Quản lý hàng hóa trong hoạt động kinh doanh và sản xuất đang trở thành mục tiêu hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các nhà quản lý đều hiểu cách tối ưu hóa quá trình quản lý kho để đạt hiệu suất cao nhất. Do đó, để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường ưa chuộng sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh WMS. Vậy, hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng XSale khám phá thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) là một giải pháp được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các hoạt động trong kho hàng hoặc trung tâm phân phối. WMS giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và vận hành kho bãi bằng cách theo dõi vị trí của các mặt hàng trong kho, quản lý lưu trữ và di chuyển hàng hóa, tối ưu hóa quá trình đặt hàng, kiểm kê hàng tồn kho, và cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS hoạt động như thế nào?
Hệ thống quản lý kho hàng bắt đầu bằng việc doanh nghiệp tiến hành nhập dữ liệu về hàng hóa vào hệ thống. Thông tin hàng hóa có thể bao gồm mô tả chi tiết về sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ, và các thông tin liên quan khác. Hệ thống theo dõi số lượng hàng tồn kho và cập nhật tồn kho một cách liên tục. Khi có các hoạt động nhập kho hoặc xuất kho, hệ thống sẽ cập nhật số lượng hàng hóa còn lại trong kho dựa trên thông tin được cung cấp.
Ví dụ, khi có một khách hàng gửi một đơn đặt hàng, hệ thống WMS sẽ ngay lập tức kiểm tra xem sản phẩm có sẵn hay không. Thay vì một người thủ công kiểm tra đối chiếu đơn đặt hàng và hàng tồn kho, hệ thống này sẽ tự động đánh dấu đơn đặt hàng sẵn sàng để đóng gói. Nhờ sự trợ giúp của hệ thống này mà doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho hàng
Mỗi hệ thống quản lý kho hàng từ các nhà cung cấp khác nhau sẽ có các tính năng riêng. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả nên bao gồm các tính năng cơ bản sau:
- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa có sẵn trong kho, bao gồm cả việc cập nhật tồn kho và theo dõi lịch sử tồn kho.
- Quản lý không gian lưu trữ: Tối ưu hóa sử dụng không gian lưu trữ bằng cách quản lý và tối ưu hóa vị trí lưu trữ của hàng hóa.
- Quản lý đơn đặt hàng: Xử lý đơn đặt hàng từ đầu đến cuối, bao gồm việc theo dõi đơn đặt hàng, xác nhận đơn, và xử lý đơn hàng để chuẩn bị cho việc vận chuyển.
- Quản lý đơn vị vận chuyển: Theo dõi và quản lý các hoạt động vận chuyển, bao gồm việc lập kế hoạch vận chuyển, theo dõi vận chuyển hàng hóa và quản lý thông tin liên quan đến đơn vị vận chuyển.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Tối ưu hóa quá trình chuỗi cung ứng bằng cách theo dõi và quản lý dòng cung ứng từ nguồn đến đích.
- Theo dõi và báo cáo: Cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và báo cáo tự động về tình trạng tồn kho, hoạt động của kho và các chỉ số hiệu suất khác.
- Tích hợp hệ thống: Kết nối và tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý đơn đặt hàng, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý vận chuyển và các hệ thống kế toán khác.
- Kiểm kê hàng tồn kho: Tạo và thực hiện các quy trình kiểm kê hàng tồn kho để đảm bảo rằng số lượng hàng hóa thực tế trong kho khớp với số lượng được ghi nhận trong hệ thống.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng?
Theo Statista, vào năm 2022, doanh thu thương mại điện tử tại Việt Nam ước tính đạt khoảng 16,4 tỷ đô la Mỹ, chiếm khoảng 7,5% tổng doanh số bán lẻ hàng hóa và dịch vụ tại Việt Nam. Hơn 60% người dùng Internet tại Việt Nam, tức hơn 57,6 triệu người, cho biết họ đã từng mua sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến. Ngành bán lẻ trực tuyến ghi nhận sự tăng trưởng nhanh chóng về chi tiêu tiêu dùng trên tất cả các loại sản phẩm.
Dễ nhận thấy, doanh số bán hàng trực tuyến và kỳ vọng của người tiêu dùng về việc vận chuyển nhanh đang ngày càng tăng. Sức nóng của thị trường bán lẻ online yêu cầu các doanh nghiệp đang cạnh tranh trong ngành này phải có khả năng xử lý bất kỳ đơn đặt hàng nào một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. Để làm được điều đó, nhà bán lẻ cần một hệ thống quản lý kho hàng để hiểu rõ vị trí của tất cả vật liệu và hàng hóa trong kho, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi đơn hàng, chi phí xử lý và lỗi đơn đặt hàng.
Lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại rất nhiều lợi ích to lớn trong công tác quản lý kho đối với doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Nâng cao hiệu suất hoạt động
Hệ thống WMS tự động hóa và tối ưu các quy trình trong kho từ việc nhận hàng đến việc giao hàng, nhằm cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa hoạt động mượt mà và khả năng xử lý lượng hàng lớn hơn. Hệ thống giúp giảm lỗi trong việc chọn lựa và giao hàng, đồng thời loại bỏ các tác vụ trùng lặp, không cần thiết, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình vận chuyển hàng hóa. Theo một nghiên cứu của Aberdeen Group, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho hàng thông minh thường có tỷ lệ lỗi đơn hàng thấp hơn 65%, đồng thời tăng trưởng nhanh hơn 38% so với những doanh nghiệp không sử dụng hệ thống này.
Giảm thiểu lãng phí hàng hóa và chi phí lưu kho
Hệ thống WMS có thể xác định những mặt hàng cần được xuất kho sớm, hoặc những mặt hàng đang bán chạy cần được đẩy mạnh hoạt động bán hàng hơn, nhằm tiết kiệm chi chí lưu trữ kho và giảm thiểu lãng phí hàng hóa. Nó cũng có thể giúp bạn xác định cách sử dụng không gian kho hiệu quả nhất, từ việc đặt hàng tồn kho đến đường đi tối ưu. Một bài báo trên tạp chí Harvard Business Review chỉ ra rằng sử dụng hệ thống quản lý kho hàng hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên tới 30% chi phí vận hành và lưu trữ kho.
Khả năng hiển thị tồn kho theo thời gian thực
Hệ thống WMS sử dụng mã vạch hoặc các phương pháp theo dõi vị trí khác, cung cấp thông tin thời gian thực về tình trạng tồn kho khi hàng hóa di chuyển vào kho của bạn hay đến đến vị trí tiếp theo. Từ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra dự báo nhu cầu chính xác hơn, thực hiện chiến lược quản lý tồn kho chính xác và cải thiện khả năng truy xuất – điều đặc biệt quan trọng trong trường hợp thu hồi sản phẩm.
Gia tăng khả năng quản lý nhân viên
Hệ thống WMS hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian di chuyển trong kho và phân công công việc phù hợp cho nhân viên. Một hệ thống WMS tốt cũng có thể giúp tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường thư giãn, có tổ chức và an toàn, nơi mà người lao động cảm thấy thời gian của họ được đánh giá cao và được sử dụng một cách khôn ngoan. Theo báo cáo từ Thư viện Khoa học Mở, việc áp dụng hệ thống quản lý kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng lên đến 50% và tăng đáng kể năng suất lao động cho nhân viên.
Quản lý mối quan hệ khách hàng và nhà cung cấp tốt hơn
Với hệ thống WMS, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất đáp ứng đơn hàng, giảm thiểu sai sót và giao hàng nhanh chóng hơn. Từ đó, tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng và cải thiện uy tín thương hiệu của bạn. Ngoài ra, với nhà cung cấp, hệ thống này giảm thời gian chờ tại cảng và kho, cung cấp thông tin chính xác về tình trạng hàng hóa, giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường hợp tác tích cực và củng cố mối quan hệ đối tác lâu dài.
Các loại phần mềm quản lý kho WMS phổ biến hiện nay
Hệ thống quản lý kho độc lập
Những hệ thống này thường được triển khai tại chính các cơ sở của doanh nghiệp bằng cách sử dụng phần cứng riêng, hỗ trợ tùy chỉnh (mặc dù chi phí sẽ cao hơn) và tổ chức/ doanh nghiệp có thể duy trì sự kiểm soát chặt chẽ hơn đối với dữ liệu và phần mềm của mình.
Hệ thống quản lý kho điện toán đám mây
Các hệ thống WMS dựa trên công nghệ điện toán đám mây có thể được triển khai nhanh chóng với chi phí ban đầu thấp. Được cung cấp dưới dạng phần mềm SaaS, hệ thống WMS đám mây cung cấp tính linh hoạt cao hơn thông qua việc cập nhật đều đặn. Ngoài ra, hệ thống quản lý kho trên đám mây cũng có thể dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác.
Hệ thống quản lý kho tích hợp ERP và SCM
Hệ thống quản lý kho tích hợp ERP và SCM là một phần mềm kết hợp cả hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Hệ thống này được thiết kế để tối ưu hóa quản lý kho và các quy trình liên quan trong doanh nghiệp.
>>> Đọc thêm: Top 17 phần mềm quản lý kho miễn phí, tốt nhất cho doanh nghiệp
Những câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là phần mềm dùng để kiểm soát và quản lý hoạt động trong quá trình quản lý kho hàng, từ việc theo dõi vị trí của hàng hóa, quản lý nhập và xuất kho, cho đến tối ưu hóa quá trình lưu trữ và đóng gói hàng.
Làm thế nào để lựa chọn được một hệ thống quản lý kho hàng phù hợp?
Đa số doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định những tính năng mình cần trong hệ thống và mức độ chi phí mà doanh nghiệp có thể chấp nhận. Sau đó, họ có thể yêu cầu thêm thông tin từ nhà cung cấp về cách tùy chỉnh một hệ thống quản lý kho hàng phù hợp với doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Hệ thống quản lý kho hàng có an toàn không?
Tương tự như hầu hết các loại phần mềm khác, hệ thống quản lý kho hàng tốt nhất cung cấp nhiều cấp độ bảo mật. Khi lựa chọn loại hệ thống này, doanh nghiệp cần tìm kiếm những tính năng bảo mật từ phần mềm như xác thực hai yếu tố (2FA) hoặc xác thực đa yếu tố (MFA), tài liệu chứng thực bảo mật. Đồng thời, phần mềm phải hỗ trợ giám sát hoạt động người dùng và mã hóa dữ liệu để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
Lời kết
Hệ thống quản lý kho hàng WMS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất hoạt động cũng như cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Hy vọng rằng qua bài viết này, XSale đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hệ thống WMS và giúp bạn đưa ra quyết định sử dụng hệ thống quản lý kho một cách hiệu quả.
