Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ là thách thức lớn đối với nhà quản lý, đòi hỏi sự đồng nhất trong quản lý các cửa hàng. Nếu nhà quản lý không kiểm soát tốt quy trình bán hàng cũng như hàng tồn kho thì sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến doanh thu. Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin cơ bản cùng 5 cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ mà mọi nhà quản lý cần phải biết.
Mục lục
4 Yếu tố khi quản lý chuỗi cửa hàng cần lưu ý
Quản lý chuỗi cửa hàng là một nhiệm vụ phức tạp và quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Để đảm bảo hiệu suất hoạt động tối ưu và sự phát triển bền vững, cần lưu ý 4 yếu tố chính sau đây:
Quy trình vận hành
Vì có nhiều chi nhánh cửa hàng khác nhau nên nhà quản lý cần phải thống nhất thời gian làm việc, chính sách giảm giá, quy trình bán hàng. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng giữa các chuỗi cửa hàng, đảm bảo mang lại trải nghiệm cho khách hàng là như nhau.
Dữ liệu bán hàng
Khó khăn của quản lý chuỗi cửa hàng là quản lý rất nhiều thông tin khách hàng và sản phẩm. Nếu kiểm soát tốt dữ liệu bán hàng thì doanh nghiệp dễ dàng theo dõi kết quả kinh doanh, lịch sử mua sắm của khách hàng. Nhờ đó mà có thể đưa ra phương pháp bán hàng hiệu quả.
Hàng tồn kho
Một yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý là dữ liệu hàng tồn kho của các chuỗi cần được thống nhất trên cùng hệ thống. Nhờ vậy mà nhân viên các chi nhánh đều có thể thao tác và theo dõi tình trạng tồn kho để cung cấp kịp thời cho khách hàng. Nhà quản lý nên sử dụng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp để theo dõi tình trạng hàng hóa được tốt hơn.
Đội ngũ nhân sự
Các vấn đề như dư thừa và thiếu hụt nhân sự, chính sách đãi ngộ chưa đáp ứng đầy đủ, nhân viên không được trau dồi nghiệp vụ thường xuyên khiến doanh nghiệp giảm hiệu quả bán hàng. Điều doanh nghiệp cần làm lúc này là xây dựng đội ngũ nhân sự giỏi từ đầu, xây dựng các buổi đào tạo định kỳ, quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua phần mềm để hoạt động bán hàng có thay đổi tích cực. Đồng thời tạo môi trường làm việc thoải mái, chế độ đãi ngộ tốt sẽ khiến nhân viên muốn gắn bó lâu dài.
Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng điển hình
- Đầu tiên, doanh nghiệp nên có một trụ sở văn phòng chính. Đây là nơi tập hợp các phòng ban chính để điều hành chuỗi cửa hàng bán lẻ. Bao gồm Ban giám đốc, kế toán tài chính tổng hợp, thủ kho, marketing,… Tất cả thông tin về doanh thu, dữ liệu bán hàng đều được tập hợp về văn phòng trung tâm để quản lý. Giúp doanh nghiệp kiểm soát các số liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Tiếp theo, kết nối với văn phòng trung tâm là hệ thống các chi nhánh cửa hàng. Mỗi cửa hàng sẽ có các bộ phận tiêu chuẩn như: quản lý cửa hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên kho, thu ngân,…Ở các chi nhánh cửa hàng đều có sự phân cấp từ quản lý tới nhân viên.
Để mô hình quản lý chuỗi cửa hàng hoạt động hiệu quả, tránh thất thoát thêm chi phí thì doanh nghiệp cần có một quy trình vận hành khoa học, logic và có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.
5 cách quản lý hoạt động chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả
Quản lý chuỗi cửa hàng đòi hỏi sự hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý và tối ưu các hoạt động bán hàng. Dưới đây là 6 cách quản lý chuỗi cửa hàng mà nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng và thành công.
Cách quản lý tài chính chuỗi cửa hàng bán lẻ
Quản lý tài chính tốt giúp nhà bán lẻ chủ động hơn trong các quyết định kinh doanh để có thể đưa ra các chiến lược hợp lý. Ngoài ra, nhà quản lý sẽ có thể đánh giá kịp thời hoạt động của cửa hàng, kiểm soát tài chính tốt hơn. Dưới đây là một số cách để quản lý tài chính hiệu quả:
- Làm báo cáo tài chính theo ngày, tuần, quý của mỗi cửa hàng
- Lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ, đối chiếu số dư quỹ tiền mặt tại cửa hàng.
- Quản lý chính sách bán hàng chặt chẽ để hạn chế gian lận.
- Tổng hợp chi phí rõ ràng để kiểm soát, phân bổ các khoản chi phí hợp lý để phục vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kết quả kinh doanh.
Quản lý nhân sự chuỗi cửa hàng bán lẻ
Quản lý nhân sự trong chuỗi cửa hàng bán lẻ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng và duy trì sự phát triển bền vững của cửa hàng. Dưới đây là một số cách để quản lý nhân sự hiệu quả:
- Đặt ra những tiêu chí nhất định khi tuyển dụng nhân viên.
- Tổ chức các buổi đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bán hàng cũng như đạo đức nghề nghiệp.
- Đặt ra chính sách đãi ngộ, lương thưởng tốt nhằm khuyến khích nhân viên có năng suất làm việc tốt hơn.
- Sử dụng hệ thống quản lý mọi thao tác giao dịch của nhân viên để tránh thất thoát hàng hóa do sự thiếu trung thực của nhân viên.
Quản lý sản phẩm chuỗi cửa hàng bán lẻ
Quản lý sản phẩm là một phần quan trọng để đảm bảo rằng cửa hàng luôn cung cấp đủ các sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số cách để quản lý sản phẩm trong mô hình kinh doanh này:
- Chia sản phẩm theo danh mục hoặc phân khúc để dễ dàng quản lý và theo dõi.
- Theo dõi nhu cầu hiện tại của khách hàng để điều chỉnh cách tổ chức sản phẩm trong cửa hàng để cung cấp đúng, đủ sản phẩm tới tay khách hàng.
- Đảm bảo kiểm tra và cập nhật thường xuyên hàng tồn kho. Tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn quá lâu.
- Xác định vị trí trưng bày cho từng loại sản phẩm sao cho khách hàng dễ dàng tìm kiếm.
Quản lý khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp biết cách xây dựng mối quan hệ lâu dài, tăng doanh số bán hàng. Dựa vào thông tin của khách hàng mà doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra chiến lược marketing phù hợp. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Phân loại khách hàng thành các nhóm dựa trên các tiêu chí như độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi mua sắm, và thu nhập. Điều này giúp tạo ra các chiến lược tương thích với từng nhóm khách hàng.
- Gửi thông tin về các chương trình khuyến mãi, sự kiện hoặc sản phẩm mới để thu hút sự quan tâm của khách hàng.
- Chăm sóc khách hàng sau mua, hỏi ý kiến về sản phẩm và dịch vụ, và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.
- Tương tác với khách hàng thông qua mạng xã hội, chia sẻ thông tin về sản phẩm để rút ngắn khoảng cách với khách hàng.
Quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng đòi hỏi sự cẩn thận, có quy trình rõ ràng và có sự kết hợp với phần mềm chuyên nghiệp. Dưới đây là cách để quản lý kho hàng hiệu quả:
- Thực hiện kiểm tra tồn kho thường xuyên để xác định sự khớp nhau giữa số lượng thực tế và số lượng ghi nhận trên hệ thống.
- Có kế hoạch xử lý hàng tồn kho quá lâu hoặc hết hạn để tránh lãng phí và tiếp tục duy trì chất lượng hàng hóa.
- Xác định mức tồn kho an toàn cho mỗi sản phẩm để đảm bảo cửa hàng luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Xác định rõ ràng quy trình nhập hàng, xuất hàng, kiểm tra tồn kho. Quy trình này giúp đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong quản lý kho hàng.
Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ
Dưới đây là một số kinh nghiệm được chia sẻ để các nhà quản lý tham khảo và ứng dụng vào trong quản lý chuỗi cửa hàng của mình được tốt hơn.
Sử dụng phần mềm phù hợp
Để làm tốt được các hoạt động bán hàng, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng và bán hàng chuyên nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần thao tác trên một hệ thống mà có thể quản lý các hoạt động Marketing, quản lý khách hàng, báo cáo thông minh, quản lý đơn hàng, quản lý tài chính và đặc biệt là khả năng tích hợp đa nền tảng.
Kết nối các bộ phận trên cùng hệ thống
Công ty cần kết nối tất cả các bộ phận của chuỗi cửa hàng trên cùng một hệ thống phần mềm. Khi tất cả bộ phận được kết nối thì doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được sai sót và tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất đến khi đưa sản phẩm tới tay khách hàng. Các bộ phận mà doanh nghiệp cần kết nối như: Nhà sản xuất, nhà phân phối, người tiêu dùng, các đơn vị vận chuyển.
Phân tích dữ liệu
Sử dụng số liệu từ doanh thu, kho hàng, và lịch sử mua sắm của khách hàng từ các chi nhánh để tạo ra các chiến lược bán hàng thông minh. Để phân tích dữ liệu chính xác, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Excel, phần mềm quản lý bán hàng. Tùy vào quy mô cửa hàng mà doanh nghiệp lựa chọn công cụ phù hợp.
Lời kết
Để quản lý chuỗi cửa hàng đạt kết quả tốt, doanh nghiệp cần biết cách quản lý tài chính, kho hàng, sản phẩm các chi nhánh. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần có sự hỗ trợ từ ứng dụng công nghệ hiện đại. Thông qua phần mềm bán hàng, nhà quản lý có thể thực hiện các thao tác quản lý một cách dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí bán hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về việc sử dụng phần mềm để quản lý chuỗi cửa hàng của mình, đừng ngần ngại liên hệ XSale nhé!
