Hàng tồn kho thường được coi như một tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, được giữ để tiêu thụ ở trên thị trường trong kỳ sản xuất hoặc đang trong tiến trình sản xuất hay kinh doanh dở dang. Thông thường, hàng tồn kho gồm những gì? Làm thế nào để quản lý một cách hiệu quả? Hãy cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây cùng XSale nhé!
Mục lục
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những nguyên vật liệu, sản phẩm hay công cụ được doanh nghiệp lưu giữ trong kho để phục vụ cho sản xuất hoặc chờ bán.
Cụ thể, theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 được ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, hàng tồn kho bao gồm những tài sản:
- Được giữ bán trong tiến trình sản xuất, kinh doanh bình thường.
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh chưa hoàn tất.
- Bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Đôi khi hàng tồn kho vẫn mang những ý nghĩa tiêu cực. Việc tồn kho hàng hóa và nguyên vật liệu quá lâu có thể cho thấy hoạt động sản xuất, kinh doanh đang gặp vấn đề, hàng hóa không được lưu thông hoặc không bán được. Đồng thời, việc giữ hàng lâu có thể gây giảm chất lượng hàng hóa, đặc biệt là trong các ngành như thực phẩm và chế biến. Ngoài ra, nó cũng làm tăng chi phí lưu trữ kho.
Hàng tồn kho bao gồm những loại nào?
Bao gồm những loại hàng hóa như sau:
- Hàng hóa mua về để bán: bao gồm hàng đang ở kho, hàng đang trong quá trình vận chuyển, hàng gửi đi bán và hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm được gửi đi bán và thành phẩm gửi tồn kho.
- Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa được nhập kho thành phẩm.
- Các vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ tồn kho đã mua và đang trong quá trình vận chuyển hoặc được gửi đi gia công chế biến.
- Chi phí dịch vụ chưa hoàn thành.
Ví dụ:
Hàng tồn kho của một doanh nghiệp sản xuất đường sẽ bao gồm:
- Nguyên liệu để sản xuất đường: Mía
- Công cụ và thiết bị (với giá trị dưới 30 triệu đồng) tham gia trong quá trình sản xuất đường
- Thành phẩm đã được hoàn thiện (được tạo ra từ mía): Đường tinh luyện
- Thành phẩm còn dở dang (hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang): Mật mía, nước đường
Nguyên tắc để tính giá hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc. Tuy nhiên, khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì cần tính toán dựa trên giá trị thuần có thể thực hiện được.
Bao gồm những loại giá cả như sau:
- Chi phí mua: Gồm giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí bốc xếp. vận chuyển và bảo quản trong quá trình mua hàng. Đồng thời còn có thêm các chi phí khác liên quan đến việc mua hàng tồn kho.
- Chi phí chế biến: Các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất, bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung biến đổi và chi phí cố định. Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển đổi nguyên liệu và vật liệu thành sản phẩm thành phẩm.
- Chi phí liên quan trực tiếp khác: Các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
- Chi phí cung cấp dịch vụ: Chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm mức chi phí giám sát và những khoản chi phí chung có liên quan.
Phương pháp thực hiện kê khai hàng tồn kho
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, có hai phương pháp kê khai hàng tồn kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Là phương pháp theo dõi hàng tồn kho thường xuyên và liên tục, cho phép phản ánh ngay lập tức tình hình nhập xuất tồn kho và tính giá trị xuất hàng ở bất kỳ thời điểm nào.
Công thức để tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
| Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ | = | Giá trị hàng tồn kho ở đầu kỳ | + | Giá trị hàng nhập kho ở trong kỳ | – | Giá trị hàng xuất kho ở trong kỳ |
Tiến hành nhập kho các mặt hàng như hàng hóa, công cụ dụng cụ và nguyên vật liệu
Nợ tài khoản 152: Giá trị của nguyên vật liệu.
Nợ tài khoản 153: Giá trị của công cụ dụng cụ.
Nợ tài khoản 156: Giá trị của hàng hóa.
Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa.
Có tài khoản 111/112/331…: Tổng giá trị thanh toán.
- Trong trường hợp đã nhận được hóa đơn, nhưng đến cuối kỳ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc hàng hóa vẫn chưa được nhận vào kho, chúng ta sẽ tiến hành hạch toán dựa trên thông tin có trong hóa đơn.
Nợ tài khoản 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường.
Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa.
Có tài khoản 111/112/331…: Tổng giá trị thanh toán.
- Các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa đang đi đường đã được nhập kho
Nợ tài khoản 152: Giá trị của nguyên vật liệu.
Nợ tài khoản 153: Giá trị của công cụ dụng cụ.
Nợ tài khoản 156: Giá trị của hàng hóa.
Có tài khoản 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường.
- Trong trường hợp mua hàng theo phương thức trả chậm hoặc trả góp.
Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng theo giá mua trả tiền ngay.
Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá.
Nợ tài khoản 242: Phần lãi trả chậm, được tính bằng hiệu của số tiền phải thanh toán và giá mua nếu trả tiền ngay.
Có tài khoản 331: Tổng giá trị cần thanh toán.
- Trong kỳ, khi tính toán số lãi trong trường hợp mua hàng trả chậm hoặc trả góp.
Nợ tài khoản 635: Phần lãi trả chậm trong kỳ đó.
Có tài khoản 242: Phần lãi trả chậm trong kỳ đó.
- Hạch toán mức chi phí mua hàng hoá:
Nợ tài khoản 156: Chi phí mua hàng hóa.
Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí mua hàng hóa.
Có tài khoản 111/112/331…: Tổng giá trị thanh toán.
Khi hàng hoá được xuất bán/kết chuyển, chi phí dở dang của phần cung cấp dịch vụ
Nợ tài khoản 632: Giá vốn của hàng bán.
Có tài khoản 156: Giá trị hàng đã xuất bán.
Hàng hóa chế biến/gia công
- Khi hàng hoá được đưa đi gia công hoặc chế biến, ghi nợ và ghi có vào các tài khoản như sau:
Nợ tài khoản 154: Giá trị của hàng hóa được đưa đi gia công chế biến.
Có tài khoản 156: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.
- Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá được ghi nhận như sau:
Nợ tài khoản 154: Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá.
Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
Có tài khoản 111/112/331,…: Tổng giá trị thanh toán.
- Khi nhập kho hàng hoá đã được gia công hoặc chế biến, ghi nhận như sau:
Nợ tài khoản 156: Giá trị của hàng hoá sau khi được gia công hoặc chế biến.
Có tài khoản 154: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến.
Phương pháp kê khai định kỳ
Là một phương pháp dùng để tính giá hàng tồn kho vào cuối kỳ, không có tính chất liên tục và thường xuyên, chỉ thực hiện tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ.
| Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ | + | Giá trị nhập trong kỳ | – | Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ | – | Giá trị hàng xuất ở cuối kỳ |
- Chuyển giá trị hàng hoá trong cuối kỳ trước sang trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ:
Nợ tài khoản 611: Mua hàng.
Có tài khoản 165: Hàng hóa.
- Sau khi đã kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, ghi nhận như sau:
Nợ tài khoản 156: Hàng hoá;
Có tài khoản 611: Mua hàng.
- Sau khi thực hiện kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, ghi chép sẽ được thực hiện như sau:
Nợ tài khoản 632: Giá vốn của hàng bán.
Có tài khoản 611: Mua hàng.
Hướng dẫn các cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Thường xuyên thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho
Để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, việc kiểm kê hàng hóa và cập nhật tình trạng hàng hóa trong kho là bắt buộc. Đồng thời, ghi chép những bất thường và xử lý kịp thời là cần thiết để đảm bảo quản lý hàng tồn kho được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
Trong quá trình kiểm kê, thủ kho cần chú ý đến các thông tin như số lượng hàng hóa hiện có trong kho, số lượng mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn, hoặc thất thoát. Sau đó, bạn cần so sánh với các số liệu được ghi trong sổ sách để phát hiện và rà soát các sai lệch có thể xảy ra. Những thông tin thực tế thu được từ kiểm kê sẽ cung cấp căn cứ cho nhà quản lý để xem xét và thực hiện những điều chỉnh cần thiết, nhằm tránh gây tổn thất nặng trong quá trình quản lý hàng hóa sau này.
Sử dụng mã vạch để quản lý hàng tồn kho
Mã vạch là một công cụ được sử dụng rộng rãi trong quản lý xuất nhập hàng trong kho, giúp phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học và hiệu quả. Mã vạch được áp dụng cho từng nhóm hàng hóa, tạo ra một hệ thống đặt tên dễ dàng gọi và quản lý.
Khi cần tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, kế toán chỉ cần quét mã vạch và hệ thống sẽ cung cấp thông tin về vị trí kệ hàng, số lượng, tình trạng của mặt hàng đó, cùng với các thông tin khác đã được thiết lập trước đó để dễ dàng tra cứu. Việc sử dụng mã vạch giúp kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong quá trình quản lý kho.
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho
Để quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho, được trang bị nhiều tính năng hữu ích. Phần mềm giúp kiểm soát giá trị và số lượng hàng hóa tồn kho, theo dõi quá trình luân chuyển và sử dụng nguyên liệu, vật tư. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ việc lập và kiểm soát các phiếu xuất nhập kho, cũng như cung cấp các báo cáo khác khi cần thiết để giúp trong quá trình quản lý kho.
Phần mềm quản lý kho XSale cung cấp đầy đủ các tính năng như đã đề cập, đặc biệt có tính năng quản lý bằng mã vạch. Ngoài ra, phần mềm này cũng phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Nhập kho dễ dàng với các trường thông tin chi tiết như người giao, nhân viên thực hiện tiếp nhận, thời gian, địa chỉ,…
- Tự động tạo phiếu nhập kho với các trạng thái khác nhau.
- Lưu lại lịch sử xuất nhập để đảm bảo quy trình diễn ra minh bạch và thuận tiện.
- Tự động đẩy báo cáo trong quá trình xuất kho để giúp nhà quản lý nắm bắt được tình trạng tồn kho.
Các câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nào nên sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên?
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, lắp đặt và kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị…
Doanh nghiệp nào nên sử dụng phương pháp kê khai định kỳ?
Những doanh nghiệp kinh doanh có giá trị thấp, số lượng tương đối lớn, đa dạng chủng loại, quy cách, mẫu mã hoặc chỉ tập trung vào cung cấp một loại hàng hoá, sản xuất một sản phẩm, bao gồm các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng thời trang, may mặc, hoặc trong ngành dược phẩm…
Phương pháp kê khai thường xuyên có những ưu và nhược điểm nào?
Ưu điểm:
- Có thể xác định và kiểm soát được số lượng và giá trị hàng tồn kho trong thời điểm hiện tại.
- Cung cấp thông tin chính xác về số lượng hàng tồn kho một cách nhanh chóng.
- Phát hiện và sửa chữa nhanh chóng các sai sót trong ghi chép của thủ kho và kế toán kho.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi nhiều công việc và tốn kém thời gian lao động do phải phản ánh ngay từ thời điểm diễn ra nghiệp vụ.
Phương pháp kê khai định kỳ có những ưu và nhược điểm nào?
Ưu điểm:
- Công việc tương đối đơn giản và nhẹ nhàng hơn do chỉ cần phản ánh hàng tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ, không nhất thiết phải theo dõi liên tục và thường xuyên.
Nhược điểm:
- Không phản ánh được từng đợt xuất, nhập kho trong kỳ, gây thiếu sót trong việc theo dõi hàng tồn kho chi tiết.
- Công việc trở nên nặng nề vào cuối kỳ do phải tính toán và ghi chép hàng tồn kho một lần duy nhất.
- Khó khăn trong việc kịp thời phát hiện được sai sót do không theo dõi liên tục.
Lời kết
Trên đây là những thông tin về hàng tồn kho và cách quản lý một cách hiệu quả. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.
