Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu file Excel quản lý bán hàng để kiểm soát các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, thì bài viết này là dành cho bạn. Hãy để XSale giới thiệu cho bạn 9 mẫu file Excel quản lý bán hàng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay nhé.
Mục lục
Lợi ích khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng bằng Excel mang lại cực kỳ nhiều lợi ích cho các nhà bán lẻ và doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu ngay vì sao bạn nên quản lý bán hàng bằng Excel nhé!
Hoàn toàn miễn phí
Excel là công cụ bảng tính hoàn toàn miễn phí, không thu bất cứ khoản phí nào của người dùng. Chính vì vậy, công cụ này này trở thành lựa chọn hàng đầu đối với doanh nghiệp và các nhà bán lẻ mới có ngân sách hạn chế.
Thống kê hoạt động bán hàng chi tiết
Excel là công cụ được thể hiện dưới dạng các bảng tính, vì vậy quản lý bán hàng online bằng Excel sẽ giúp bạn thống kê chi tiết các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng bằng các bảng biểu, hàng cột. Ngoài ra, người dùng có thể tự thiết kế, điều chỉnh linh hoạt bảng biểu theo nhu cầu của bạn.
Tiết kiệm thời gian
Bảng tính Excel cũng có một tính năng cho phép bạn tính toán lợi nhuận và doanh thu một cách đơn giản. Thay vì phải tính toán một cách thủ công, việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng online chỉ tốn của bạn vài bước nhập liệu và thao tác với hàm số. Excel sẽ tự động tính toán các số liệu bán hàng cho bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.
Những thông tin cần có để tạo file Excel quản lý bán hàng
Hãy để XSale cung cấp cho bạn những thông tin cần phải có để lập Excel quản lý bán hàng cho riêng doanh nghiệp của bạn. Bao gồm:
- Thông tin đơn hàng: bao gồm các thông tin về ngày, tháng, năm bán hàng; tên người bán hàng; số lượng hàng hóa; đơn giá;…
- Thông tin khách hàng: bao gồm họ tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ liên hệ,…
- Các vấn đề cần ghi chú: đây có thể bao gồm các ý kiến phản hồi của khách hàng, đổi trả hàng hóa, giá khuyến mãi,…
7 Mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí cho doanh nghiệp
Cùng tham khảo một số mẫu file Excel quản lý bán hàng có sẵn, cực kỳ thuận tiện và phù hợp với phần lớn các mô hình bán hàng của các doanh nghiệp.
File Excel theo dõi thông tin bán hàng
Quản lý hoạt động bán hàng là công việc khá phức tạp đối với các chủ cửa hàng. Vì vậy, bạn cần tạo lập file theo dõi bán hàng để công việc được đơn giản và hiệu quả hơn. Các nội dung cần có trong bảng bao gồm:
- Mã đơn hàng
- Tình trạng đơn hàng
- Ngày đặt hàng
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Màu sắc/kích cỡ
- Tên khách hàng
File Excel quản lý nhập hàng
Một file bán hàng miễn phí sẽ hỗ trợ tốt cho chủ shop trong việc kiểm soát mọi thông tin của hoạt động bán hàng. Các nội dung có trong file này bao gồm:
- Ngày nhập
- Mã hàng
- Tên
- Số lượng
- Giá nhập
File Excel quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng là hoạt động cực kỳ quan trọng đối với tất cả hoạt động bán, kinh doanh của doanh nghiệp. Khi quản lý thông tin khách hàng tốt, bạn sẽ nhận biết được đâu mới là tập khách hàng tiềm năng của mình và tiến hành hoạt động chăm sóc khách hàng phù hợp. Khi tạo file quản lý khách hàng bằng Excel, bạn cần có các thông tin sau:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Loại
- Địa chỉ
>>> Xem thêm: Top 11 phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí tốt nhất
File Excel quản lý xuất nhập tồn
Một loại file excel quản lý bán hàng online quan trọng không kém và luôn cần sử dụng để kiểm soát thông tin chính là file quản lý xuất nhập tồn. File này sẽ giúp bạn theo dõi quy trình xuất nhập kho và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn và bao gồm những nội dung như sau:
- Mã sản phẩm
- Tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Tổng kho ban đầu
- Tổng kho sau bán
File Excel quản lý sản phẩm
Với file quản lý sản phẩm, các chủ shop sẽ biết được mình có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá thành ra sao. Vì vậy, bạn cần tạo file quản lý sản phẩm bằng Excel như sau:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng hóa
File Excel quản lý hàng hóa
Để các nhà bán lẻ xác định được tình trạng xuất nhập hàng hóa của cửa hàng, file quản lý hàng hóa bằng Excel là dành cho bạn. Các thông tin cần có bao gồm:
- Chứng từ
- Diễn giải
- Tình trạng nhập kho
- Tình trạng xuất kho
- Thời gian
- Ghi chú
File Excel quản lý khách hàng
Khi sử dụng mẫu file Excel quản lý khách hàng, dữ liệu khách hàng sẽ được lưu trữ trong một file riêng biệt. Do đó, chủ hàng có thể dễ dàng theo dõi khách hàng của mình. Ngoài ra, việc cập nhật dữ liệu trên bảng tính cũng rất đơn giản và nhanh chóng.
File excel quản lý khách hàng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
Một số sai lầm khi tạo lập bảng Excel quản lý bán hàng
Sau đây là một số sai lầm mà nhiều nhà bán hàng gặp phải khi tạo lập file Excel quản lý bán hàng.
Chưa có kiến thức và thành thạo các hàm trong Excel
Excel là công cụ sở hữu các tính năng cực kỳ mạnh mẽ, không thua kém bất cứ các phần mềm quản lý bán hàng trả phí nào. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều chủ cửa hàng chưa thành thạo và biết cách sử dụng các hàm tính trong Excel. Chính điều này có thể khiến bạn mất nhiều thời gian hơn cả phương pháp quản lý truyền thống.
Dữ liệu nhập chưa chính xác
Hoạt động quản lý bán hàng bằng Excel sẽ phản tác dụng nếu bạn để xảy ra nhiều sai sót khi nhập các dữ liệu vào bảng tính. Điều này, khiến bạn mất nhiều thời gian và công sức để điều chỉnh khi các vấn đề phát sinh.
Thiếu bảo mật thông tin
Mặc dù sở hữu những ưu điểm vượt trội, Excel cũng có một nhược điểm lớn đó là khả năng bảo mật kém. Hiện nay, nhiều chủ cửa hàng vẫn tiến hành thao tác trên bảng tính ở nhiều máy tính khác nhau. Việc này càng làm gia tăng thêm mối nguy hại khi thông tin bán hàng bị lộ, bị đánh cắp hay rò rỉ ra cho các đối thủ.
Top 3 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hiện nay
XSale
Phần mềm quản lý bán hàng XSale sẽ là giải pháp thay thế hoàn hảo, khắc phục các khuyết điểm của hoạt động quản lý bán hàng bằng Excel. Với chi phí hợp lý, bạn sẽ sở hữu một công cụ quản lý bán hàng chuyên biệt, hỗ trợ gia tăng năng lực quản lý và theo dõi hoạt động bán của doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả và quản lý khách hàng chi tiết.
- Đo lường hiệu quả của từng nhân viên sales, đội nhóm, kênh bán hàng,… qua các loại báo cáo đa chiều rõ ràng.
- Lên đơn trực tiếp trên phần mềm XSale.
- Bảo mật thông tin chặt chẽ. Sàng lọc thông tin khi xuất dữ liệu hay đồng bộ sang bên thứ ba như ẩn địa chỉ, SĐT. Lưu lại lịch sử xuất dữ liệu của toàn bộ nhân viên.
Chi phí:
- Gói miễn phí trọn đời: Chỉ một người dùng, phù hợp cho chủ shop cần bắt đầu với việc quản lý chat đa nền tảng.
- Gói doanh nghiệp: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên và 59.000 VNĐ/tháng/người dùng thứ hai. Miễn phí dùng thử 7 ngày và hỗ trợ các tính năng quản lý đơn hàng, vận đơn & tồn kho cùng hệ thống báo cáo thông minh.
Misa Eshop
Với hơn 40.000 cửa hàng tin tưởng sử dụng cùng 25 năm kinh nghiệm trong sản xuất phần mềm, Misa Eshop hiện đang là một trong những phần mềm quản lý bán hàng mang lại hiệu quả cao nhất. Misa Eshop luôn nhận được sự quan tâm của nhiều chủ cửa hàng và doanh nghiệp do sở hữu độ chính xác, khả năng tích hợp cao cùng việc tự động hóa quy trình bán hàng.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý cửa hàng từ xa thông qua mọi thiết bị.
- Kiểm soát chi tiết hàng tồn kho, tự động cảnh báo lượng hàng sắp hết trong kho.
- Kết nối đồng thời với các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử.
- Quản lý chuỗi cửa hàng tất cả trong một.
- Quản lý nguồn tiền từ nhiều hình thức thanh toán.
Chi phí:
- Sử dụng phần mềm bán hàng offline Misa eShop miễn phí trong 15 ngày đầu tiên.
- Starter: 199.000 VNĐ/chi nhánh/tháng – dành cho cửa hàng nhỏ – 2 tài khoản bao gồm chủ hoặc quản lý và nhân viên thu ngân. Gồm các tính năng như bán hàng, quản lý và báo cáo.
- Standard: 299.000 VNĐ/chi nhánh/tháng – dành cho cửa hàng vừa và lớn – không giới hạn tài khoản. Gồm các tính năng như bán hàng, quản lý và báo cáo.
- Professional: 499.000 VNĐ/chi nhánh/tháng – dành cho cửa hàng vừa và lớn – không giới hạn tài khoản. Bao gồm tất cả nghiệp vụ bán hàng, quản lý, báo cáo tại cửa hàng của gói Standard. Bổ sung thêm các tính năng khác như tự động đồng bộ sản phẩm và kết nối trực tiếp, quản lý hàng tồn kho giữa các kênh bán hàng và báo cáo theo kênh.
Ebiz
Một trong các phần mềm bán hàng offline phổ biến hiện nay được nhiều người dùng và chủ cửa hàng ưa chuộng khác là Ebiz. Với nhiều phiên bản khác nhau, phần mềm được thiết kế để phù hợp cho hầu hết các loại hình kinh doanh từ bán lẻ, bán sỉ, mỹ phẩm, điện máy và siêu thị mini,…
Tính năng nổi bật:
- Chăm sóc khách hàng qua tin nhắn brandname hoặc zalo.
- Quản lý các gói dịch vụ trả trước nhanh chóng và chính xác.
- Kiểm soát và báo cáo chi tiết về hàng tồn kho ngay tức thì.
- Quản lý hàng hóa bằng mã vạch sản phẩm.
- Xem báo cáo từ xa qua các thiết bị có thể truy cập được Internet.
- Báo cáo doanh số, lợi nhuận vô cùng chính xác.
Chi phí:
Giá cơ bản
- Chi phí bản quyền cài đặt phần mềm: 4.500.000 VNĐ/một máy tính đầu tiên.
- Chi phí mỗi máy tính cài đặt thêm: 500.000 VNĐ.
- Chi phí phân hệ quản lý từ xa qua internet là 1.000.000 đồng.
- Chi phí phân hệ gửi tin nhắn SMS và Email: 3.000.000 VNĐ.
- Chi phí phân hệ xem báo cáo chạy trên hệ điều hành Android/IOS: 1.000.000 VNĐ.
- Chi phí phân hệ xem báo cáo trên web: 2.000.000 VNĐ.
- Chi phí phân hệ quản lý bảo hành: 3.500.000 VNĐ.
- Chi phí phân hệ quản lý giao hàng: 1.500.000 VNĐ.
- Khi khách hàng mong muốn điều chỉnh phần mềm theo ý muốn, nhân viên của EBIZ sẽ khảo sát và báo giá theo yêu cầu của khách hàng.
Giá cho hệ thống chuỗi cửa hàng, shop, chuỗi phân phối
Khách hàng chủ động liên hệ với EBIZ để được tư vấn và báo giá chi tiết.
Lời kết
Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn một bức tranh tổng quan nhất các thông tin về ưu điểm, nội dung và lưu ý khi lập bảng Excel và các mẫu file Excel quản lý bán hàng mà chắc chắn bạn không nên bỏ qua. Nếu bạn còn thêm bất cứ các thắc mắc nào, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ cho đội ngũ XSale để được tư vấn cụ thể nhé!
