Trong thời đại công nghệ 4.0, việc quản lý hàng hóa đang dần trở nên dễ dàng và chính xác hơn nhờ vào sự phát triển của các phần mềm công nghệ, thay thế cho quá trình ghi chép thủ công bằng sổ sách. Trong số đó, Excel là một công cụ hoàn toàn miễn phí và phổ biến, được nhiều nhà quản lý sử dụng để quản lý tốt các hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng file Excel để quản lý kinh doanh, đặc biệt là quản lý bán hàng mỹ phẩm, một ngành đặc thù với tính chất hàng hóa đa dạng, có thật sự mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp không?
Hãy cùng XSale khám phá những ưu nhược điểm khi tạo file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm, cùng với đó là 6 mẫu file Excel để bạn có thể tải miễn phí và nhanh chóng nhé.
Mục lục
Cách quản lý bán hàng mỹ phẩm bằng Excel
Quản lý bán hàng mỹ phẩm là một thách thức không hề nhỏ với doanh nghiệp. Sự đa dạng về loại mỹ phẩm từ đồ trang điểm, chăm sóc da, đến sản phẩm spa và nhiều hãng mỹ phẩm nổi tiếng đã tạo ra một thị trường có tính cạnh tranh cao.
Chính vì vậy, nhà quản lý cần biết cách phân chia danh mục hàng hóa, quản lý hàng tồn kho một cách khoa học để tra cứu và theo dõi thông tin về hàng hóa mỹ phẩm và khách hàng dễ dàng hơn. Sau đây là cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm bằng Excel chi tiết mà chủ cửa hàng nào cũng cần phải lưu ý:
Phân chia danh mục hàng hóa
Mỹ phẩm có nhiều loại và nhiều nhãn hàng khác nhau. Vì thế cần phân chia hàng hóa theo mục đích sử dụng, theo mặt hàng hoặc theo hãng để dễ tìm kiếm và theo dõi tình trạng sản phẩm.
Quản lý hàng mỹ phẩm xuất – nhập kho
Chủ cửa hàng nên phân chia sản phẩm theo tên, mã hàng hóa, giúp cho việc theo dõi diễn ra dễ dàng. Đồng thời việc phân chia này giúp chủ cửa hàng nắm bắt rõ thông tin đối tác nhập hàng và các phí giao dịch liên quan.
Quản lý hạn sử dụng sản phẩm mỹ phẩm
Nhà quản lý nên chú ý đến thời gian nhập hàng của sản phẩm, sử dụng các hàm tính để lọc ra các sản phẩm gần hết hạn để có giải pháp bán hàng phù hợp. Việc quản lý hạn sử dụng của mỹ phẩm không chỉ là yếu tố quan trọng để bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng mà còn đảm bảo uy tín của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Bí quyết kinh doanh mỹ phẩm online thành công cho người mới
6 mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm đơn giản
Để giúp doanh nghiệp bán hàng mỹ phẩm tìm được một file quản lý dễ dùng và phù hợp với như cầu sử dụng của mình, sau đây XSale sẽ cung cấp 6 mẫu file Excel hoàn toàn miễn phí về quản lý bán hàng mỹ phẩm.
File quản lý sản phẩm mỹ phẩm
File quản lý sản phẩm là mục bắt buộc phải có trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. Trong trường hợp cửa hàng nhập về nhiều loại mỹ phẩm thì việc phân loại sản phẩm sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm và đánh giá được hiệu suất tiêu thụ sản phẩm.
Để quản lý tốt hàng hóa một cách chi tiết, file Excel quản lý sản phẩm mỹ phẩm cần phải có các mục sau:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng hóa
- Giá thành
- Đã bán
- Số lượng tồn kho
File quản lý bán hàng mỹ phẩm
File Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm giúp chủ shop thống kê các dữ liệu theo thời gian. Khi đó, chủ shop có thể so sánh được biến động doanh thu, lỗ hay lãi để tối ưu hóa quy trình bán hàng nhằm tăng lợi nhuận.
Trong file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm, chủ shop cần có những thông tin cơ bản như sau:
- Tên hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Bảng giá
- Tên khách hàng
- Số lượng
- Ghi chú
File quản lý xuất, nhập, tồn kho hàng mỹ phẩm
File quản lý xuất, nhập và tồn kho đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý bán hàng mỹ phẩm. Chủ cửa hàng sẽ dễ dàng đánh giá tình hình kinh doanh khi dựa vào thông tin tồn kho.
Để quản lý được file này, bạn cần phải có các mục sau:
- Thời gian phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
File quản lý khách hàng mua mỹ phẩm
File Excel quản lý khách hàng rất quan trọng nhằm hỗ trợ chủ cửa hàng theo dõi lịch sử mua hàng, chăm sóc khách hàng sau mua tốt hơn. Dựa vào các thông tin này mà chủ shop có thể đưa ra các chương trình bán hàng đặc biệt dành cho khách hàng.
Để quản lý tốt được dữ liệu khách hàng, chủ shop cần lưu ý các mục:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Email (nếu cần)
- Giá trị dự kiến
- Số lần tiếp xúc
- Kênh mua hàng
- Ghi chú
Các hàm Excel thường dùng để quản lý bán hàng mỹ phẩm
Cách quản lý cửa hàng mỹ phẩm hiện không còn khó khăn nữa khi bạn nắm rõ được các hàm tính toán trong Excel. Sau đây là 6 hàm Excel cơ bản mà chủ shop mỹ phẩm cần nắm được.
| Tên hàm | Công thức | Giải nghĩa công thức | Chức năng |
|---|---|---|---|
| SUM | =SUM(Number1, Number2,…) | Number1, Number2: giá trị các ô cần tính tổng. | Tính tổng các số trong ô hoặc dãy ô. |
| SUMIF | =SUMIFS(sum_range; criteria_range; criteria;…) | Range: vùng chọn có chứa các ô điều kiện. Criteria: các điều kiện để thực hiện. Sum_range: Vùng cần tính tổng. | Tính tổng các giá trị trong phạm vi để đáp ứng điều kiện xác định. |
| IF | =IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false) | Logical_test: Điều kiện muốn so sánh. Value_if_true: Giá trị trả về nếu kết quả là ĐÚNG. Value_if_false: Giá trị trả về nếu kết quả là SAI. | Kiểm tra điều kiện so sánh, sau đó trả về kết quả ĐÚNG hoặc SAI. |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup) | Lookup_value: giá trị cần dò tìm. Table_array: vùng điều kiện để dò tìm giá trị tìm kiếm. Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần tìm. Range_lookup: giá trị Logic (TRUE=1, FALSE=0). | Dò tìm dữ liệu trong bảng với phạm vi hàng dọc. |
| HLOOKUP | =HLOOKUP (lookup_value, table array, row_index_num, [range_lookup]) | Lookup_value: giá trị dò tìm. Table_array: phạm vi dò tìm của hàm. Row_index_Num: số thứ tự của hàng trong bảng. Range_lookup: loại kết quả trả về (TRUE=1, FALSE=0). | Dò tìm dữ liệu trong bảng với phạm vi theo hàng ngang. |
Lưu ý khi dùng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm
Sử dụng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm được nhiều người lựa chọn bởi đây là phần mềm có sẵn, tiện lợi. Tuy nhiên, để phát huy tối đa lợi ích khi quản lý công việc bán hàng trên Excel, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
Cần nâng cao kiến thức Excel
Các hàm tính toán của Excel rất phức tạp và khó nhớ, đặc biệt là các hàm nâng cao. Vì thế đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng chuyên môn để hiểu rõ và thực hiện báo cáo khi cần thiết.
Lưu trữ và quản lý file Excel
Các file Excel sẽ không kịp lưu trữ nếu máy tính bị hỏng đột ngột. Vì thế chủ cửa hàng phải sao lưu dữ liệu thành nhiều bản khác nhau, và luôn bật chế độ lưu tự động khi chỉnh sửa file để tránh mất các thông tin quan trọng.
Cần nâng cao tính bảo mật
Dữ liệu trên file Excel dễ dàng bị rò rỉ, tính bảo mật không cao, nhân viên có thể đưa các dữ liệu cho đối thủ. Điều này gây thiệt hại nặng nề tới doanh thu cửa hàng. Vì vậy nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp để phân quyền cho nhân viên, giúp nhà quản lý có thể kiểm soát tốt hoạt động của nhân viên.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm
Excel có nhiều lợi ích trong trình bày và xử lý dữ liệu dưới dạng bảng một cách khoa học, tuy nhiên công cụ này cũng có những hạn chế nhất định. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng mỹ phẩm bằng Excel nhé.
Ưu điểm của Excel trong quản lý bán hàng mỹ phẩm
- Giao diện thiết kế đơn giản: Excel sử dụng được trên nhiều thiết bị và có thể thao tác dễ dàng. Người dùng trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện tính toán, xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
- Hoàn toàn miễn phí: Sử dụng phần mềm miễn phí sẽ giúp các cửa hàng tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu. Do đó, Excel phù hợp với các cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp mới thành lập.
- Các biểu mẫu được thiết kế theo ý muốn người dùng: Nhà bán hàng có thể dễ dàng lựa chọn bảng mẫu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với phương pháp ghi chép truyền thống.
Nhược điểm của Excel trong quản lý bán hàng mỹ phẩm
Mặc dù là công cụ quản lý miễn phí nhưng Excel còn hạn chế về khả năng lưu trữ và đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Dưới đây là một số nhược điểm của Excel:
- Quá tải dữ liệu, mất thời gian truy cập: File Excel chứa nhiều dữ liệu sẽ làm nặng máy và làm chậm tốc độ xử lý thông tin. Điều này khiến nhà quản lý kó có thể lưu trữ nhiều thông tin nếu lượng khách của cửa hàng tăng lên nhanh chóng.
- Không tự động cập nhật báo cáo theo thời gian thực: Hạn chế này khiến nhà quản lý không thể cập nhật dữ liệu và khó xử lý thông tin kịp thời.
- Dữ liệu không đồng bộ: Nếu nhiều người lưu file Excel riêng về máy để quản lý thì sẽ có nhiều phiên bản khác nhau khi số liệu được cập nhật. Điều này gây khó khăn trong theo dõi và đồng nhất dữ liệu.
Tối ưu quản lý bán hàng mỹ phẩm với phần mềm XSale
So với việc nhập liệu thủ công trên file Excel, việc sử dụng phần mềm mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm. XSale là một trong số phần mềm quản lý bán hàng nổi bật hiện nay với bộ tính năng hoàn chỉnh từ quản lý đơn hàng, báo cáo bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý Marketing. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp cho người dùng khả năng bảo mật mạnh mẽ hàng đầu, từ khả năng mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, theo dõi hoạt động người dùng.
Để thuận tiện cho quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang phần mềm quản lý bán hàng, XSale cũng hỗ trợ nhập và xuất file Excel lên trên phần mềm. Doanh nghiệp sẽ không phải mất thời gian và công sức nhập thủ công hàng loạt thông tin về hàng hóa mỹ phẩm hay dữ liệu khách hàng nếu muốn chuyển đổi công cụ quản lý bán hàng.
Nhìn chung, XSale không chỉ khắc phục những hạn chế của quản lý sản phẩm bằng Excel mà còn tự động cập nhật số liệu chi tiết về quá trình nhập hàng, xuất hàng và tình hình kinh doanh theo thời gian thực đến các phòng ban. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi trực quan về tình hình kinh doanh và đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp trong tương lai.
Lời kết
Hi vọng các mẫu file Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm trên đây có thể giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và dễ dàng hơn. Công cụ Excel rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ trong quản lý dữ liệu. Tuy nhiên về lâu dài, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thay vì sử dụng file Excel để hạn chế các rủi ro về tính bảo mật, dung lượng lưu trữ.
Nếu bạn còn thắc mắc nào trong quá trình tải xuống và sử dụng những file Excel mà Xsale cung cấp, hoặc muốn tìm hiểu và được tư vấn về việc sử dụng phần mềm XSale thì đừng ngần ngại liên hệ ngay để được hỗ trợ sớm nhất nhé!
>>> Xem thêm: So sánh các phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất
