quản lý bán hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tải ngay 8 mẫu file Excel này hoàn toàn miễn phí nhé!
Mục lục
Hướng dẫn tạo file Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Thông tin cần có
Dưới đây là một số thông tin cơ bản cần có trong một file Excel quản lý bán hàng tạp hóa:
- Thông tin liên quan đến đơn hàng: Bao gồm thời gian bán hàng, loại hàng hóa, giá tiền và số lượng,…
- Thông tin về khách hàng: Bao gồm tên khách hàng, thông tin liên hệ, mã khách hàng,…
- Các ghi chú khác: Bao gồm các lưu ý về chương trình khuyến mãi, khiếu nại và phản hồi của khách hàng,…
Hướng dẫn tạo file Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Nhà quản lý bán hàng có thể tự tạo file quản lý bán hàng tạp hóa Excel dễ dàng và nhanh chóng theo các bước sau:
- Bước 1: Mở Excel để tạo bảng tính mới và cài đặt chế độ lưu tự động.
- Bước 2: Xác định các cột trong bảng tính Excel để mô tả đặc điểm của hàng hóa, tùy theo nhu cầu bán hàng của từng cửa hàng.
- Bước 3: Nhập các dữ liệu liên quan như tên hàng hóa, số lượng, giá cả,… theo từng cột và từng hàng.
- Bước 4: Truy xuất thông tin về hàng hóa theo các tiêu chí như tên, số lượng, giá cá theo tính năng lọc dữ liệu.
- Bước 5: Lưu và đặt tên phù hợp cho file Excel quản lý bán hàng tạp hóa mới tạo lập.
8 mẫu file Excel quản lý bán hàng tạp hóa miễn phí
Cùng tham khảo ngay một số mẫu file Excel quản lý bán hàng tạp hóa miễn phí, có sẵn và phù hợp với hầu hết các mô hình bán hàng của doanh nghiệp.
File Excel quản lý nhập hàng
Mẫu file Excel quản lý nhập hàng miễn phí sẽ giúp chủ cửa hàng kiểm soát tất cả các thông tin nhập hàng, sản phẩm. Mẫu file này bao gồm những trường thông tin sau:
- Ngày nhập
- Chứng từ
- Mã hàng
- Tên đơn hàng
- Đơn vị tính
- Giá nhập
- Thành tiền
File Excel quản lý thông tin đơn hàng
Quản lý thông tin đơn hàng là công việc không hề dễ dàng đối với các chủ cửa hàng. Chính vì vậy, mẫu file Excel quản lý thông tin đơn hàng này sẽ giúp công việc này đơn giản và hiệu quả hơn. Các nội dung trong mẫu file này gồm có:
- Mã đơn hàng
- Tình trạng đơn hàng
- Ngày đặt hàng
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Màu sắc/kích cỡ
- Tên khách hàng
File Excel quản lý khách hàng và nhà cung cấp
Quản lý khách hàng và nhà cung cấp là hoạt động cực kỳ quan trọng trong hoạt động bán hàng và kinh doanh của cửa hàng. Khi quản lý khách hàng và nhà cung cấp tốt, bạn sẽ đưa ra các chương trình chăm sóc khách hàng và tiếp thị phù hợp. Đồng thời, mẫu file Excel này giúp cửa hàng quản lý các đơn vị nhà cung cấp, từ đó đảm bảo nguồn cung ứng và chất lượng của hàng hóa. Mẫu file Excel quản lý khách hàng và nhà cung cấp gồm các thông tin sau:
- Mã khách hàng/nhà cung cấp
- Tên khách hàng/nhà cung cấp
- Loại
- Địa chỉ
File Excel quản lý sản phẩm
Mẫu file quản lý sản phẩm bằng Excel sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt được các loại sản phẩm kinh doanh, số lượng sản phẩm và giá thành của từng loại hàng hóa. Một file Excel quản lý sản phẩm sẽ có các thông tin sau:
- Thứ tự đơn hàng
- Tên sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Giá nhập
- Giá bán
- Số lượng
File Excel kho bán hàng tạp hóa
File Excel quản lý kho bán hàng tạp hóa sẽ giúp chủ cửa hàng thực hiện hoạt động quản lý kho đơn giản và hiệu quả hơn. Bạn sẽ biết được số lượng hàng tồn trong kho và từ đó đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp. Mẫu file này bao gồm các thông tin sau:
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch
- Mã hàng hóa
- Tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Tồn kho ban đầu
- Tồn kho sau bán
File Excel quản lý xuất nhập hàng hóa
Một trong những file Excel quản lý bán hàng tạp hóa quan trọng không kém luôn cần sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng chính là file quản lý xuất nhập hàng hóa. Các nội dung cần có trong file này bao gồm:
- Chứng từ
- Diễn giải
- Xuất kho
- Nhập kho
- Thời gian
- Ghi chú (nếu có)
File Excel quản lý khách hàng
Với mẫu file Excel quản lý khách hàng, chủ cửa hàng có thể kiểm soát toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng như thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng,… Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hành vi của khách hàng để thực hiện các hoạt động tiếp thị phù hợp. File Excel quản lý khách hàng bao gồm các nội dung sau:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
File Excel quản lý kho
Quản lý kho cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch và đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng. Vì vậy, file Excel quản lý kho dưới đây sẽ cực kỳ có ích cho bạn trong việc nắm bắt được khối lượng hàng hóa tồn kho. Các thông tin cơ bản cần có trong bảng tính này bao gồm:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Đơn vị tính
- Số hàng tồn kho
- Số dư đầu kỳ
- Nhập trong kỳ
- Xuất trong kỳ
Một số lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Khi quản lý bán hàng tạp hóa, Excel được xem là công cụ hữu ích để quản lý và kiểm soát hoạt động bán hàng của cửa hàng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, sẽ có một số lưu ý sau đây mà người dùng cần nắm vững.
Thiết kế cấu trúc dữ liệu rõ ràng
Chủ cửa hàng cần thiết kế cấu trúc dữ liệu (Tệp, trang tính, ô, cột,…) của file Excel rõ ràng và chính xác. Bởi lẽ một cấu trúc dữ liệu rõ ràng sẽ giúp người quản lý tổ chức thông tin một cách logic và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Bạn có thể sắp xếp các dữ liệu theo từng cột và hàng theo một trình tự nhất định, xác định các trường thông tin quan trọng cần lưu trữ. Các thao tác này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi thực hiện các tác vụ quản lý bán hàng tạp hóa.
Xử lý dữ liệu đầu vào cẩn thận
Người quản lý cần xử lý dữ liệu đầu vào file Excel bán hàng tạp hóa cẩn thận và chính xác nhất. Bởi lẽ, dữ liệu đầu vào nếu không chính xác hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến những sai sót thông tin quan trọng. Điều này sẽ gây ra những khó khăn cho việc quản lý các thông tin về sản phẩm, đơn hàng và khách hàng.
Việc kiểm tra dữ liệu đầu vào cẩn thận giúp phát hiện và khắc phục các lỗi nhập liệu trước khi nó gây ra hậu quả nghiêm trọng. Chủ cửa hàng cần phải thường xuyên kiểm tra dữ liệu, kiểm tra định dạng và xử lý các giá trị không hợp lệ, từ đó giảm thiểu nguy cơ lỗi nhập liệu và đảm bảo các bước tính toán chính xác.
Cần đảm bảo dữ liệu được bảo mật tốt nhất
Trong hoạt động quản lý bán hàng tạp hóa bằng Excel, các cửa hàng cần phải lưu trữ tất cả các thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ, lịch sử giao dịch, thông tin thanh toán. Chính vì vậy, bạn cần phải đảm bảo dữ liệu được bảo mật tốt nhất để thông tin cá nhân của khách hàng không bị lộ ra ngoài hoặc bị sử dụng một cách trái phép.
Những hạn chế của việc quản lý bán hàng tạp hóa bằng Excel
Excel là công cụ hữu ích cho việc quản lý bán hàng tạp hóa. Tuy nhiên, chủ cửa hàng có thể gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý bán hàng tạp hóa bằng Excel bởi những hạn chế còn tồn tại của công cụ này.
Dễ sai sót trong nhập dữ liệu
Hầu hết việc nhập các dữ liệu và thông tin vào bảng tính Excel được thực hiện thủ công, gây ra các sai sót và ảnh hưởng đến các quá trình quản lý có liên quan. Các sai sót này bao gồm tên hàng hóa, loại hàng hóa, đơn giá và số lượng. Khi các thông tin được nhập liệu xảy ra sai sót sẽ khiến nhà quản lý mất thời gian rà soát lại, làm trì trệ công việc và giảm năng suất làm việc của nhân viên. Từ đó, quá trình mua hàng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực và khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng.
Tốc độ xử lý dữ liệu chậm
Các thông tin cần nhập liệu trong hoạt động quản lý bán hàng tạp hóa khá lớn và phức tạp. Chính vì vậy, khi dữ liệu quá lớn, Excel sẽ bị quá tải và cần thời gian để truy cập. Đồng thời, việc xử lý các dữ liệu liên quan đến đơn hàng sẽ bị chậm đi và có thể không đủ khả năng để xử lý số lượng thông tin lớn.
Bên cạnh đó, khả năng lưu trữ dữ liệu có giới hạn, nên khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động quản lý bán hàng sẽ gặp khó khăn trong việc lưu trữ khối lượng thông tin.
Thiếu tính bảo mật dữ liệu
Tính bảo mật dữ liệu của Excel khá công cụ này có nhược điểm lớn là thiếu bảo mật dữ liệu. Bởi lẽ, quyền truy cập trong Excel không được kiểm soát hoàn toàn dù có cẩn thận, và bất cứ ai cũng có thể có quyền thao tác trên tệp dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng không nhận ra được nhược điểm này và tiến hành thao tác file Excel quản lý bán hàng tạp hóa trên nhiều thiết bị. Từ đó, gia tăng mối nguy hại khi thông tin bị rò rỉ và đánh cắp dữ liệu.
Tối ưu hóa hoạt động quản lý bán hàng tạp hóa bằng phần mềm XSale
Mặc dù Excel là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ và hiệu quả, tuy nhiên Excel cũng có những nhược điểm lớn, đặc biệt về vấn đề bảo mật. Chính vì vậy, cửa hàng của bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa XSale để khắc phục những nhược điểm này và tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng.
Với chi phí hợp lý và giao diện thân thiện với người dùng, bạn sẽ sở hữu một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, gia tăng năng lực theo dõi và kiểm soát hoạt động bán hàng của cửa hàng.
Tính năng nổi bật:
- Bảo mật toàn bộ thông tin khách hàng, đảm bảo không bị rò rỉ cho các bên thứ ba.
- Tự động trừ hàng hóa trong kho ngay khi lên đơn và giao hàng thành công.
- Tự động lên đơn hàng ngay trong quá trình chat với khách hàng.
- Kết nối đơn vị vận chuyển trực tiếp trên nền tảng và chủ cửa hàng có thể thoải mái lựa chọn đơn vị vận chuyển mong muốn.
- Đo lường hiệu quả của từng nhân viên, kênh bán hàng qua các báo cáo chi tiết rõ ràng.
Chi phí:
- Gói miễn phí: Miễn phí trọn đời dành cho các chủ cửa hàng bắt đầu thực hiện việc quản lý đa nền tảng, bao gồm tính năng quản lý chat đa kênh và một lượt liên kết Fanpage.
- Gói doanh nghiệp: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên. 59.000 VNĐ/tháng/người dùng thứ hai. Dành cho các cửa hàng bán hàng đa kênh cần quản lý các hoạt động hiệu quả.
Lời kết
Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về file Excel quản lý bán hàng tạp hóa. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì liên quan đến quản lý bán hàng bằng Excel, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ XSale để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
