Bạn là nhà quản lý doanh nghiệp đang đối mặt với thách thức quản lý doanh thu bán hàng khi lượng khách hàng đổ về quá đông? Việc ghi chép và quản lý thủ công không còn đủ hiệu quả và chính xác? Trong bài viết này, XSale sẽ chia sẻ những cách để giúp bạn quản lý doanh thu bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Mục lục
Kiến thức cơ bản để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả
Doanh thu là gì?
Doanh thu là tổng số tiền mà doanh nghiệp thu được từ tất cả hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc bán sản phẩm và dịch vụ mà họ kinh doanh. Doanh thu được chia thành nhiều loại khác nhau, phân theo từng nguồn hoặc từng những thời điểm cụ thể trong quá trình giao dịch.
2 loại doanh thu bán hàng cơ bản
Có thể phân chia doanh thu bán hàng thành rất nhiều loại. Tuy nhiên, để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả, nhà bán hàng cần hiểu rõ về 2 loại doanh thu sau:
Doanh thu tổng
Tổng số tiền được tạo ra bởi tất cả các nguồn thu nhập, bao gồm mọi khoản giảm giá hoặc hoàn trả nhưng không bao gồm chi phí hoặc thuế.
Công thức tính: Doanh thu tổng = Số lượng sản phẩm/dịch vụ đã bán x Giá bán đơn vị
Doanh thu thuần
Tổng số tiền mà một doanh nghiệp thu được từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định, trừ đi các khoản giảm giá, trả lại hàng hóa, chiết khấu cho khách hàng và các khoản liên quan khác. Nó thể hiện số tiền thực sự mà doanh nghiệp kiếm được từ hoạt động kinh doanh chính.
Công thức tính: Doanh thu thuần = Doanh thu tổng – Chi phí sản xuất – Chi phí vận chuyển – Chi phí quảng cáo – Giảm giá và chiết khấu khách hàng
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả?
Việc quản lý doanh thu bán hàng mang lại cho cửa hàng, doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích to lớn. Mặc dù lợi nhuận chính là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hay nhà bán hàng đều quan tâm và hướng tới, nhưng nếu không có doanh thu thì nhà quản lý không thể nào tính toán được lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu có các báo cáo doanh thu chặt chẽ và chi tiết, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con số này để phân tích và đưa ra các quyết định nhanh chóng, giúp cải thiện tình hình kinh doanh ngay lập tức.
Hạn chế tình trạng thiếu hụt doanh thu bán hàng
Quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế việc thiếu hụt doanh số bán hàng ghi nhận được, ngay cả khi khách hàng chưa thực hiện việc thanh toán. Đây sẽ là căn cứ để doanh nghiệp có thể thực hiện việc nhắc nhở, thu hồi nợ từ phía khách hàng.
Nếu doanh nghiệp không ghi chép đầy đủ, đều đặn thì về lâu dài, việc quản lý các khoản thu về sẽ trở nên bị động, khó rà soát hơn rất nhiều. Các đơn hàng cần đòi nợ có thể bị nhầm lẫn do sai số, thậm chí là bị bỏ sót, dẫn đến thâm hụt trong kinh doanh.
Có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình kinh doanh
Việc thống kê doanh thu đạt được theo ngày, theo tháng… giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quát, đưa ra đánh giá chính xác về tình hình và hiệu quả buôn bán. Từ con số doanh thu đạt được, chủ cửa hàng sẽ biết được thêm các thông tin như mặt hàng nào mang lại doanh thu cao nhất, mặt hàng nào ít được quan tâm nhất… để có những điều chỉnh trong chiến lược bán hàng cho phù hợp để kích thích khách hàng.
Quản lý chi tiêu một cách chặt chẽ, hiệu quả
Quản lý doanh thu bán hàng chính xác sẽ giúp nhà bán hàng duy trì bền vững việc quản lý chi tiêu cho doanh nghiệp. Bạn sẽ biết được thực tế mức thu về của cửa hàng là bao nhiêu, mức lãi là bao nhiêu, từ đó cân đối thu chi cho hợp lý để duy trì vận hành của doanh nghiệp. Việc quản lý doanh thu bán hàng cũng đóng vai trò không thể thiếu đối với công tác quản lý nội bộ, là cơ sở để đo lường KPI hay thậm chí là tính lương thưởng cho nhân viên.
3 phương pháp quản lý doanh thu bán hàng phổ biến
Dưới đây là 3 phương pháp quản lý doanh thu bán hàng đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay:
Ghi chép sổ sách
Đây là cách thức quản lý doanh thu bán hàng phổ biến, ghi lại thông tin về doanh thu và chi phí bằng tay hoặc sử dụng sổ sách. Ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản và chi phí bỏ ra không hề cao. Tuy nhiên, nhược điểm dễ thấy của cách thức này là tính chính xác thấp, dễ xảy ra sai sót. Nhà quản lý bán hàng có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi và phân tích thông tin khi cần, gây lãng phí thời gian và cản trở quá trình ra quyết định kinh doanh.
Sử dụng Excel
Việc sử dụng Excel để quản lý doanh thu bán hàng có thể là một giải pháp tiện lợi và hiệu quả. Tuy nhiên Excel có thể dẫn đến tính thiếu chính xác nếu bạn không cẩn thận. Sai sót trong việc nhập liệu hay công thức có thể ảnh hưởng đến sự đáng tin cậy của thông tin doanh thu. Hơn nữa, việc duy trì và cập nhật bảng tính Excel đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Thay vì tập trung vào phát triển kinh doanh, bạn có thể phải loay hoay với việc điều chỉnh công thức và dữ liệu.
>>> Đọc thêm: [Tải miễn phí] 5 Mẫu Báo cáo Doanh thu Bán hàng bằng Excel
Sử dụng phần mềm
Một cách thức hiện đại hơn là sử dụng phần mềm quản lý doanh thu bán hàng. Phần mềm sẽ giúp nhà quản lý tự động ghi lại và theo dõi doanh thu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với Excel hoặc ghi chép sổ sách. Ưu điểm của phần mềm quản lý doanh thu là tính chính xác cao và khả năng phân tích dữ liệu dễ dàng bằng hệ thống báo cáo chi tiết. Nhà quản lý có thể theo dõi doanh thu theo thời gian, sản phẩm, hoặc khách hàng. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định thông minh, tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và nâng cao hiệu suất.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý doanh thu bán hàng giá rẻ và miễn phí như XSale, KiotViet,…
>> Đọc thêm: Top 7 phần mềm quản lý doanh thu miễn phí cho nhà bán lẻ
4 Cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
Bên cạnh việc lựa chọn hình thức phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo những cách quản lý doanh thu bán hàng dưới đây:
Quản lý kho hàng thường xuyên
Quản lý kho hàng là hoạt động quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Thông qua giám sát kho hàng thường xuyên, nhà quản lý sẽ biết rõ tình trạng hàng hóa có đáp ứng được đơn hàng của khách hay không và thời gian giao hàng dự kiến. Đồng thời, theo dõi được tình trạng hàng tồn kho, và dự báo nhập hàng khi cần để đảm bảo việc bán hàng diễn ra thuận lợi.
Ghi nhận đơn hàng bán ra ngay tập tức
Ghi nhận chính xác và kịp thời các đơn hàng phát sinh mang lại khả năng theo dõi chính xác tình hình bán hàng, hạn chế tình trạng thất thoát doanh thu từ các đơn hàng. Điều này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định nhanh chóng, xử lý các vấn đề kịp thời nếu có.
Quản lý công nợ đối với các đơn hàng chưa thanh toán
Quản lý công nợ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát doanh thu bán hàng. Việc ghi chép và quản lý đúng mức các đơn chưa thanh toán từ phía khách hàng sẽ giúp bạn xác định và theo dõi chính xác công nợ của khách hàng. Điều này cung cấp cơ sở để đối chiếu với doanh thu tổng, từ đó thực hiện nhắc nhở và thu hồi nợ kịp thời.
Theo dõi tình trạng doanh thu hàng ngày
Khi thực hiện kinh doanh, đặc biệt là trong việc quản lý cửa hàng bán lẻ, nhà quản lý nên dành thời gian mỗi ngày để tổng hợp và cập nhật thông tin về doanh thu bán hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, rõ ràng về khả năng bán hàng. Từ đó, tìm cách điều chỉnh chiến lược một cách hợp lý để đảm bảo tình hình kinh doanh luôn ổn định.
Những sai sót thường gặp trong quá trình quản lý doanh thu bán hàng
Xác định sai nguồn doanh thu
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang thực hiện việc quản lý doanh thu bán hàng không hiệu quả là do xác định không chính xác nguồn doanh thu, cũng như sai tỷ trọng về doanh thu giữa các nguồn. Bên cạnh đó, quá trình tính toán và xử lý lượng thông tin lớn khiến chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đưa ra đánh giá chính xác về nguồn thu mang lại lợi nhuận cao nhất.
Quản lý thu chi không kịp thời
Quản lý doanh thu bán hàng thủ công bằng sổ sách hay file Excel có một ưu điểm là dễ thực hiện và không tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên hình thức trên lại rất dễ xảy ra sai sót nếu không cẩn thận. Việc rà soát lại để sửa lỗi sai cũng tiêu tốn thêm thời gian và công sức của doanh nghiệp. Hơn nữa, tính bảo mật của sổ sách là rất kém, dẫn đến nhiều mối nguy cho các cửa hàng.
Một thiếu sót mà nhà quản lý không nhìn ra được chính là cách quản lý thủ công không thể đồng bộ dữ liệu theo thời gian dài. Đồng thời, việc trích xuất các báo cáo tài chính khi cần cũng gặp nhiều khó khăn.
Không xác định được các chi phí hiệu quả
Việc quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả còn yêu cầu nhà bán hàng kiểm soát được các khoản chi phí phải bỏ ra, tỷ trọng của các loại chi phí này, và làm thế nào để tối ưu chi phí.
Việc không quản lý hiệu quả chi phí khiến nhà quản lý không đánh giá được tổng quát và chặt chẽ về hiệu quả bán hàng. Điều này rất dễ dẫn đến việc chi tiêu không hợp lý, khiến doanh nghiệp không tối ưu hóa được hoạt động kinh doanh.
Cập nhật số liệu không chính xác
Việc quản lý số liệu doanh thu bán hàng phải được cập nhật thường xuyên, liên tục trong quá trình bán hàng. Sẽ khó tránh khỏi những sai sót xảy ra do số lượng khách hàng đông, khối lượng công việc lớn tại một thời điểm. Số liệu doanh thu ghi chép không chính xác sẽ làm giảm hiệu quả quản lý doanh thu bán hàng.
3 lưu ý giúp hoạt động quản lý doanh thu trở nên dễ dàng hơn
Nếu bạn cảm thấy cách quản lý doanh thu bán hàng của bạn đang không hiệu quả thì sau đây là 5 lưu ý giúp cho các hoạt động này trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
#1 Có kế hoạch kiểm soát nguồn tiền
Việc lên kế hoạch chi tiết cụ thể các nguồn tiền ra và nguồn tiền vào sẽ giúp bạn có thể dễ dàng nắm bắt và dự đoán được doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng giai đoạn của mình. Kế hoạch này cần bao gồm khoản dự chi, khoản doanh thu có thể thu được từ các nguồn tiền. Từ đó, dựa theo các số liệu này để tính toán lợi nhuận có thể thu được và đưa ra các kế hoạch bán hàng phù hợp, kịp thời.
#2 Quản lý bằng hệ thống bán hàng
Với cách làm truyền thông như sổ sách hay Excel sẽ không tránh khỏi các vấn đề như sai số hay nhầm lẫn, dẫn tới việc khó kiểm soát hoạt động kinh doanh. Đây là một trong các lí do khiến nhiều doanh nghiệp thất bại. Việc sở hữu phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ giúp nhà bán hàng có thể kiểm soát được hoạt động kinh doanh của mình một cách chính xác. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót không đáng có và tập trung vào các mục tiêu quan trọng hơn.
#3 Theo dõi doanh thu thường xuyên
Hoạt động theo dõi doanh thu gần như là công việc bắt buộc mà bất kỳ nhà quản lý bán hàng nào đều phải làm. Tuy nhiên, để hoạt động này được diễn ra thường xuyên, việc tổng hợp và làm báo cáo là điều kiện tiên quyết. Thông thường, các nhà bán hàng chỉ tổng hợp định kỳ cuối tuần hoặc hàng tháng do hoạt động báo cáo thường tiêu tốn khá nhiều thời gian. Do đó, việc theo dõi doanh thu cũng không được đảm bảo, dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh như thiếu hay dư thừa hàng hóa không được xử lý kịp thời.
Vậy nên việc làm báo cáo để quản lý và theo dõi doanh thu nên được diễn ra hàng ngày, thậm chí là hàng giờ. Hoạt động kiểm tra liên tục sẽ giúp nhà quản lý chủ động hơn về hoạt động kinh doanh cũng như có các quyết định xử lý nhanh chóng, dễ dàng hơn. Ngoài ra, để có thể để làm được điều này, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý doanh thu
Lời kết
Hi vọng bài viết này đã giúp bạn có thể cải thiện khả năng quản lý doanh thu cho hoạt động kinh doanh của mình tốt hơn. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn hay vướng mắc gì liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, đừng ngại ngần liên hệ tới XSale để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
