Hướng dẫn lập file theo dõi công nợ bằng Excel chi tiết nhất

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý công nợ là một thử thách đối với nhiều doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sẽ gặp tình trạng bỏ sót mất các khoản nợ, vay từ nhà cung cấp từ đó dẫn đến thiếu hụt tài chính. Trong bài viết này, XSale sẽ giới thiệu về file theo dõi công nợ, những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp và cách tạo lập mẫu file quản lý công nợ chi tiết nhất nhé.

File theo dõi công nợ là gì?

File theo dõi công nợ là một biểu mẫu trên Excel được dùng để ghi chép, theo dõi và quản lý thông tin về công nợ của các khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Tùy thuộc vào bản chất mà công nợ được chia thành 2 loại chính mà doanh nghiệp/ chủ cửa hàng cần phải kiểm soát được:

  • Công nợ khách hàng: số tiền mà khách hàng ghi nợ khi họ đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ bạn. Khi họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ và chưa thanh toán, số tiền này được ghi là công nợ phải thu.
  • Công nợ nhà cung cấp: số tiền bạn nợ các nhà cung cấp sau khi bạn đã nhập hàng hóa hoặc dịch vụ từ họ. Số tiền này được ghi là công nợ phải trả cho nhà cung cấp cho đến khi bạn thanh toán nó.
File theo dõi công nợ là gì

Bằng cách sử dụng file quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin về các khoản nợ đang có, các ngày đáo hạn, số tiền cần thu, số tiền đã thu, và các thông tin khác liên quan.

Lợi ích của file theo dõi công nợ

File Excel quản lý bán hàng và công nợ cung cấp vô vàn lợi ích giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau:

Quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả

File quản lý công nợ giúp doanh nghiệp có thể theo dõi công nợ của từng khách hàng một cách chi tiết và có tổ chức. Từ đó đảm bảo rằng không có khoản nợ nào bị bỏ sót và đảm bảo việc thu tiền sẽ được thực hiện đúng hẹn.

Quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả 

Tối ưu hóa quy trình thu tiền

File quản lý công nợ cho phép doanh nghiệp theo dõi các khoản nợ đến hạn và tự động tạo ra các thông báo thu tiền. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc thu tiền, giúp tăng cường khả năng thu hồi nợ.

Tối ưu hóa quy trình thu tiền 

Đưa ra quyết định thông minh

Bằng cách phân tích thông tin trong file quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định thông minh về việc tạo ra các chính sách thu tiền, xử lý các khoản nợ có vấn đề, và định hình chiến lược tài chính dài hạn.

Đưa ra quyết định thông minh

Cách tạo bảng theo dõi công nợ trên Excel

XSale xin giới thiệu đến bạn quy trình tạo lập bảng theo dõi công nợ trên Excel cụ thể gồm các bước như sau:

Excel bảng theo dõi công nợ

Bước 1: Tạo một bảng tính mới trong giao diện của Excel.

Bước 2: Đặt tên cho các cột trong bảng tính để phù hợp với thông tin bao gồm trong báo cáo công nợ. Các cột thông thường có thể bao gồm:

  • STT (Số thứ tự): Để đánh số thứ tự cho mỗi khoản công nợ.
  • Tên khách hàng.
  • Số tiền nợ.
  • Ngày đáo hạn: Ghi ngày mà công nợ phải được thanh toán.
  • Số tiền đã thu: Ghi số tiền đã thu từ khách hàng.
  • Ngày thanh toán: Ghi ngày mà khách hàng đã thanh toán công nợ.

Bước 3: Bắt đầu nhập thông tin vào các hàng tương ứng với từng khoản công nợ.

Bước 4: Sử dụng các hàm của Excel để tính toán các giá trị tổng hợp cho báo cáo công nợ.

Bước 5: Định dạng bảng tính để khiến nó trở nên dễ đọc và trực quan hơn. Thay đổi màu sắc, kích thước font chữ, canh lề và áp dụng các kiểu định dạng khác cho các ô và tiêu đề của bảng tính.

Bước 6: Tạo các bảng tổng hợp và biểu đồ nếu cần thiết để hiển thị dữ liệu trong báo cáo công nợ một cách trực quan. Sử dụng các công cụ như PivotTable và PivotChart để tạo các báo cáo tổng hợp và biểu đồ đẹp mắt.

Bước 7: Lưu file báo cáo công nợ bằng cách chọn “Lưu” từ menu File và chọn vị trí và tên tập tin phù hợp. Sau đó định kỳ cập nhật.

3 mẫu file quản lý công nợ hoàn toàn miễn phí

Danh mục khách hàng và nhà cung cấp

Danh mục này được dùng để kê khai và theo dõi những thông tin của khách hàng và nhà cung cấp. Ở bảng này, doanh nghiệp cần hoàn thiện những thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp như: mã số thuế, mã khách hàng, tên khách hàng, một số ghi chú nếu có,…

Danh mục khách hàng nhà cung cấp

Báo cáo công nợ chi tiết

Mẫu file báo cáo công nợ chi tiết giúp doanh nghiệp nắm bắt được chi tiết công nợ của từng khách hàng, khách hàng lấy hàng ngày nào, tổng thu bao nhiêu.

Báo cáo công nợ chi tiết

Báo cáo công nợ tổng hợp

Đây là mẫu file báo cáo cuối cùng mà XSale muốn giới thiệu đến bạn. Bảng này được lập dựa trên sổ chi tiết công nợ, bằng cách cộng tổng các số phát sinh Nợ hoặc Có trong kỳ của từng khách hàng để tính số chốt cuối kỳ.

Báo cáo công nợ tổng hợp 

Báo cáo công nợ tổng hợp sẽ cung cấp thông tin về số tiền nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp, số tiền đã thu được và số tiền còn lại.

Tải miễn phí ngay

Một số khó khăn khi sử dụng file Excel quản lý công nợ

Yêu cầu kỹ năng cao

Excel cung cấp nhiều hàm tính toán và công thức khá phức tạp. Do đó đôi khi, việc sử dụng các hàm này có thể gặp khó khăn và đòi hỏi kiến thức về công thức Excel và cú pháp của chúng. Vì vậy, để sử dụng thành thạo Excel cần nguồn nhân lực đã được đào tạo bài bản.

Số lượng dữ liệu lớn

Khi làm việc với file Excel chứa hàng nghìn hoặc hàng triệu dòng dữ liệu, có thể gặp phải hiện tượng chậm hoặc treo máy. Excel không được tối ưu cho việc làm việc với dữ liệu lớn. Do đó, việc xử lý các công thức và tính toán có thể trở nên chậm chạp.

Không đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu

Phần mềm Excel hoạt động ở chế độ ngoại tuyến, do đó, tất cả dữ liệu trong các tệp Excel được lưu trữ trên máy tính. Điều này đồng nghĩa rằng nếu máy tính bị nhiễm virus hoặc gặp sự cố, thông tin quan trọng trong các tệp Excel có thể bị mất và khó khôi phục lại. Hơn nữa, việc sử dụng Excel để quản lý thu chi cho công ty mang theo những nguy cơ về bảo mật dữ liệu. Dễ dàng có người có thể theo dõi, thay đổi hoặc thậm chí đánh cắp thông tin này, gây thiệt hại lớn cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Nhập liệu sai

Việc thủ công nhập liệu dễ dẫn đến sai sót như lỗi độ rộng, lỗi đánh số hay lỗi tham chiếu. Dữ liệu không chính xác ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh và tương tác với khách hàng. Nhà quản lý cần dành thời gian kiểm tra và sửa lỗi, rất tốn thời gian và công sức.

XSale – Giải pháp phần mềm cho việc quản lý công nợ của doanh nghiệp

Phần mềm XSale sẽ là giải pháp hoàn hảo, khắc phục các khuyết điểm của việc quản lý công nợ bằng Excel. Với một mức giá hợp lý, doanh nghiệp sẽ có cho riêng mình một phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp với các tính năng nổi bật như sau:

  • Hỗ trợ tải lên và xuất file Excel.
  • Thống kê được doanh thu từ nhiều dòng sản phẩm, chi phí chi tiết, lợi nhuận.
  • Liên kết tất cả các định dạng báo cáo trong một màn hình duy nhất

Giá của XSale:

  • Gói Miễn phí: Lưu trữ được tối đa 2000 khách hàng và liên kết tối đa 5 fanpage.
  • Gói Nâng cao: 59.000 VNĐ/tháng/người dùng đầu tiên. Không giới hạn tính năng và số lượng khách hàng lưu trữ. Phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp bán hàng toàn diện.
  • Gói Bảo mật: 99.000 VNĐ/tháng/người dùng. Bao gồm toàn bộ các tính năng của gói Nâng cao, đồng thời được nhận tư vấn thiết lập bảo mật cao cấp. Dành cho doanh nghiệp có số lượng nhân viên và khối lượng công việc lớn.

Lời kết

File quản lý công nợ là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành tài chính hiệu quả. Việc sử dụng file quản lý công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa quá trình thu tiền và quản lý công nợ. Bằng cách tùy chỉnh và sử dụng các công cụ quản lý công nợ hiện đại, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự ổn định tài chính trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn còn thêm bất cứ các thắc mắc nào, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ cho đội ngũ XSale để được tư vấn cụ thể nhé!

5/5 - (1 bình chọn)
Phạm Hà Phương
Phạm Hà Phương
Chuyên gia trong lĩnh vực chuyển đổi số và phần mềm quản lý bán hàng
Chia sẻ:
XSale - Phần mềm quản lý bán hàng online toàn diện với 50.000 doanh nghiệp đang sử dụng.