Trong hoạt động kinh doanh, mọi nhà quản lý đều muốn tăng tốc độ vận hành quy trình bán hàng và quản lý kho để tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Nhiều doanh nghiệp đang chuyển dần sang sử dụng phần mềm quét mã vạch để đạt được những mục tiêu kinh doanh trên. Nếu bạn còn gặp khó khăn trong việc sử dụng hoặc hoài nghi về các lợi ích của loại phần mềm này, hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về phần mềm quét mã vạch nhé!
Mục lục
Mã vạch là gì?
Mã vạch (Barcode) là một chuỗi các đường dọc và nét đứt, thường được in hoặc dán trên sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm để mã hóa thông tin về sản phẩm đó. Khi được quét, mã vạch sẽ cung cấp các thông tin về sản phẩm, giúp trong việc theo dõi, quản lý hàng hóa và thực hiện các giao dịch.
Cụ thể, mã vạch giúp hiển thị các thông tin bao gồm tên sản phẩm, quốc gia đăng ký mã vạch, tên đơn vị sản xuất, lô hàng, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước, thông số sản phẩm, nơi kiểm tra, và các thông tin khác.
Mã vạch sản phẩm gồm hai phần chính:
- Mã số hàng hóa: Dưới mã vạch có một dãy số thể hiện thông tin về nguồn gốc và xuất xứ của sản phẩm, tuân theo mã số quốc gia quy định bởi Tổ chức GS1.
- Mã vạch: Sự kết hợp giữa các khoảng trắng và các dải vạch đen, được sắp xếp theo quy tắc và thông số quy định. Để đọc mã vạch, cần sử dụng các thiết bị quét mã chuyên dụng hoặc phần mềm chuyên biệt kiểm tra mã vạch.
Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng mã vạch?
Theo thống kê từ NBC, mã vạch GS1 được sử dụng bởi hơn 2 triệu doanh nghiệp, hơn 100 triệu sản phẩm có mã GS1, và hơn 6 tỷ lần quét mã vạch GS1 mỗi ngày. Có thể nói, hệ thống mã vạch và tiêu chuẩn GS1 đóng vai trò như công cụ để xác định, thu thập và trao đổi thông tin kinh doanh của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn cầu. Việt Nam đã được công nhận là thành viên chính thức của tổ chức quốc tế GS1 kể từ tháng 5 năm 1995, lần đầu được cấp mã quốc gia GS1 là 893, và việc quản lý mã vạch thuộc về Bộ Khoa học và Công nghệ.
Hiện nay, Việt Nam đã tăng cường kiểm tra nguồn gốc của các sản phẩm và hàng hóa thông qua việc sử dụng số mã vạch, đồng thời ban hành các tài liệu pháp lý về việc áp dụng số mã vạch. Do đó, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã và đang có nhu cầu chuyển sang sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa, tồn kho, truy xuất thông tin, tăng cường hoạt động bán hàng và tích hợp các dữ liệu trên cùng một hệ thống.
Những lợi ích của việc sử dụng phần mềm quét mã vạch
Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng mã vạch để quản lý bán hàng và quản lý kho. Để kết nối với vô vàn các mã vạch và mang đến sự thuận lợi của việc sử dụng mã vạch trong hoạt động quản lý, phần mềm quét mã vạch sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp. Đây là một trong những loại phần mềm sở hữu những lợi ích vượt trội trong quản lý bán hàng và quản lý kho.
Gia tăng mức độ chính xác
Phần mềm quét mã vạch giúp giảm thiểu tối đa các lỗi nhập liệu thủ công và gia tăng độ chính xác trong quy trình quản lý hàng hóa. Việc quét mã vạch nhanh chóng và chính xác giúp tránh sai sót do con người gây ra và đảm bảo rằng thông tin về hàng tồn kho chính xác. Từ đó, giảm thiểu tình trạng hết hàng khi khách hàng yêu cầu mua hàng.
Tiết kiệm thời gian
Quét mã vạch nhanh hơn và hiệu quả hơn so với việc lưu lại các thông tin một cách thủ công. Bên cạnh đó, quét mã vạch giúp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa trong kho. Từ đó, giúp tối ưu hóa quá trình lấy hàng và vận chuyển trong kho. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức khi số lượng đơn hàng và khối lượng hàng hóa lớn.
Theo dõi hàng hóa và quản lý kho hàng
Phần mềm quét mã vạch cho phép nhà quản lý theo dõi chính xác vị trí và trạng thái của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Quét mã vạch hàng hóa giúp cập nhật các thông tin nhanh chóng về số lượng hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa và các thông tin khác. Từ đó, tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
>>> Lợi ích & quy trình quản lý kho bằng mã vạch
Khả năng tích hợp hệ thống cao
Phần mềm quét mã vạch sở hữu công nghệ tiêu chuẩn và được hỗ trợ bởi nhiều hệ thống quản lý và phần mềm. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể tích hợp mã vạch vào các hệ thống quản lý tồn kho, bán hàng và kế toán hiện có, tạo sự liên kết và trao đổi dữ liệu dễ dàng giữa các phòng ban và quy trình kinh doanh.
Top 5 phần mềm quét mã vạch tốt nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách top 5 phần mềm quét mã vạch, được tham khảo từ trang Thegioididong. Các ứng dụng này không chỉ giúp quét mã vạch một cách nhanh chóng mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp bạn quản lý sản phẩm một cách hiệu quả.
XSale
Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch XSale luôn nhận được sự quan tâm của các chủ cửa hàng. Giao diện đơn giản, linh hoạt, chi phí rẻ và sở hữu trọn bộ các tính năng quản lý kho, XSale sẽ là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm một phần mềm quét mã vạch.
Tính năng nổi bật:
- Giúp thống kê số lượng hàng hóa theo các trường thông tin như thời gian, kho, sản phẩm, xuất, nhập,…
- Tự động cập nhật dữ liệu hàng hóa bán ra thị trường, giảm thời gian thao tác thủ công.
- Thống kê và tổng hợp đầy đủ các báo cáo đánh giá hoạt động, trong đó có báo cáo tồn kho.
Chi phí:
- Gói miễn phí: Miễn phí trọn đời dành cho các chủ cửa hàng cần bắt đầu với việc quản lý đa nền tảng, bao gồm tính năng quản lý chat đa kênh và một lượt liên kết Fanpage.
- Gói doanh nghiệp: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên. 59.000 VNĐ/tháng/người dùng thứ hai. Dành cho các cửa hàng bán hàng đa kênh cần quản lý các hoạt động hiệu quả.
KiotViet
Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch KiotViet được nhiều chủ kinh doanh và các cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm luôn đáp ứng được tối đa các yêu cầu mà người dùng cần trong việc quản lý hàng hóa và hàng tồn kho nhờ khả năng tích hợp quản lý bằng mã vạch.
Tính năng nổi bật:
- Tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa để phục vụ cho việc sử dụng máy quét mã vạch để tìm kiếm các thông tin về hàng hóa nhanh chóng.
- Giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa nhờ tính năng lưu lại các thông tin về hàng hóa bán hàng trên hệ thống.
- Quét mã trên hàng hóa để nhập hàng vào kho nhanh chóng.
- Hỗ trợ lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng thông qua thiết bị đọc mã vạch.
- Kiểm kho chính xác nhờ việc sử dụng đầu đọc mã vạch để quét mã sản phẩm.
Chi phí:
- Gói hỗ trợ: 200.000 VNĐ/tháng – Phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ, cho người bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online – 1 cửa hàng – 3 người dùng.
- Gói chuyên nghiệp: 270.000 VNĐ/tháng – 200.000đ/thêm 1 chi nhánh/tháng – Phù hợp với các mô hình kinh doanh chuyên nghiệp – 1 cửa hàng – không giới hạn người dùng.
- Gói cao cấp: 370.000 VNĐ/tháng – 335.000đ/thêm 1 chi nhánh/tháng – Phù hợp với các mô hình kinh doanh có nhiều kênh bán hàng hoặc có nhiều nhân viên – 1 cửa hàng – không giới hạn người dùng.
Sapo POS
Phần mềm quản lý kho Sapo POS với tính năng quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp hoạt động liên quan đến kho vận của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. Với tính năng quản lý sản phẩm cùng 1 lô hàng với cùng 1 mã vạch, nhà quản lý kho sẽ dễ dàng thao tác và kiểm soát các hoạt động quản lý kho.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho và từ đó tạo phiếu nhập kho cho hàng hóa.
- Hỗ trợ đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán và truy vết các thông tin về sản phẩm như nguồn gốc, ngày xuất kho, mã đơn hàng,…
- Hỗ trợ báo cáo số lượng hàng hóa thực tế trong kho và cập nhật dữ liệu khi cần.
Chi phí:
- Miễn phí dùng thử trong 7 ngày.
- Liên hệ để nhận được báo giá chi tiết.
SUNO
Nhắc đến phần mềm quản lý kho bằng mã vạch tốt nhất hiện nay, chúng ta không thể bỏ qua phần mềm SUNO. Với giao diện đơn giản, nhà quản lý không cần đầu tư quá nhiều thời gian và công sức để thao tác trên hệ thống. Chính vì vậy, đây sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho nhiều doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Giảm thiểu mức thời gian theo dõi biến động hàng hóa và hàng tồn kho trong một thời gian nhất định.
- Thông qua việc quét mã vạch, nhân viên bán hàng sẽ giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn mã hàng, giá cả các mặt hàng.
- Tự động cập nhật chính xác số lượng, giá trị hàng tồn kho, và thống kế tổng doanh thu của doanh nghiệp.
Chi phí:
- Miễn phí dùng thử trong 7 ngày.
- Gói chuyên nghiệp: 220.000 VNĐ/1 cửa hàng/tháng – Thêm một cửa hàng/kho: 180.000 VNĐ/tháng.
Zoho Inventory
Zoho Inventory là một trong những phần mềm quản lý kho bằng mã vạch phổ biến nhất hiện nay, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với khả năng tích hợp tính năng quét mã vạch, phần mềm giúp đơn giản hóa quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ quét và ghi nhận thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó, giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác trong quá trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa.
- Cho phép doanh nghiệp truy xuất các thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, nhà cung ứng,…
- Theo dõi vị trí của từng loại sản phẩm trong kho, dễ dàng cho việc xuất nhập hàng hóa.
Chi phí:
- Gói miễn phí (Free Plan): Dành cho một người dùng duy nhất. Bao gồm tính năng cơ bản như quản lý tồn kho, quét mã vạch, và báo cáo cơ bản.
- Gói Basic: 39 USD/tháng/người dùng. Bao gồm các tính năng của gói miễn phí và mở rộng với các tính năng gia tăng như quản lý vận chuyển, tích hợp với các dịch vụ vận chuyển, tích hợp và báo cáo nâng cao hơn.
- Gói Standard: 79 USD/tháng/người dùng. Bao gồm tính năng gia tăng như quản lý đặt hàng nâng cao, quản lý vị trí kho hàng, tích hợp với các thị trường trực tuyến (marketplace) và báo cáo chi tiết hơn.
- Gói Professional: 199 USD/tháng/người dùng. Bao gồm tất cả các tính năng của gói Standard và bổ sung các tính năng mở rộng như quản lý đa kho, quản lý chuyển đổi đơn vị,…
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quét mã vạch
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quét mã vạch phổ biến và mang lại hiệu quả cao. Các loại phần mềm với các mức giá khác nhau cùng đa dạng các tính năng riêng biệt chắc hẳn sẽ gây khó khăn cho người dùng khi lựa chọn một phần mềm quét mã vạch phù hợp. Vậy thì dưới đây sẽ là những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi quyết định lựa chọn:
- Phần mềm có thể tạo mã duy nhất cho hàng hóa hay không?
- Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác của doanh nghiệp không?
- Phần mềm có thể mở rộng khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi không?
- Phần mềm có thể hỗ trợ doanh nghiệp thu thập dữ liệu liên quan đến quản lý hàng hóa hay không?
- Phần mềm có thể hỗ trợ hoạt động quản lý tại nhiều cửa hàng hay kho hàng hay không?
- Phần mềm có thể hỗ trợ đồng thời các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác của doanh nghiệp không?
Trả lời được những câu hỏi trên sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn lựa chọn được phần mềm quét mã vạch phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý tốt hơn các hoạt động xuất nhập tồn hàng hóa và đảm bảo tính liên tục của hoạt động cung ứng hàng hóa cho khách hàng.
Lời kết
Hy vọng rằng qua bài viết này, XSale đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về lợi ích và chi tiết các phần mềm quét mã vạch miễn phí, tốt nhất hiện nay. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì liên quan đến phần mềm quét mã vạch, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ XSale để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
>>> Xem thêm: 6 cách quản lý bán hàng hiệu quả cho nhà bán hàng mới
