Các mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý được khách hàng của mình một cách chính xác và thuận tiện hơn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tạo file quản lý khách hàng bằng Excel thì đừng bỏ qua bài viết này của XSale nhé!
Mục lục
Quản lý khách hàng bằng Excel như thế nào?
Quản lý khách hàng bằng Excel là việc chủ cửa hàng hay doanh nghiệp thu thập, tổng hợp và lưu thông tin của các khách hàng trên bảng tính. Bao gồm:
- Thông tin liên hệ cá nhân như họ tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ liên hệ.
- Lịch sử mua hàng, thời gian mua hàng.
- Đánh giá của khách hàng,…
Doanh nghiệp có thể thu thập và lưu trữ thông tin trên một hoặc nhiều file, tùy thuộc vào mục đích và đảm bảo tính thuận tiện cho hoạt động quản lý.
Hướng dẫn cách tạo file quản lý khách hàng bằng Excel
Từ lâu Excel đã là công cụ quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, một số người dùng còn cảm thấy khó khăn khi sử dụng nó vào việc quản lý khách hàng của doanh nghiệp mình. Dưới đây, XSale sẽ cung cấp cho bạn các thông tin đơn giản nhất để khởi tạo file Excel hỗ trợ cho hoạt động quản lý khách hàng.
Thông tin cơ bản cần có để tạo file quản lý khách hàng bằng Excel
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng công ty mà có cách quản lý danh sách khác nhau. Tuy nhiên, một mẫu file Excel điển hình để quản lý khách hàng nên có những thông tin cụ thể sau:
- Tên khách hàng, công ty, số điện thoại, email: Cung cấp thông tin cơ bản để xác định danh tính khách hàng.
- Khu vực: Ghi nhận địa điểm khách hàng để hiểu rõ hơn về thị trường mục tiêu.
- Nhân viên sales phụ trách: Theo dõi người phụ trách để đảm bảo sự liên hệ liên tục.
- Kênh tiếp cận tiềm năng: Xác định nguồn gốc của khách hàng để đánh giá hiệu quả hoạt động marketing.
- Sản phẩm và đơn hàng: Ghi lại các sản phẩm mà khách hàng quan tâm và các đơn hàng đã được thực hiện.
- Ghi chú khác về khách hàng.
5 bước cụ thể để tạo file quản lý khách hàng bằng Excel
- Bước 1: Mở công cụ Excel và tạo một bảng tính mới, đồng thời cài đặt chế độ lưu tự động.
- Bước 2: Đặt tên cho từng cột trong bảng. Tên của các cột có thể bao gồm: Họ tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, mã khách hàng,…
- Bước 3: Điền chính xác các thông tin của khách hàng vào đúng các cột đã được đặt tên.
- Bước 4: Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp thông tin khách hàng theo nhu cầu của bạn.
- Bước 5: Lưu và đặt tên file để dễ dàng hơn trong việc truy cập và sử dụng sau này.
Lưu ý: Bạn cần nhập chính xác các nội dung thông tin của khách hàng tương ứng với các cột. Ngoài ra, người sử dụng cần có kiến thức về công cụ Excel để hiểu và thực hiện đúng các hàm tính, tránh tình trạng kết quả bị sai sót.
Một số hàm Excel thông dụng cần biết để quản lý khách hàng
| Tên hàm | Công thức | Giải nghĩa công thức | Chức năng |
|---|---|---|---|
| SUM | =SUM(Number1, Number2,…) | Number1, Number2: giá trị các ô cần tính tổng. | Tính tổng các số trong ô hoặc dãy ô. |
| SUMIF | =SUMIF(sum_range; criteria_range; criteria;…) | Range: vùng chọn có chứa các ô điều kiện. Criteria: các điều kiện để thực hiện. Sum_range: Vùng cần tính tổng. | Tính tổng các giá trị trong phạm vi để đáp ứng điều kiện xác định. |
| IF | =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false) | Logical_test: Điều kiện muốn so sánh. Value_if_true: Giá trị trả về nếu kết quả là ĐÚNG. Value_if_false: Giá trị trả về nếu kết quả là SAI. | Kiểm tra điều kiện so sánh, sau đó trả về kết quả ĐÚNG hoặc SAI. |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) | Lookup_value: giá trị cần dò tìm. Table_array: vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm. Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần tìm. Range_lookup: giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0). | Dò tìm dữ liệu trong bảng với phạm vi hàng dọc. |
| HLOOKUP | =HLOOKUP (lookup_value, table array, row_index_num, [range_lookup]) | Lookup_value: giá trị cần dò tìm. Table_array: phạm vi dò tìm của hàm. Row_index_Num: số thứ tự của hàng trong bảng. Range_lookup: loại kết quả trả về (TRUE=1, FALSE=0). | Dò tìm dữ liệu trong bảng với phạm vi theo hàng ngang |
Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel
Để tiết kiệm thời gian tìm hiểu và tạo dựng file quản lý khách hàng bằng Excel, XSale sẽ giới thiệu cho bạn một số mẫu file excel có sẵn, cực kỳ chuyên nghiệp. Việc bạn cần làm chỉ là download mẫu file và sử dụng, hỗ trợ cho việc quản lý khách hàng hiệu quả hơn.
1. Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel
Mẫu file này cho phép theo dõi khách hàng, doanh số thu được và làm báo cáo phân tích cơ hội theo từng giai đoạn bán hàng.
2. Mẫu file lưu trữ dữ liệu khách hàng bằng Excel
Mẫu file này giúp doanh nghiệp ghi chép và quản lý những thông tin cơ bản để xác định cụ thể khách hàng và tình trạng cơ hội của họ. Cùng với đó là thông tin về người liên hệ và người phụ trách khách hàng để nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định chiến lược.
3. Mẫu file quản lý thông tin khách hàng bằng Excel
Mẫu file Excel này khác với 2 mẫu XSale cung cấp phía trên ở tính năng báo cáo doanh số theo tháng, theo bộ phận, theo sản phẩm và theo khách hàng dựa trên dữ liệu được thu thập từ biểu mẫu. Ngoài ra, mẫu này còn phân loại khách hàng tiềm năng theo trạng thái và phân tích cơ hội theo từng giai đoạn. Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và có phương án tiếp cận khách hàng phù hợp để tăng khả năng chuyển đổi.
Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý khách hàng bằng Excel
Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí
Khác với các phần mềm quản lý khách hàng trả phí theo định kỳ, Excel là phần mềm hoàn toàn miễn phí. Chính vì vậy, nó giúp cho các doanh nghiệp nhỏ và các chủ cửa hàng có nguồn vốn hạn chế quản lý tốt hơn khách hàng của mình. Đây là lý do khiến cho Excel được ưa chuộng rộng rãi và là công cụ hỗ trợ phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay.
Dễ sử dụng
Excel sở hữu giao diện, đơn giản quen thuộc với đa số người dùng. Hầu hết mọi người đều có thể hiểu, nhập liệu và quản lý dữ liệu dễ dàng bằng Excel. Tuy nhiên, để tận dụng và khai thác tối đa các tính năng của nó, người dùng cần nắm vững những kiến thức về tin học văn phòng. Việc này giúp đảm bảo các hàm được sử dụng đúng công thức và mang lại số liệu chính xác cho việc quản lý dữ liệu khách hàng.
Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn
Đây là một ưu điểm vượt trội của Excel. Nó cho phép người dùng lưu trữ lượng dữ liệu, thông tin khách hàng lớn. Bạn có thể quản lý các thông tin khách hàng trong cùng 1 sheet hoặc các sheet khác nhau. Đồng thời, cho phép bạn thao tác ngay cả khi không có kết nối Internet.
Tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng
Với sự hỗ trợ của bộ lọc thông minh, chỉ cần sử dụng lệnh “tìm kiếm”, Excel cho phép người dùng rà soát nhanh chóng những dữ liệu liên quan và trả lại kết quả chính xác nhất. Từ đó, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin khách hàng.
Nhược điểm
Chứa các hàm và thuật toán phức tạp
Excel sẽ hỗ trợ bạn cực kỳ tốt và hiệu quả nếu bạn nắm bắt được các thuật toán và các hàm có liên quan. Tuy nhiên, đối với nhiều người, các thuật toán này lại khá phức tạp. Chính vì vậy, chỉ cần chút sai sót khi nhập hàm, cả hệ thống file quản lý khách hàng của bạn sẽ bị phá hỏng và khó khôi phục.
Dữ liệu không được đồng bộ
File quản lý khách hàng bằng Excel chỉ có thể sử dụng được trên máy tính nên tạo nên sự hạn chế trong việc đồng bộ dữ liệu cho các bộ phận liên quan. Điều này sẽ khiến cho một số phòng ban chậm trễ trong việc kiểm tra thông tin khách hàng. Quá trình tư vấn cho khách hàng sẽ bị ảnh hưởng và tốn thời gian của các nhân viên.
Quá tải dữ liệu, mất thời gian truy cập
File Excel chứa nhiều dữ liệu sẽ làm nặng máy. Tốc độ xử lý thông tin cũng chậm đi, khiến doanh nghiệp không đạt hiệu quả làm việc như mong muốn.
Độ bảo mật thấp
Khả năng bảo mật thông tin trên công cụ Excel khá kém. Chính vì vậy, thông tin người dùng có thể bị đánh cắp bởi các bên thứ ba. Điều này, sẽ khiến doanh nghiệp bị cướp khách hàng và giảm sự tin tưởng của khách hàng bởi họ rất ghét việc thông tin cá nhân bị lộ ra ngoài.
Tóm lại, file quản lý khách hàng bằng Excel giúp nhà bán hàng quản lý các dữ liệu khách hàng hiệu quả và dễ dàng hơn. Đối với những doanh nghiệp quy nhỏ và siêu nhỏ thì việc sử dụng Excel để quản trị khách hàng sẽ là phương án tiết kiệm mà vẫn đáp ứng nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây sẽ không phải là một phương án có thể sử dụng lâu dài khi những nhược điểm của Excel sẽ là cản trở lớn trong quá trình doanh nghiệp ghi nhận và quản lý một lượng lớn thông tin khách hàng.
XSale – giải pháp thay thế cho việc quản lý khách hàng bằng Excel
XSale mang đến giải pháp quản lý khách hàng tối ưu, khắc phục các khuyết điểm của việc sử dụng Excel. Với chi phí hợp lý, bạn sẽ sở hữu một phần mềm quản lý khách hàng chuyên biệt, hỗ trợ quản lý và theo dõi hiệu suất kinh doanh.
Bạn sẽ bất ngờ với các tính năng vượt trội mà XSale mang lại. Hãy cùng nhau liệt kê một số ưu điểm mà nó mang lại nhé:
- Lưu trữ thông tin, lịch sử tương tác và thao tác mua sắm của khách hàng.
- Tự động đồng bộ và lưu trữ thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau như Facebook, Zalo, Sàn TMĐT.
- Bảo mật tất cả các thông tin khách hàng bằng cách hạn chế quyền xuất dữ liệu và xem thông tin toàn bộ khách hàng của nhân viên.
- Hỗ trợ xuất Excel quen thuộc nhưng sẽ tự động ẩn các thông tin như địa chỉ, số điện thoại, email để bảo mật.
Chi phí mà bạn cần bỏ ra để được sở hữu phần mềm XSale:
- XSale cho phép trải nghiệm phần mềm miễn phí trong vòng 07 ngày.
- Đối với bản trả phí, chi phí sẽ là 99,000đ/tháng cho người dùng đầu tiên. Trả trước 6 tháng giảm 5%, 1 năm giảm 10%.
- Không giới hạn tính năng, số lượng khách hàng lưu trữ.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp những thông tin bao quát và các mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel cho bạn. Nếu bạn còn thêm bất cứ các thắc mắc nào, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ cho đội ngũ XSale để được tư vấn cụ thể nhé!
