Thông tin khách hàng là những dữ liệu đáng giá và quan trọng không chỉ với những doanh nghiệp đang sở hữu chúng, mà còn với sự an toàn của chính khách hàng. Vì vậy, bảo mật thông tin khách hàng là hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu trong nội bộ doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để có thể bảo vệ thông tin khách hàng? Bài viết sau đây sẽ làm rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin khách hàng, và cung cấp những phương pháp hiệu quả để bảo vệ thông tin khách hàng trong môi trường kinh doanh số hóa hiện nay.
Mục lục
Bảo mật thông tin khách hàng là gì?
Bảo mật thông tin khách hàng là toàn bộ những cách thức nhằm mục đích lưu trữ và đảm bảo an toàn cho những dữ liệu khách hàng, tránh nguy cơ dữ liệu bị xâm nhập và thay đổi trái phép.
Bảo mật thông tin khách hàng đòi hỏi các biện pháp và quy trình được thiết kế để ngăn chặn việc truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, thay đổi hoặc tiết lộ thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba không có quyền truy cập. Mục tiêu chính của bảo mật thông tin khách hàng là bảo vệ thông tin nhạy cảm như tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin tài chính và bất kỳ dữ liệu cá nhân khác mà khách hàng đã cung cấp cho doanh nghiệp.
Thực trạng bảo mật thông tin khách hàng
Khảo sát An toàn Thông tin Toàn cầu của PwC chỉ ra rằng:
- Số lượng doanh nghiệp không thực hiện việc xây dựng chiến lược an toàn thông tin toàn cầu đạt mức 44%.
- Có tới 48% doanh nghiệp không chú trọng chương trình đào tạo nhận thức về an ninh mạng cho nhân viên.
- Số lượng doanh nghiệp không có quy trình đối phó với các cuộc tấn công mạng chiếm 54%.
Có thể thấy rằng đây không chỉ là thực trạng riêng của các doanh nghiệp trên thế giới mà còn là vấn đề nan giải của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Trên thực tế, các doanh nghiệp trong nước hiện nay chưa dành nhiều sự quan tâm và đầu tư tiền bạc trong việc xây dựng một hệ thống bảo mật thông tin khách hàng hiệu quả. Chính vì vậy, không ít doanh nghiệp đã phải chịu những thất thoát không hề nhỏ khi những vấn đề phát sinh từ việc rò rỉ thông tin khách hàng xảy ra.
Nhưng nếu nhìn nhận sâu sắc hơn, có một sự thật không thể phủ nhận rằng các hệ thống hạ tầng và phần mềm hiện đại hiện nay không đặt sự quan tâm đúng mức đối với yếu tố này. Theo Vietnammoi, các nghiên cứu mới chỉ ra rằng hiện nay có 98% dữ liệu IoT không được mã hóa, 61% doanh nghiệp đã trải qua sự cố liên quan đến IoT, trong khi 57% các thiết bị IoT có từ trung bình đến cao về lỗ hổng bảo mật. Số lượng phần mềm chú trọng đến việc nâng cao khả năng bảo mật cho doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay là không nhiều.
Trong bối cảnh những rủi ro xâm nhập và đánh cắp thông tin ngày càng tăng, bảo mật thông tin khách hàng không chỉ còn là vấn đề của “kiểm soát nội bộ” mà còn là một phương thức quan trọng hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng và đảm bảo kinh doanh bền vững.
Hậu quả khi làm thất thoát thông tin khách hàng
Mất lòng tin khách hàng
Thông tin cá nhân của khách hàng là một phần quan trọng của sự riêng tư và được coi là một tài sản quý giá. Khi thông tin này bị rò rỉ, khách hàng có cảm giác bị xâm phạm quyền riêng tư và mất kiểm soát về thông tin cá nhân của mình. Việc này sẽ có thể khiến họ mất niềm tin vào khả năng bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp và đặt câu hỏi về khả năng bảo vệ thông tin cá nhân của họ trong tương lai.
Thiệt hại về hình ảnh và uy tín
Khi một doanh nghiệp để xảy ra tình trạng thất thoát thông tin khách hàng, thông tin này có thể lan truyền nhanh chóng qua các phương tiện truyền thông và mạng xã hội. Công chúng có thể bắt đầu chia sẻ thông tin tiêu cực và đưa ra ý kiến phản đối đối với doanh nghiệp, gây thiệt hại về hình ảnh và uy tín công ty.
Khi thông tin đã lan truyền, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn để khắc phục hậu quả về hình ảnh và uy tín. Khách hàng có thể đặt câu hỏi về khả năng quản lý và bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp, dẫn đến mất mát danh tiếng và khó khăn trong việc thu hút giữ chân khách hàng.
Gây ra các hậu quả pháp lý và phải chịu bồi thường
Thất thoát thông tin khách hàng có thể vi phạm các quyền riêng tư và quyền bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng. Ở một số quốc gia, có các luật pháp và quy định rõ ràng về việc bảo vệ thông tin cá nhân. Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định này và xảy ra thất thoát thông tin, doanh nghiệp có thể bị kiện và phải chịu trách nhiệm pháp lý, bao gồm các khoản tiền phạt và tiền bồi thường cho khách hàng bị ảnh hưởng.
Theo báo cáo của IBM, các tổ chức và doanh nghiệp tham gia khảo sát đã chịu thiệt hại trung bình tới 4,24 triệu USD. Từ đó có thể thấy rằng hậu quả này có thể gây ra thiệt hại tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp cần bảo mật thông tin khách hàng?
Bảo mật thông tin khách hàng đem lại vô vàn những lợi ích trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Hãy cùng XSale tìm hiểu ngay những lợi ích nổi bật nhất nhé!
Gia tăng lòng tin và mức độ uy tín của doanh nghiệp
Bảo mật thông tin khách hàng cho thấy rằng doanh nghiệp luôn quan tâm và tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo ra một cảm giác an toàn và tin tưởng trong khách hàng, đồng thời khẳng định rằng doanh nghiệp đang đối xử công bằng và có trách nhiệm với thông tin cá nhân mà họ đã cung cấp.
Bên cạnh đó, khi khách hàng cảm thấy thông tin cá nhân của mình được bảo vệ và an toàn, họ có xu hướng tin tưởng hơn và tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Từ đó, mức độ trung thành giữa khách hàng và doanh nghiệp có thể cao hơn, giúp tăng doanh thu và tạo ra lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp.
Tránh được những vụ kiện tụng và rắc rối không đáng có
Khi thông tin cá nhân của khách hàng bị rò rỉ ra bên ngoài, hầu hết doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn đề tranh chấp, kiện tụng giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Theo công bố từ nhóm Bảo mật của IBM, trong báo cáo toàn cầu về các thất thoát về chi phí do hành vi rò rỉ dữ liệu của doanh nghiệp, cụ thể, các tổ chức và doanh nghiệp (DN) tham gia khảo sát đã thiệt hại trung bình 4,24 triệu USD. Chính vì vậy, việc bảo mật thông tin khách hàng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp đang tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư. Khi doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp tránh được việc vi phạm pháp luật và phải đối mặt với hậu quả pháp lý, bao gồm các vụ kiện tụng và xử phạt.
Giúp gia tăng doanh thu
Bảo mật thông tin khách hàng tốt hỗ trợ doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Khi các thông tin cá nhân được bảo vệ, doanh nghiệp sẽ có thể cá nhân hóa dịch vụ và sản phẩm, cung cấp giải pháp tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của từng khách hàng. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng cải thiện trải nghiệm khách hàng, làm tăng sự hài lòng và khả năng khách hàng quay lại và tiếp tục mua hàng.
Hơn nữa, khi thông tin khách hàng được bảo mật, doanh nghiệp có thể tận dụng các thông tin này để hiểu rõ hơn về khách hàng và nhu cầu của khách hàng, từ đó có thể tạo ra các chiến dịch tiếp thị đích danh và cá nhân hóa, gia tăng khả năng tiếp cận và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Khi dữ liệu về thông tin khách hàng được bảo mật, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các thông tin quan trọng (thông tin về chiến lược kinh doanh, dự án nghiên cứu và phát triển, chiến dịch tiếp thị, và thông tin khách hàng) không bị lộ ra ngoài. Việc này có thể ngăn chặn các đối thủ cạnh tranh hoặc bên thứ ba không đáng tin cậy truy cập và sử dụng thông tin để cạnh tranh trực tiếp hoặc gây tổn hại doanh nghiệp.
Bảo mật thông tin khách hàng là một yếu tố quan trọng để bảo vệ lợi thế cạnh tranh và sự độc quyền của doanh nghiệp, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Giải pháp xây dựng hệ thống bảo mật thông tin khách hàng
Một số doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc xây dựng hệ thống bảo mật thông tin khách hàng hiệu quả. Cùng XSale tham khảo một số giải pháp hữu ích ngay dưới đây nhé!
Đầu tư xây dựng một hệ thống mạng nội bộ an toàn
Để đạt hiệu quả trong việc bảo mật thông tin khách hàng, việc đầu tiên mà các doanh nghiệp cần thực hiện là xây dựng một hệ thống mạng nội bộ an toàn. Hoạt động này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập các chương trình và phần mềm hỗ trợ với tính năng bảo mật cao ngăn ngừa việc xâm nhập của hacker, nhằm giảm thiểu các rủi ro về an ninh mạng đối với doanh nghiệp và dữ liệu khách hàng.
Mỗi doanh nghiệp cần có một lãnh đạo hoặc một cá nhân chuyên biệt có kiến thức về an ninh mạng và bảo mật dữ liệu. Đây sẽ là những cá nhân chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện các biện pháp an ninh và các quy trình nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu của doanh nghiệp.
Thiết kế các quy chuẩn về bảo mật thông tin khách hàng
Để đảm bảo an toàn thông tin khách hàng, doanh nghiệp cần xây dựng các quy chuẩn cấu hình cho từng loại thiết bị trước khi chúng được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp tạo ra một hệ thống chung kết nối các bộ phận và quy định các nguyên tắc đảm bảo an toàn thông tin.
Để xây dựng các quy chuẩn này, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc xây dựng chính sách về mật khẩu, tài khoản, dịch vụ và cấu hình hệ thống. Đối với mật khẩu cá nhân hoặc của doanh nghiệp, cần sử dụng các chương trình quản lý mật khẩu để loại bỏ sự khó khăn khi phải nhớ nhiều mật khẩu khác nhau. Việc sử dụng mật khẩu mạnh giúp giảm khả năng bị tấn công trực tuyến dựa trên mật khẩu.
Một yếu tố quan trọng khác trong quá trình thiết kế quy chuẩn là việc các doanh nghiệp luôn cập nhật và tuân thủ các quy định thay đổi như Luật An ninh mạng (2015) và các quy định, nghị định của Nhà nước liên quan đến bảo vệ thông tin.
Công khai các quy chuẩn về bảo mật thông tin khách hàng
Khách hàng cần biết được rằng doanh nghiệp đang có một hệ thống chính sách bảo mật thông tin khách hàng hiệu quả và họ hoàn toàn có thể tin tưởng vào doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thành thật với khách hàng về dữ liệu thông tin cá nhân và những gì mà bạn sẽ làm với các thông tin đó. Khi thành thật với khách hàng, doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng có được lòng tin của người tiêu dùng và cho họ thấy hệ thống phần mềm bảo mật thông tin khách hàng của bạn cực kỳ an toàn.
Xây dựng quy trình phản ứng khi sự cố bảo mật xảy ra
Khi xảy ra sự cố bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với các hình phạt và bồi thường theo quy định về các cam kết bảo mật thông tin, ảnh hưởng đến uy tin của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng tài liệu, kịch bản về quy trình phản ứng khi sự cố bảo mật xảy ra với hệ thống dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp.
Việc ứng phó các sự cố bảo mật cần phải được thực hiện theo một quy trình đã được lên kế hoạch chặt chẽ. Doanh nghiệp cần thực sự xây dựng một cách nhuần nhuyễn từ khâu chuẩn bị, đánh giá tính huống, giải pháp và phân tích các mối đe dọa tiềm ẩn.
Xây dựng và nâng cấp phần mềm bảo mật thông tin khách hàng
Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một phần mềm bảo mật an toàn riêng biệt để đảm bảo an ninh thông tin. Các doanh nghiệp cần đầu tư vào các giải pháp phần mềm bảo mật hiện đại nhằm bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp khỏi tin tặc và các nguồn lừa đảo độc hại khác.
Cần thiết lập các biện pháp bảo mật cho tất cả các thiết bị trong doanh nghiệp và cho nhân viên, nhằm bảo vệ mạng và hệ điều hành của doanh nghiệp. Đồng thời, việc đầu tư vào các chương trình phần mềm chống độc tốt nhất là vô cùng cần thiết để đảm bảo an toàn cho hệ thống email, thông tin mật và thông tin quan trọng của doanh nghiệp và khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên nâng cấp các phần mềm bảo mật an toàn hàng tháng hoặc hàng năm, nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp và giữ cho hệ thống bảo mật luôn được cập nhật.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm nổi bật với khả năng bảo mật mạnh mẽ, điển hình là XSale. Với XSale, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được mã hóa với giao thức bảo mật cao nhất. Ngoài ra, bằng cách chia đều đơn hàng và giới hạn quyền truy cập của nhân viên, XSale đảm bảo rằng thông tin từ phần mềm như dữ liệu đơn hàng, khách hàng không thể bị truy cập, sao chép hoặc thay đổi.
Lời kết
Để bảo vệ thông tin khách hàng, các doanh nghiệp cần phải có một chính sách bảo mật thông tin rõ ràng và hiệu quả, đồng thời lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng với khả năng bảo mật vượt trội. Hy vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn các kiến thức về bảo mật thông tin khách hàng và giải pháp xây dựng hệ thống bảo mật dữ liệu khách hàng hiệu quả.
